タイトル付けができたら、次はメールの本文です。ここまで確認してきた、「伝えたい目的」さえ明確になっていれば、メール自体を書くことはそれ程、難しいことではありません。
メールの文章は、大きく分けて、次の４つのパートから構成されます。
１） 序文
メールの書き出しとして、宛先、あいさつ文、用件などが入ります。送る対象や用件に応じて定型句がある部分ですが、TPOに応じて使い分けることで、相手との関係性を深めることもできます。
２） 本文
メールの本題です。用件・結論を簡潔に分かりやすく伝えることが求められます。
３） 末文
メールの締めくくりとして、挨拶や、追記・強調事項などが入ります。ここも序文と同様にTPOに応じた使い分けによって、相手との関係性を深めることができます。
４） 署名
読み手に自分の身元・連絡先を伝えます。社内向け・社外向けなど、いくつかのパターンを持っておくと便利です。
メールは、同じ仕事であれば慣れとともにスムーズに書けるようになりますし、異動・転職などによって仕事が変わると慣れるのに少し時間がかかるといった側面があります。
ただ、ビジネスメールにおいては、上記の４つのパートが存在することは普遍であり、それぞれのパートの位置づけさえ認識していれば、あとは、それぞれのパートごとの表現のバリエーションさえ広げていけば、どのようなメールでも柔軟に書けるようになります。