メールの達人～ビジネスメールの書き方集～ -6ページ目

署名③

署名の２つ目の機能は、「アピール、プロモーション」です。

例えば、より詳しく自分のことを知ってもらうためにブログのURLを伝える、自社の製品・サービスを紹介する、といった目的です。

この場合、読み手は必ずしもその情報を望んでいるとは限らないので、アピールが前面に出過ぎないように注意が必要です。

――――――――――――――――――――――――――――――
例１）自己アピールの例

【ブログ】連載中！
～この人デキる！と思わせるビジネス文書作成のヒントが満載！～
http://mail_takumi.blog.ocn.ne.jp/
========================================
ビジネス文書/メール作成コンサルタント
花田光（Hikaru Hanada）　maeda@xxx.ne.jp
TEL：090-XXXX-XXXX
========================================

例２）自社プロモーションの例

□■□□■□━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社フューチャー・サポート　人財育成カンパニー
シニアコンサルタント志事一
〒100-2222　東京都港区青山3‐4‐5
(TEL)：03-5555-7777 FAX：03-5555-7788
(mail)：shigoto.hajime@xxx.co.jp
(URL)：http://www.xxx.co.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━□■□□■□
== ○NEWS ============================================
　7月4日　あきるの出版より書籍を刊行しました！
　　　　　【職場を悩ますゆとり社員との接し方】

　　http://www.xxx.co.jp/business/books/index.html
==○ NEWS ============================================
　体験会の開催決定！！【ＯＪＴトレーナーフォロー研修】
　　～トレーナーの“困った”をすべて解決します～
　　　日時： 8月31日（木）13:00～17:30
http://www.xxx.co.jp/business/seminar/index.html
=======================================================

ポイント）

読みやすさを重視して、情報量、表示順などを意識する。
――――――――――――――――――――――――――――――

署名②

署名の１つ目の機能は、「発信者の情報を伝える」ことです。

読み手がメールを読んで、発信者の情報（企業名・部署名・名前・連絡先など）がすぐに分かるようにします。

社内の人と社外の人で必要な情報は異なるので、使い分けた方が良いでしょう。

――――――――――――――――――――――――――――――
例１）社内メールの場合

***********************************
人材開発部門鈴木太郎（ID:310010）
電話： 8-1-7777 (03-3333-7777)
　FAX： 8-1-7788 (03-3333-7788)
***********************************

ポイント）

・部署名など、必要最低限の情報で構わない。
・社員ID、内線番号など、社内で必要となる情報はできるだけ掲載する。

例２）社外メールの場合

□■□□■□━━━━━━━━━━━━━━━━━━
本田モーター株式会社　人財開発部門
鈴木太郎
〒123-4567　東京都港区赤坂1‐2‐3
(TEL)：03-3333-7777 FAX：03-3333-7788
(mail)：suzuki.taro@xxx.co.jp
(URL)：http://www.xxx.co.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━□■□□■□

ポイント）

読み手がアクセスをしやすいように、住所・電話番号・自社ホームページのURLなどの
情報はできる限り記載する。
――――――――――――――――――――――――――――――

署名①

末文の後には、署名を必要に応じて付け加えます。

署名には大きく分けて、次の２つの機能があります。

①発信者の情報を伝える

②アピール、プロモーションをする

場面・状況・相手に応じて使い分けられるように、いくつかの署名パターンを登録しておくと良いでしょう。

使用するメーラーにもよりますが、Microsoft Outlookの場合、「ツール」－「オプション」－「メール形式」から登録・編集が可能です。

末文②

末文の２つ目のパターンは、「伝達」を主眼とした場合です。

報告・連絡・伝達などを主目的としたメールで、

簡潔にメールを締めくくる際に使用します。

――――――――――――――――――――――――――――――
例）取り急ぎ、御礼まで。
例）まずは取り急ぎ、ご案内まで。
例）以上、取り急ぎご報告申し上げます。
――――――――――――――――――――――――――――――

末文①

メールの締めくくりの挨拶として簡単に書き添えるのが末文です。

末文には、メールの内容に応じて、大きく２つのパターンがあります。

１つ目は、「依頼」を主眼としたメールの場合です。

基本的には、「よろしくお願いいたします」をメールの内容や、

丁寧さの度合いに応じて使い分けます。

――――――――――――――――――――――――――――――
例）以上、よろしくお願いします。
例）今後とも、よろしくお願いします。
例）ご協力の程、よろしくお願いいたします。
例）ご検討の程、何卒、宜しくお願い致します。
――――――――――――――――――――――――――――――

本文②

本文のポイントの２つ目は「箇条書き」です。

「５Ｗ１Ｈ」で洗い出した伝達内容を箇条書きにすると、
より見やすくなります。

この際、見出しをつけたり、関連する要素はある程度
グループ化してあげるとさらに見やすくなります。

――――――――――――――――――――――――――――――――――

例１）タイトル：【依頼】××会議の参加について

今年度の××会議の実施が決定いたしました。以下がその
概要となりますので、ご参加の程、よろしくお願いいたします。

１）××会議の概要について
目的（Ｗｈｙ）：新人制度導入に向けての方針の確認
日時（Ｗｈｅｎ）：○月○日（月）１３：００－１７：００　
場所（Ｗｈｅｒｅ）：本社９Ｆ大会議室
内容（Ｗｈａｔ）：現状の経営環境についての共有
現行制度の問題点洗い出し
参加者（Ｗｈｏ）：各事業場の人事担当責任者

