生命保険団体扱の事務
生命保険料を会社の給与から天引きで支払っている方も多いかと思います。
これを「団体扱」などと呼びますが、会社側では主に次のような処理をしています。
- 従業員が新たに団体扱で契約をすると、生命保険会社から「この従業員と契約した。この人が団体扱の要件を満たしているか」という確認の書類が届きます。事務担当者はこの内容を確認して、確認印などを押印し生保側へ返却します。
- 各社から毎月「払込案内」が届きます。これに従って、名簿・保険料を確認し、必要に応じて会社側の給与データを修正します。もし名簿内に退職者や休職者などがあった場合には、会社側で異動内容を追記し、生保会社へ書面を返送します。
- 給与から保険料を控除します。
- 人数が一定数以上だと、会社が事務手数料をもらえたりするので、それらを引いた額を生保会社へ送金します。
ルーチン業務としては、だいたいこんな感じです。
生保会社と会社のやりとりは、基本的に紙媒体になるのですが、上記２のやりとりをWEB上で完結させる「生命保険団体扱インターネットサービス」というものがあります。
生命保険団体扱インターネットサービス（略称：生保団体ネット）で電子化
今から３～４年前からでしょうか、とある生保会社から「インターネットサービスに切り替えないか」と度々電話・文書でアプローチがありました。生保会社としても利用率をあげたいようです。
当時の私はサブ担当的立場。メイン担当は昔からのルーチン業務を無難にこなしていくタイプで、新しいことを自ら提案してやりだすことは、まずしない人でした。
しかし、その人が人事異動で他部署へ行ってしまい、私がメイン担当に。
紙のやりとりが大嫌いな私は、これを機に早速上司に相談。当時の上司は他部門でキャリアを積んできた人だったので、人給部門の実務経験は皆無。それほど細かい話に興味はなく、「便利になるなら是非導入してみては」的な感じで承諾を得て、晴れて導入となりました。
良い点・悪い点
導入してから１年以上経ちました。実際に使ってみた感想、紙との比較です。
【良い点】
- ペーパーレスが実現可能。各種案内書もPDF出力、保存が可能。紙を郵送する手間もなくなる。
- 契約者のデータを各社ごとにcsvやxlsで出力でき、データの管理が容易。
- 登録料・利用料はかからない。
【悪い点】
- サービスを使用できるのは、月～金の９時～１８時のみ。夜遅くに「あっ、やるの忘れてた」と気づいても、次の平日の午前９時まで操作できません。
- 特定のPC（基本は最初に使ったPC）からしかアクセスできない。作業を忘れたから家でやろう、と思ってもできません。
- 操作法にクセがあり、慣れるまではイライラするかも。
- 紙にこだわる人にはウケが悪い。
【私の感想】
悪いところがあろうと、私はペーパーレス推進派なので、変更してよかったと思っています。お互い郵送代や資料保管場所の節約にもなりますから、是非浸透して欲しい。浸透すれば、ユーザーが増えた分サービスも改善していく可能性も高くなります。
ただし、利用時間帯には注意したほうがいいです。例えば、残業中に「この人の保険料これであってんのかな」とふと思い立って調べようとしても、何もできません（私は何回か経験があります）。これでミスをすると「紙派」の人から「ほれみろ。紙ならいつでも確認できるだろ」と恰好の批判材料を提供してしまうので、要注意です。
もし返却期限を過ぎるとどうなるか
生保団体ネットでは、毎月各社からデータが届き、内容確認・異動内容入力などを行い、今後送金する保険料を確定させて、所定の期日までにデータの「返却」作業をする必要があります。もちろんこれもWEB上での作業です。
期限の２日前くらいには「もうすぐ期限ですよ。返却作業してください」っていうメールが届くので、作業を忘れることはほぼないのですが、一度だけ、諸事情が重なりまして返却期限を過ぎてしまったことがあります。
そんなとき、どうなるかというと、締切日の翌日、こんなメールが届きます。
title：【返信依頼】生保団体ネット/保険料請求（月）
（会社名）様
生保団体ネットからのお願いです。
「保険料請求（月）」のデータ返信締日を過ぎております。
以下のリンク先より「業務用ID」でログインし、届いたデータを至急ご確認のうえ、返却操作をお願いいたします。
※ログイン操作にお困りの場合は、ログイン画面上の「はじめてログインされる団体様へ」をご覧ください。
※操作訓練中の場合は、定型送受信画面で「操作訓練」にチェックを入れ［表示］ボタンをクリックします。
このように「期限過ぎてますよ。早く返却作業してくれ」という内容の自動送信メールが来ました。
結局、締切日の２日後に返却作業を行いました。上記のメール以外の督促等は特にありませんでした。
今後はこのようなことが無いように気をつけます。
参考リンク（すべて２０１８年８月１８日閲覧）
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