当たり前のことですが、ビジネスメールは書くことそのものが目的でなく、仕事上の目的や自分が実現したいことを相手に伝えるためのコミュニケーションツールに過ぎません。従って、メールを書き出す前に、そのメールを読んで相手に何をしてもらいたいのか？それを明確にすることが分かりやすいメールを書くための第一歩です。
この際、大切なことは、目的をできるだけ“シンプル”にすることです。よって、たとえ長文のメールであったとしても、要約すると「××を○○する」「××に○○する」と簡単に言い換えられる必要があります。
＜メールの目的例＞
・ 会議への参加を依頼する。
・ 取材日の日程調整をお願いする。
・ サービスの導入に対して御礼をする。
また、“シンプルさ”を考えると、１つのメールで伝えるべき用件はできるだけ１件に留めた方が無難と言えます。関連性のあるものは別として、用件が複数ある場合は、メールも複数に分けた方が良いでしょう。
一見、相手からすると何通もメールが来て迷惑なのでは？と思えるかも知れませんが、メールは複数回やり取り（返信）が続くケースが多く、後述するタイトルと内容の関連性や、後々の検索のしやすさなどを考えると、「一件につき一メール」を原則とするべきです。