文書作成に必要な5W3H | 従業員教育応援ブログ

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「従業員教育が、企業とビジネスパーソンを強くする!」
をモットーに、ビジネスマナーや接遇マナー
ビジネスメール、文書の書き方などの
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目の前にいない相手に、声だけで印象良く伝えるためには、
電話でどんな対応をすればよいでしょうか?

患者様に選ばれる病院が気を付けたい接遇マナーとは、
どんなことでしょうか?

従業員の方に必要な研修を一緒に考えお伝えしています。

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こんにちは。オフィスチャーリの花井です。

今年は例年よりも桜の開花が早いようです。
4月の入学式の頃まで持ちこたえるのは難しそうですが、
少しでも春を感じたいですね。


さて最近お問合せをいただくことが多いのが、
文書作成、メール作成です。

「4月の新入社員の研修で・・・」

という問い合わせはもちろん、
既存の社員の皆さんのスキルアップとして、
必要と思っていただけているようです。


会社や組織で、文書を作ることは頻繁にあります。
しかし、

「どのように書けばいいのかよくわからない」
「誰も教えてくれなかったから分からない」

という方って多いんですよね。

私も会社にいたときに、
先輩や上司から、どのように書けばよいのか、
教えていただいた記憶はありません。

今思うと“なんてひどい文書を書いていたんだ”と、
反省しきりです。


文書は、書いただけでは伝えたことになりません。
相手が理解して初めて“伝わった”ことになります。

ですから、こちらが伝えたいこと、
伝えなければならないことに
“書きこぼし”があってはいけません。


そこで大切なのが『5W3H』です。


・Who(誰が)
・What(何を)
・Why(なぜ)
・When(いつ)
・Where(どこで)
・How(どのように)
・How much(いくらで)
・How many(いくつ)


英語の授業では、5W1Hだったのですが、
ビジネスでは、金額や、個数が必要になってきます。

これらの要素が抜けた文書では、
正確に伝えることができません。

報告書や企画書、提案書などの
比較的ページ数が少ないものから、
マニュアルなどのページ数が多いものまで、
この5W3Hを明確にすることが大切です。

また、メールを書くときにも、
この5W3Hを意識する必要があります。

相手から“返事が欲しい”というメールを書くのなら、

「なぜほしいか」
「いつまでにほしいか」

ということが抜けていると、
相手は返事ができませんし、
こちらが期待する日時までに返事をもらうことができません。

また“参加申し込みをしてほしい”というメールを書くのなら、

「いつまでにほしいか」
「どのような申し込み方法があるのか」

抜けがあると申し込み方法を間違ってしまいます。
下手をすると、

「申し込み方法を聞いてから申し込もう」

なんて思っているうちに、
申し込み自体を忘れてしまった・・・
なんてことになりかねません。

相手に伝えたいことを「伝わるように」伝える

相手から欲しい返事を「こちらが欲しいように」受け取る。

そのためにも、5W3Hに漏れがないように、
意識して書くようにしてください。

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・2021年4月19日(月)
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時間:10:00~17:00
会場:アイコミュニケーションセミナールーム
東京都千代田区神田小川町2-1 KIMURA BUILDING 5階
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