こんにちは！「頭悪い族」族長のカネさんです。
「真面目に仕事に取り組んでいるのに、一生懸命努力してもミスが多くて仕事が出来ない・・・。」
「なぜ自分の仕事にこんなにミスが多いのか？自分でも良く分からない・・・。」
「余りにもミスが多過ぎて、周りから信用されなくなった・・・。」
あなたはこのように悩んでいませんか？。
そこで今回は、真面目だけどミスが多い人の特徴や、一生懸命やっても仕事が出来ない時の改善方法をご紹介します。
🔷この記事で掴めること。
・「気を付けてるのにミスが無くならない理由」
・「ミスが起こる原因」
・「ミスが無い人の仕事のやり方」
・「ミスを無くす仕組み」
ぜひ最後まで読んで参考にしてくださいね。
1：真面目だけどミスが多い人の特徴とは？
1.1：真面目だけとミスが多い人の特徴①：注意力でミスを無くそうとしている
1.2：真面目だけどミスが多い人の特徴②：過去の失敗を活かしていない
1.3：真面目だけどミスが多い人の特徴③：ミスを無くす仕組みを持っていない
2：なぜミスが発生するのか？発生しやすい原因とは？
2.1：ミスが発生する原因①：その時の感情と状況に左右される
2.2：ミスが発生する原因②：ミスしやすい環境にいること
2.3ミスが発生する原因③：Wチェックを過信し過ぎ
3：仕事でミスしない人の特徴とは？
3.1：ミスの無い人は「仕組み」で仕事する
3.2：ルーティン化された作業を「テンプレ化」する
3.3：テンプレを作成しておくことでミスが激減する
4：「真面目だけどミスが多い人」を卒業する対策法とは？
4.1：やるべきことの全容を把握せよ！
4.2：ルーティン化されてる部分を事前に作って短縮化する
4.3：ミスの無い仕事作りの基本は「整理・整頓」から
まとめ
1：真面目だけどミスが多い人の特徴とは？
真面目だけどミスが多く、頑張っているけどミスを無くせないとお悩みの方には、ある3つの共通する特徴があります。
1：注意力でミスを無くそうとしている。
2：過去の失敗が活かされていない。
3：ミスを無くす仕組みを持っていない。
ミスを誘発してしまうこの3つの特徴について詳しく解説していきます。
1.1：真面目だけとミスが多い人の特徴①：注意力でミスを無くそうとしている
あなたはミスをしてしまった時「もっと気をつけなくては」「もっと注意力を上げなくては」「もっと緊張感を持ってやらなくては」と考えていませんか？。
『実はそれがミスを無くせない最大の原因です。』
「え？緊張感を持って仕事してるなら、ミスが起こるはずがないでしょ？。」
と不思議に思うかもしれませんが、実はその「緊張感を持って仕事してるならミスは起こらない」という考え方自体が、ミスを引き起こす温床となっています。
なぜなら、ミスをした直後は誰だって気を付けることでしょう。
ですが、その時物凄く忙しくて、周りを見れないほどバタバタしている状態だったらどうですか？。
どんなに気を張り詰めても、時間の経過とともに、意志に関係なく気は緩んでいきます。
そんな時「気を付ける」だけでは、恐らく同じミスを繰り返す可能性は非常に高いものとなります。
※注意力と緊張感無くてもミスの無い仕組みの作り方はコチラ。
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1.2：真面目だけどミスが多い人の特徴②：過去の失敗が活かされていない
「気を引き締める」「緊張感を持つ」「注意力を上げる」確かに仕事をする上で必要な考え方ですが「精神力」だけで仕事をすることは「非常にリスクの高いやり方です。」
なぜなら「過去の失敗が活かされていないと」いくら意志だけを強めても意味が無いからです。
そもそも、あなたは過去にどんなミスを犯し、その時のあなたが行っていた仕事は何で？、ミスを犯した時の状況はどんなものだったのか？。
ミスを無くす大前提として、ミスの内容をより具体的に炙り出して行く必要がありますが、そこが把握出来ていないと対策のしようが無くなります。
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1.3：真面目だけどミスが多い人の特徴③：ミスを無くす仕組みを持っていない。
「またミスしちゃった、私って本当にダメだなぁ・・・」で終わってませんか？。
それでは、いくら真面目に取り組んでいても一生ミスは無くせません。
上記でもお話しした通り「気を引き締める」「緊張感を持つ」「注意力を上げる」だけでは根本の解決には繋がらないからです。
ミスを無くすためには『ミスが発生しない具体的な仕組み』が必要です。
下記の項目でさらに詳しく解説しますが、具体的な仕組み作りを行うことで、能力に左右されない、誰でもミスのない仕事をすることが充分可能です。
※ミスしない具体的な仕組み作りについて詳しく知りたい方はコチラをクリック。
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2：なぜミスが発生するのか？発生しやすい原因とは？
そもそも、なぜミスは起こってしまうのでしょうか？。
最も大きな原因は主に3つ。
1：その時の感情と状況に左右される。
2：設計そのものにミスがある。
3：Wチェックを過信し過ぎている。
では、詳しく解説していきます。
2.1：ミスが発生する原因①：その時の感情と状況に左右される
人は『感情に左右される生き物である』ことを考慮する必要があります。
「嫌なことが起きてイライラしてる時」「他の業務で忙殺されているとき」人の視野は極端に狭くなります。
そんなとき、高確率でミスは発生します。
中には、どんなに気分が落ち込んでいようが、どんなに忙しくて周りを気に出来ないほど忙しかろうが、絶対にミスれない仕事があります。
それなのに対応策が「気を付ける」「緊張感を持つ」だけでは余りにもリスクが高過ぎます。
※自分の感情に振り回され、思考を上手に整理出来ないお悩みはコチラ。
