こんにちは、
杉浦由佳です。
前回の記事で、
脳を、今重要なことだけに使うために
「やることリスト」を徹底的に活用しよう
という話をしました。
脳の処理能力を下げている、
今考える必要のないことを
「やることリスト」に入れて
どんどん脳の外に出す。
できるだけ、
脳に楽をさせるということです。
この「やることリスト」をつくる時に
大切なことがひとつあるので、
今日はそれを書こうと思います。
買い物や、毎日のようにしていることは
思いついたらリストに追加して、
それをどんどんやっていけばいいので
楽にできます。
ですが、年に数回しかしないことも
ありますよね。
年に数回しかしないのに、
複雑で面倒なことだったりします。
特に、ビジネスをしていると
必ずしなければならない事務作業があります。
たとえば、経理業務ですね。
絶対に必要なものですが、
細かくて複雑で、面倒な作業です。
わたしは税理士さんに依頼しているので、
月次の口座やクレジットカードの明細を
2、3ヶ月に1回まとめてデータ出力して、
税理士さんに渡しています。
入金の管理は
決済会社のシステムで行うので
Webサイトからデータを出力すればいいのですが、
これが、意外と面倒で。
何が面倒かっていうと、
税理士さんが使う言葉と、
決済会社が使う言葉が違うので、
同じものを指すデータが、違う名前なんです。
しかも、サイトの中でも、
わかりにくい場所にあって、
なかなかたどり着けない。
サイトの中をあちこち探し回って、
「わかった！これだ！ここにあったんだ！」と
やっと見つけて出力するんですが、
次に必要なときには、すっかり忘れています。
2、3か月前の細かいことなんて、
いちいち覚えていられませんよね。
「あれ？どこにあったっけ？」
「ああ、これ、前も探したなあ」
と、イライラしながら探すことになって
余計なストレスになります。
だから、
また一から探さなくてもいいように、
わかりやすく手順リストを作っています。
ひとつひとつはちょっとしたことなのですが、
探したり、ストレスを感じながら
思い出したりすることが
脳に余計な負担をかけるのですね。
経理業務はほかにも
細かくて複雑な作業がたくさんあるので
マインドマップにまとめて整理しています。
マインドマップを開いて、
その通り順番にやれば終わるレベルまで
細かくリストアップしているので、
スムーズに作業が進みます。
情報を探したり、確認したりする
めんどうでわずらわしいことに
脳も時間も使わずにすみますし、
必要な作業を漏らすこともありません。
起業すると、
自分でしなければならない
事務作業も増えてきます。
仕事にかかわるITツールも
増えてきますよね。
そういう作業にかける時間はできるだけ短くして、
本来の仕事に集中したいですよね。
脳に楽をさせるしくみを工夫して、
もっと時間を有効に使いましょう。
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