私も技術者の端くれですので根拠のない考えや説明に納得することはできません。(そういう性格になってしまいましたw)
私は人に何かを説明するときは
・誰が(Who)
・何を(What)
・いつまでに(When)
・どうする
という4つの観点を基本に説明をします。
最低でもこの4つがなければ、言いたいことが伝わらず勘違いが生まれる可能性が高まります。
さらに、場合によっては
・なぜ(Why)
・どこで(Where)
・どのように(How)
の3種を加えます。
お分りの通り、よく聞く「5W1H」です。
しかし、聞いたことがあっても、知っていても、きちんと使えている人はなかなかいないものです。
なぜにこのようなことを書いたかと言いますと、
先日、会社でとある大学院卒の新入社員から
院卒君「○○さんに「△△しなさい」と言われたんですよ~」
と相談を受けました。
しかし、この一文しか言ってこなかった院卒君は私に何を求めているのか全く分かりません。
以下、会話のやり取りです。
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私「そう言われたのかい。で、君はどうしたいの?」
院卒君「言われたとおりにやるには準備が大変で面倒くさいんです」
私「面倒くさくてもやらねばならないことならやりなさい。そう指示を受けたんだろ?」
院卒君「そうなんですけど、ものすごく面倒くさいんですよ!」
私「やりたくないのならば、担当者にできない旨を連絡し、指示を仰ぐべきだ」
院卒君「やりたくないとは言ってないんです。面倒くさいと言ってるんです」
私「結論はやるかやらないかだろ?」
院卒君「いや、そうじゃなくてやるなら面倒くさいって言ってるんです(チョイ怒)」
私「結局君はどうしたいのかね?」
院卒君「だから!さっきやろうとしたけど面倒くさいってただグチってるだけなんです!(怒)」
私「グチはいいんだが、やるかやらないかで対応は変わるぞ?」
院卒君「さっきから同じことを何回も聞いてますよ!(怒)なんで同じことを何度も言うんですか!?何でボクがそこまで言われなきゃいけないんですか!?」
私「君が納得していないからだよ。さ、どうするの?」
院卒君「もういいです!」
さて、このやりとりどうでしょう?
院卒君は
ただグチを聞いてもらいたくて言ったのか
どうすべきか結論を求めていたのか
最初の一文では理解できません。
ただ、やり取りの中で気になったのは
指示を出した側は
・何を(What)
・どのように(How)
・どうする
しか言っていないように感じます。
いつまでに(When)が無いため、院卒君は「面倒くさい」という理由をつけてやらない方向にゴネる。
期限が明確であれば、面倒くさくてもmust指示になるためゴネりながらもやるはずだ。
誰が(Who)が無いため、ゴネることで自分以外の人間に任せようとしていたのではないか?とも捉えられる。
院卒君の言い分はちょっと幼稚にも捉えられるため今後の成長が必要だと感じるが、説明・指示をする側にも改善すべきことはありそうだと感じた。
私も完璧な説明・指示ができるわけではないが
「人の振り見て我が振り直せ」
を常に意識した行動をしていきたい。