第十回 クラウド化で店舗運営を変える方法 その３ ブログによる業務指導 Part5
ブログにての業務報告→コメント返信をさせるようになって良かったことは、
スタッフの名前を覚えて行けたことです。
名前を聞くだけで、どの店のスタッフだか解るようになったのと、店長たちとの会話の中でも
そのスタッフのことを私のほうが知っているような状況が生まれてきました。
又、一人一人にあったアドバイスをブログのコメントで直接伝えることが出来るようになった事も大きかったです。
何よりも、スタッフからの感謝の言葉が増えてきました。
アルバイトの方たちは、管理職から直接コメントを貰えるのが、相当のモチベーションになるようです。
しかし、私からしてみれば、「これぐらいの事で仕事を前向きにやってくれるならありがたいものだ」と感じましたし、なによりも良かったのは、売上が悪い日などに、「何店のスタッフはちゃんと働いているのか？」といった、疑惑や疑念によって精神的に不安定になり、結果、一日の仕事のパフォーマンスを落としていた事が多々あったのですが、疑惑や疑念があるなら、自分から具体的なコメントを書けば良いのだ。と、行動が具体的になり生産性も向上しました。
そして、全店から、もともとやる気のあるスタッフたちから、ものすごい勢いでお店を変えるための施策が上がって来ました。
一日の間の2時間を使うだけでこれだけ変えることが出来ます。
これはまず、間違いないことです。
正直なところ、約半年間の間で、これを休んだのは3日ぐらいです。相当、私生活を犠牲にしてしまいましたが、
返ってきた利益は遥かにそれを上回っていましたし、何よりも精神的なストレスから解放されました。
自分でもこれはちょっとやりすぎでしたので、もう少し簡易化して実行して戴ければ、効果は高いと思います。
第十一回 クラウド化で店舗運営を変える方法 その３ ブログによる業務指導 Part6に続く。
第九回 クラウド化で店舗運営を変える方法 その３ ブログによる業務指導 Part４
ようやく、ブログへの返信が軌道に乗りました。
これから約8ヶ月間、毎日返事を書き続けることとなるのですが、その中では意外な成果も沢山出てきました。
その中の1つとして、自分の仕事への合理化です。
管理職を続ける中で、徐々にクリエイティブな仕事が増えて行き、単純作業の繰り返しが少なくなってきたなかで、毎日必ず行うルーチンワークを自分に課すと、正直、きつくなってきます。如何に、スタッフへの返信を考える時間を増やして、面倒な作業を無くすことが出来るかに意識が集中し始めたのです。
例えば、ブログの返事に「写真を添付したい」時や、「参考資料をPCの中から探す時」などが、大きなストレスになりました。
毎日、全店、全員に返信コメントを書いているので、ちょっとした作業の繰り返しが大きな負荷となるのです。
そこで
全てのPCファイルの名称の先頭にアルファベットの大文字で頭文字をつける事にしました。
例えばファイル名が「新宿店 店内写真」であれば、「S 新宿店 店内写真」とします。
そしてマイピクチャーですら、「M マイピクチャー」にしてしまいます。
そうすると、「ウィンドウズボタン」→「 M 」→「 S 」→「Enter」と入力するだけで、新宿店の写真フォルダまで到達できます。
目的の写真ファイルにも同様に頭文字を付けておけば、マウスを使うこと無く参照出来ます。
これは、相当の時間短縮となりました。
作業効率UPのノウハウもチョコチョコと書いてゆきたいと思います。
ようやく、ブログへの返信が軌道に乗りました。
これから約8ヶ月間、毎日返事を書き続けることとなるのですが、その中では意外な成果も沢山出てきました。
その中の1つとして、自分の仕事への合理化です。
管理職を続ける中で、徐々にクリエイティブな仕事が増えて行き、単純作業の繰り返しが少なくなってきたなかで、毎日必ず行うルーチンワークを自分に課すと、正直、きつくなってきます。如何に、スタッフへの返信を考える時間を増やして、面倒な作業を無くすことが出来るかに意識が集中し始めたのです。
例えば、ブログの返事に「写真を添付したい」時や、「参考資料をPCの中から探す時」などが、大きなストレスになりました。
毎日、全店、全員に返信コメントを書いているので、ちょっとした作業の繰り返しが大きな負荷となるのです。
そこで
全てのPCファイルの名称の先頭にアルファベットの大文字で頭文字をつける事にしました。
例えばファイル名が「新宿店 店内写真」であれば、「S 新宿店 店内写真」とします。
そしてマイピクチャーですら、「M マイピクチャー」にしてしまいます。
そうすると、「ウィンドウズボタン」→「 M 」→「 S 」→「Enter」と入力するだけで、新宿店の写真フォルダまで到達できます。
目的の写真ファイルにも同様に頭文字を付けておけば、マウスを使うこと無く参照出来ます。
これは、相当の時間短縮となりました。
作業効率UPのノウハウもチョコチョコと書いてゆきたいと思います。
第八回 クラウド化で店舗運営を変える方法 その３ ブログによる業務指導 Part3