２）お願い事項
・参加の可否を、○月○日までに、担当鈴木までご連絡ください。
・会議では、現行制度の問題点について意見交換をしたいと思います。
事前に各事業の現場であがっている意見を集約してきてください。

例２）タイトル：【お願い】××取材の日程調整に関して

××取材の件ですが、特集としての採用が決定しましたので、
早速ですが、日程調整をさせていただきたいと思います。

＜取材の概要＞
テーマ：最近の新入社員の傾向について
特にお伺いしたい点：
－今の若者が育った社会環境（学校教育・家庭環境など）
－現場の上司・先輩や人事担当者から上がっている声
－上記に対する各企業の取り組み
放映予定：○月○日（水）の××特集にて放映予定
取材時間：１時間程度を予定

＜取材候補日＞
以下のいずれかの時間帯で１時間程度、頂戴できればと思いますが、
△△様のご都合は如何でしょうか？
・○月○日（火）１０：００－１２：００
・○月○日（木）１３：００－１７：００
・○月○日（金）１５：００－１８：００
―――――――――――――――――――――――――――――――――――

本文①

本文では、序文の「用件」を受けて、その詳細を伝えていきます。

ポイントは大きく２点あります。

１つ目は、「抜け漏れなく」。

相手に過不足なく必要な情報を伝えていくことは必須条件です。

そのために、５Ｗ１Ｈを念頭において、伝達事項をまとめるとよいでしょう。

・Why（なぜ？）・・・伝達内容の意図、背景など。

・What（何を）・・・会議のアジェンダなど。

・When（いつ）・・・実施日時、〆切など。

・Where（どこで）・・・実施場所、開催場所など。

・Who（誰が）・・・開催主、参加者など。

・How（どのように）・・・取るべきアクション。（申込方法、返信方法など）

序文③

序文（書き出し）に入る３つ目の要素は「用件」です。

用件とは、このメールが何のために送られたものなのかをシンプルに伝えることです。

用件が最後まで読み進めないと分からないようなメールだと、読み手はストレスを感じてしまいます。理想としては、メールのタイトルと連動した表現だと良いでしょう。

――――――――――――――――――――――――――――――
例１）タイトル：【依頼】××会議の参加について

今年度の××会議の実施が決定いたしました。以下がその
概要となりますので、ご参加の程、よろしくお願いいたします。

例２）タイトル：【お願い】××取材の日程調整に関して

××取材の件ですが、特集としての採用が決定しましたので、
早速ですが、日程調整をさせていただきたいと思います。

例３）タイトル：【御礼】××サービス導入の件

この度は、弊社の××を導入いただき、誠にありがとうございます。
早速ですが、今後の納品スケジュールについてお知らせいたします。

――――――――――――――――――――――――――――――

序文②

序文（書き出し）に入る２つ目の要素は「あいさつ文」です。

あいさつ文も、宛先同様、社外・社内で書き分けが必要です。

また、相手が自分の素性を知らない場合は、身元を明らかにする必要があります。

＜社外の人に送る場合＞

決まり文句として、次の表現を使えばよいでしょう。また、同時に自分がどこの誰なのか、相手がすぐに分かるように明記しましょう。

――――――――――――――――――――――――――――――
例）いつもお世話になっております、山田工業株式会社の田中です。
例）いつも大変にお世話になっております。
山田工業株式会社　技術開発部の田中です。
――――――――――――――――――――――――――――――

＜社内の人に送る場合＞
宛先同様、社外宛に比べて表現は少しカジュアルになります。

――――――――――――――――――――――――――――――
例）お疲れさまです。田中です。
例）いつもお世話になっています。技術開発部の田中です。
――――――――――――――――――――――――――――――

＜相手が自分の素性を知らない場合＞
紹介を受けた場合、問い合わせをする場合など、相手が初めてメールを送るケースの時は、自分の素性やメールを送った経緯なども明記した方が良いでしょう。

――――――――――――――――――――――――――――――
例）はじめまして。××の△△さんにご紹介いただきました、
田中と申します。
例）突然のメールで失礼いたします。○月○日の××さんの
セミナーに参加させていただいた、たなか山本と申します。
――――――――――――――――――――――――――――――

序文①

序文（書き出し）に入る１つ目の要素は「宛先」です。

宛先は、送る対象に応じて、いくつかのパターンがあります。

＜社外の人に送る場合＞

会社名（正式名称）・部署名・名前を入れるのが基本です。特に初めてメールを送る場合は、相手の肩書きなども含めて丁寧に送るべきですが、複数回目のやり取りや返信時などは、部署名や肩書きを省略するなど、簡素化しても問題ないでしょう。

―――――――――――
○○株式会社　△△部
部長 ××様
―――――――――――

＜社内の人に送る場合＞
社内メールの場合は、社外メールよりも表記が簡略化されます。やり取りの頻繁さや関係性などによってレベル感を変えると良いでしょう。

―――――――――――――――――
（自部署）
××さま
××さんなど
（他部署）
△△部　××様
△△部　××さんなど
―――――――――――――――――

＜複数の人に送る場合＞
部署・チームメンバーなど、同時に複数の人に送る場合は、次のような表現を使います。

――――――――――――――――――――――
○○各位　　例）営業部各位
○○の皆様　　例）QC推進委員の皆様
関係者各位　　例）プロジェクトチーム関係者各位
――――――――――――――――――――――