第十三回 クラウド化で店舗運営を変える方法 その4 サイボウズ Live Part2

第十三回　クラウド化で店舗運営を変える方法　その4　サイボウズ Live　Part2

サイボウズLiveのイベントの実際の登録状況はこんな感じです。
このようなタスクを作って、一気に処理してゆきます。


位置関係が解りにくいので、マップも付けておきます。
青色に塗った部分の中身が上の図になります。

これを記載しておくことによって、次に何をしなければならないのかが明確になります。
「突然の電話」や「思い出し業務」で発生した脱線から戻ってくるのに役立ちます。
大きなトラブルが無い日は、7時～14時ぐらいの間でこのイベント業務が完了します。

組織運営をするにあたって、最低限、自分が把握して置かなければならない事があると思います。
それをまず自分がやり切らないと、組織を進化させるための施策には集中できません。

まずは、日々発生する情報と雑務を把握し仕分けする必要があります。

次回は、「店舗グループ」のイベント業務について記載してゆきます。

第十四回　クラウド化で店舗運営を変える方法　その4　サイボウズ Live　Part3に続く・・・。 

第十二回 クラウド化で店舗運営を変える方法 その4 驚愕のサイボウズ Live Part1

第十二回　クラウド化で店舗運営を変える方法　その4　驚愕のサイボウズ Live　Part1

次に行った改善は、サイボウズLiveの導入です。
もともと、サイボウズというグループウェアがあるのは知っていたのですが、有料であったことと各PCへのインストールが必要だったことで、導入が出来ませんでした。
何か情報を共有できるソフトが無いか探していた所、サイボウズLiveの広告に行き当たり、「え、無料で使えるの！」ということで早速アカウントを作成しました。

まずは、
①本部用のグループを作成。（こちらは、社員のみが入れるグループです。）
②店舗用のグループを作成。（こちらは、アルバイトから社員まで全員が入れるグループです。）

本部用グループの作り込みについて説明します。

「イベント」という機能があるので、そこに私のルーチン業務をどんどん書きこんでゆきます。
これには、私が本来やりたかったことを全て登録しました。

具体的には、
①電子申請状況のチェック。
②小口現金のチェック。
③ブログ巡回とコメント記入。
④機器のメンテナンス状況の確認。
⑤アンケートの確認。（パソコンで収集したもの。）
⑥新人研修教育確認シートの確認。
⑦店頭で集計したアンケートの確認。
⑧ポスティングの配布と回収状況の確認。
⑨店舗イベント業務の実施状況の確認。
⑩ビラ配りの配布と回収状況の確認。
⑪招待券の配布と回収状況の確認。
⑫過不足金の発生状況の確認。
⑬フード売上の確認。
⑭売上高の確認。
⑮新規顧客の確認。
⑯棚卸表の確認。

ざっと書きましたが、こんな感じの業務を時間を細かく設定して記入してゆきます。
（開始時間をキッチリずらす事で、綺麗に順番を決めることが出来ます。）
こちらのチェックが終わったら、各イベントに「本日分完了」と入力してゆきます。
今後は、各タスクについて説明してゆきます。

第十三回　クラウド化で店舗運営を変える方法　その4　驚愕のサイボウズ Live　Part2に続く。 

第十一回 クラウド化で店舗運営を変える方法 その３ ブログによる業務指導 Part6

第十一回　クラウド化で店舗運営を変える方法　その３　ブログによる業務指導　Part6

ちょっと長くなってしまっていますが、ブログによる業務報告⇔コメント返信。
これを繰り返すことで、本当に多くの便益が得られました。
その中で、最大の成果を実感できた場と言えば、店舗巡回を行った時です。

アルバイトの入れ替わりは激しいので、店舗巡回を行った時に実際に働いているスタッフとコミュニケーションを取るのですが、大抵は初めて会うスタッフです。其のスタッフが私に対すして取るリアクションは、

①緊張しておどおどする。
②自分の職場に偉そうな奴がやってきたという反発の反応。
③早く帰ってくれないかなぁーという露骨な態度。

ぐらいなものでした。

これは、私の今までの人の使い方にも多分に問題があったと思うのですが、
アルバイトからしてみれば、

①たまに全店宛てに厳しい内容のメールを送ってくる人。
②そうなると社員が大慌てで自分たちを怒ってくる。

といった感じの実害のある相手でしか無かったと思います。

ところがです。ブログで繋がってからという物、店舗巡回で初めて見るスタッフがこっちをキョロキョロ気にしているのです。明らかに受け入れてくれている態度なのです。

そして、そのスタッフに挨拶すると、

「いつもコメント有難うございます！○○です。」

なんて、自己紹介付きで笑顔で言ってもらえるのです。
これは本当に力になります。ですから私も

「あー、あなたが○○さんですか！このまえやってくれた、アレ、凄いじゃないですか！」 
とか、
「えっ、○○さんて女性だったの！　文章だけ見ていると男性だと勝手に思ってました。ごめんなさい！」  
なんて、具体的な返事をして関係性を盛り上げて行く努力をしちゃいます。
これは、1店舗だけの話じゃなくて、どの店に行っても遭遇する事態でした。

そんな中、気付いたことがあります。それは、
「なんでこんなに私のことを良い人だと思ってくれるのか？」
と言うことです。

自慢じゃないですが、私はどちらかと言うと人から好かれるキャラではありません。
特に仕事に関しては、「細かい」とか、「クドい」とか思われている口だと思います。
しかし、ブログによるやりとりは、文章だけのコミュニケーションになっているので、

相手の嫌な部分に触れる機会が無いのです。

今書いているブログもそうですが、（駄文ではありますが）何度も書きなおしたり、表現に問題が無いかなぁー。とか考えながら書いているものです。当然、スタッフに対する返信も、ずっと記録として残るので、知らず知らずのうちに相手のモチベーションを上げる内容になっていたのです。
直接の会話ではこうは行きません。相手により伝えようとすると、ついくどくなってしまうものです。
その結果、相手は業務指導の内容よりも、「あの人くどい。」に意識が行ってしまい、結果、生産性が上がらない。といった事態が発生していたのです。

第十二回　クラウド化で店舗運営を変える方法　その4　驚愕のサイボウズ Live　Part1に続く。