正直な所、ほとんどのスタッフがコメントを返すに値しない様な書き込みばかりでした。
まさに、やらされている感じ・・・。
「棚を拭きました。」とか、「入り口のガラス拭きました。」とか、普通に考えたら、
「おいおい、一日でそれだけか！」と言いたくなるような内容もあったのですが、それよりも全店の全スタッフが何かしら一つでも今までよりも+１でやってくれるのであれば、それはそれで良いか。と思っていました。
しかし、そんなスタッフにはなかなかコメントが思いつかず、その日で最も素晴らしい変化を加えたスタッフにのみコメントを返している状況でした。
そんなある日、
ある店舗の女性スタッフから
「tanさんからのコメントを貰えて嬉しかったです。コメントを貰えるとやりがいが出ます！」
こんなコメントを頂きました。
慌てて、そのスタッフに書いたコメントを読み返してみると、私自身、なんと気のない返事を書いていることやら・・・。
物凄い勢いで反省しました。
そして、そこからある決意をしました。
1.これから毎日、全店の全スタッフに返事を書く。
2.返事の文章の最初には、「○○さん」と、相手の名前を絶対に入れる。
3.返事の文章の最後には、「これからも宜しくお願いします。」と入れる。
この３つを絶対条件として行動を開始しました。
最初のうちは、その作業だけで一日4時間程度掛かりました。
これでは流石に他の仕事が出来ないし、今更辞めたら全体のモチベーションがどれだけ落ちるかを考えると辞めることも出来ません。
そこで考えたのが、
1.業務は朝の7時から開始。（2時間前倒し。）
2.タイピングソフトでタイピングの練習をして書き込み速度を上げる。
（正確重視がお薦め。）
3.記憶してくれるタイプのIMEに変える。（具体的にはGoogleのIMEを採用しました。）
これにより、タイピングのミスが少なくなり、少なくなるとよく使う正確な文字をGoogleのIMEが記憶してくれ、
最初の文字の2～3文字入力するだけで、長文が打てるようになりました。
このスタッフの、苗字って、これで合ってたっけ？とか、従業員名簿を見直す時間などを考えると本当に助かりました。
又、ちょっと申し訳ないのですが、文章の最後につける「これからも宜しくお願いします。」などという文章も
ほとんど省略することが出来ました。（これは本当にごめんなさいだと思っています。）
これにより作業時間が全部で2時間以内に終わるようになりました。
第九回 クラウド化で店舗運営を変える方法 その３ ブログによる業務指導 Part４に続く・・・。
正直な所、ほとんどのスタッフがコメントを返すに値しない様な書き込みばかりでした。
まさに、やらされている感じ・・・。
「棚を拭きました。」とか、「入り口のガラス拭きました。」とか、普通に考えたら、
「おいおい、一日でそれだけか！」と言いたくなるような内容もあったのですが、それよりも全店の全スタッフが何かしら一つでも今までよりも+１でやってくれるのであれば、それはそれで良いか。と思っていました。
しかし、そんなスタッフにはなかなかコメントが思いつかず、その日で最も素晴らしい変化を加えたスタッフにのみコメントを返している状況でした。
そんなある日、
ある店舗の女性スタッフから
「tanさんからのコメントを貰えて嬉しかったです。コメントを貰えるとやりがいが出ます！」
こんなコメントを頂きました。
慌てて、そのスタッフに書いたコメントを読み返してみると、私自身、なんと気のない返事を書いていることやら・・・。
物凄い勢いで反省しました。
そして、そこからある決意をしました。
1.これから毎日、全店の全スタッフに返事を書く。
2.返事の文章の最初には、「○○さん」と、相手の名前を絶対に入れる。
3.返事の文章の最後には、「これからも宜しくお願いします。」と入れる。
この３つを絶対条件として行動を開始しました。
最初のうちは、その作業だけで一日4時間程度掛かりました。
これでは流石に他の仕事が出来ないし、今更辞めたら全体のモチベーションがどれだけ落ちるかを考えると辞めることも出来ません。
そこで考えたのが、
1.業務は朝の7時から開始。（2時間前倒し。）
2.タイピングソフトでタイピングの練習をして書き込み速度を上げる。
（正確重視がお薦め。）
3.記憶してくれるタイプのIMEに変える。（具体的にはGoogleのIMEを採用しました。）
これにより、タイピングのミスが少なくなり、少なくなるとよく使う正確な文字をGoogleのIMEが記憶してくれ、
最初の文字の2～3文字入力するだけで、長文が打てるようになりました。
このスタッフの、苗字って、これで合ってたっけ？とか、従業員名簿を見直す時間などを考えると本当に助かりました。
又、ちょっと申し訳ないのですが、文章の最後につける「これからも宜しくお願いします。」などという文章も
ほとんど省略することが出来ました。（これは本当にごめんなさいだと思っています。）
これにより作業時間が全部で2時間以内に終わるようになりました。
第九回 クラウド化で店舗運営を変える方法 その３ ブログによる業務指導 Part４に続く・・・。