これまでのブログとちょっと方向性はかわりますが、
ビジネスナレッジについて思いつくものを序々に書いていこうと思います。
第１回は、「右からのスケジューリング」です。
一般的にスケジュールマネジメントというと、
スケジュール表を作成し、それを中心にスケジュールを管理していきます。
スケジュール表には、①作業項目②担当者(役割分担)③実施期間④納期
などを記入します。
まず、①作業項目を左端に縦に並べて、②担当者を割り付けます。
次に、一番上の段に左から右に向けて日付をふります。
最後に作業項目を実施する期間に矢印などで記入します。
矢印が終わったところが納期となります。
これが、極一般的なスケジュール表です。
しかし、このような方法でスケジュール表を作成すると、
やるべきことをやれるであろう時間で記入するため、
いまからはじめたらいつまでに終わるかという積み上げ方式になってしまいます。
しかし、昨今のビジネス環境の中では、納期が限定されている場合が多く、
また期間も短期間になる傾向が強い。
もしかしたら、積み上げでスケジュールを作成しても、
納期に間に合わないということになるかもしれません。
そこで、納期が最優先である場合は、実施期間を記入する際に、
「右からのスケジューリング」を実施します。
スケジュール表の右端に、まずは納期を設定します。
その上で、完了から逆算した作業項目に実施期間を割り付けていきます。
さらにその前工程の作業項目へと序々に割り付けていき、
一番初めの作業項目まで実施期間を割り付けます。
ここでもし、今よりも過去の日程になってしまった場合は、
時間が足りないか人員(または能力)が足りないということになります。
修正の選択肢は、納期を延ばすか人員(または能力)を増やすということになります。
現在のビジネス環境では、納期を延ばすという選択肢はなかなか考えにくいので、
おそらく人員増か効率的な実施方法の模索か、
いずれにしても実施期間を短縮できる方法を考えます。
重要なことは、納期を守り、しっかりとした成果を出すためには、
右からスケジュールを考え、作業項目や作業方法などを工夫し、
いまからはじめても納期までにしっかりと完了させることができるスケジュールを
作成することです。
また、スケジュール作成において重要なことは、予備時間も作っておくことです。
スケジュール上では、納期に間に合っていたとしても、
実際に作業してみると、不具合が起きたり、予期しない障害が起きたりすることで、
作業が遅れることもありえます。
そういう意味で予備時間も考慮しておきます。
一方で実施している間は、定期的に進捗を確認して、
作業方法の変更や人員の追加導入など、
納期を守り成果を出すための手立てをする必要もあります。
このように、一般的なスケジュール表の作成方法とは逆の作り方をすることで、
納期厳守のスケジューリングが可能となります。