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2.2：ミスが発生する原因②：ミスしやすい環境にいること
環境そのものが既にミスを引き起こす原因となっているため、いくら緊張感を持って取り組んでも効果がありません。
例えば、ボクはかつて製造業の仕事に就いていましたが、担当したパーツがいつも「部品が間違って付いてたり」「必要な部品数が少なかったり」と、ミスの連発でした。
それには明確な理由があります。
それは『部品を入れる箱を適当に置いていたり』『一つの部品箱に違う部品をごちゃ混ぜにして入れていたからです。』
つまり、どれだけ注意して、緊張感を持って取り組んでいたとしても『ボクの置かれている環境がミスしやすいものになっていたので』同じミスを繰り返すことになってしまったのです。
その日メチャクチャ気分が悪かったり、周りから「急げ！早くしろ！遅いんだよ！」と急かされていると、ボクのようなメンタル弱弱の人間は、パニック状態になってミスを犯す可能性が激増します。
※ミスを減らす環境作りを知りたい方はコチラ。
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2.3ミスが発生する原因③：Wチェックを過信し過ぎ
自分の行ったことにミスが無いか確かめる方法として「Wチェック」は有名ですね？。
やり方としては「二度見」や「別の人にチェックしてもらう」方法があります。
ですが、実はこのWチェックのやり方には大きな欠陥があります。
その日自分がイライラしていたり、他の業務で忙殺されている時、そんな状態での「自分で二度見」はチェックになりません。
そして他の人にチェックしてもらうのも同様です。
他の人も同様に自分の仕事を抱えていますし、その中でわざわざあなたの仕事に時間を割くわけですから、当然「面倒くせーな」と思われる場合もありますし、その人自体、感情の起伏や忙しさなどで落ち着かない状況である場合だってあります。
それに、納期も迫って皆が殺気だって仕事をしてる中「すみませーん、これチェックしてもらっていいですか💛」なんて気軽に言えますか？ボクだったら言えません。
「言える」という強メンタルの人もいるとは思いますが、もしそれでもミスが発生した場合「チェックしたその人にもミスの責任が降りかかる」ことを考えると、安易に他人に頼るのは危険です。
なので、Wチェックすること自体間違いではありませんが『そもそも間違いの出ない仕組み』を作る必要があります。
3：仕事でミスしない人の3つの特徴とは？
では、ミスの人はどのように仕事をしているのか？気になりますよね？。
「メンタルが強いから？」「性格の問題？。」
いいえ、ミスの無い人は、そんな抽象的なものでなく、ミスが発生しない具体的な理由を持っています。
そこでこの項目では、ミスの無い人の仕事のやり方について詳しく解説していきます。
3.1：ミスの無い人は「仕組み」で仕事する
実はミスの無い人は「ミスをしない」「メンタルがめちゃくちゃ強い」のではなく『黙ってそれをやれば、100％同じ結果が出る仕組み』を作っています。
つまり「その日の気分や感情」「その日の忙しさや状況」に左右されず、どんな状態であろうとも、同じ結果を出すことが出来るので、ミスが無いように見えるのです。
そのため「性格」に着目するよりも『仕組みを構築していくこと』が、ミスを減らす最短の方法となります。
※ミスの無い人の「頭の整理の仕方」を知りたい方はコチラ。
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3.2：ルーティン化された作業を「テンプレ化」する
ボクたちの大半の仕事は「ルーティン化された作業」がほとんどです。
主に「案内文や振り込み先を知らせるメールの配信」「棚卸しや商品の陳列」「日報や報告書の作成」など『付加価値の低い仕事』でありながら「かと言ってやらないわけにはいかない仕事」です。
そしてミスが最も発生しやすい仕事も、このルーティン化された作業の中にあります。
例えば「誤字によるお客様の名前の打ち間違い（※きくち：菊地・菊池など）」「口座番号・連絡先の数字・アルファベット等の打ち間違い」「お客様の名前や連絡先を聞き忘れるミス」など様々です。
そこで、これら毎回行うものをテンプレート化して『事前に作成しておくこと』がポイントです。
やるべきことをテンプレ化させることで、その日の気分や状況に左右されず、どんな状況であろうと、その通りに物事を進めて行くことで「100％同じ結果を出せること」にあります。
3.3：テンプレを作成しておくことでミスが激減する
例えば、顧客があなたの会社から商品やサービスを購入し、あなたが振り込み先の案内のメールを送る役割を担ったとしましょう。
その時は以下のような案内メールを送ることになるかと思います。
テンプレート例
○○様
お問い合わせありがとうございます
△△商事のカネです。
弊社の銀行口座はこちらになります。
【銀行名】◇◇銀行
【支店名】☆☆支店
【口座番号】123456789
もし、わからないことがありましたら、お手数ではございますが以下の連絡先までいつでもご連絡ください。
メールアドレス：○○gmail.com
携帯：○○〇-○○○〇-○○○○
ではよろしくお願いします。
△△商事：営業担当
カネさん。
どうでしょう？、この文章をお客様が購入される度に一から全て作り直しますか？。
毎回行う作業なのに、依頼される度に一から作り直していたら余りにも段取りが悪過ぎます。
それに毎回一から作成していたら「口座番号の間違い」「電話番号・メールアドレスの間違い」「お客様の名前の間違い」など、ミスが発生する可能性が増えていきます。
ですが、このように、文字のデータを、メモ帳やWordなんかに保存しておけば、後はコピペで貼り付けるだけなので、数字の打ち間違えや誤字が発生することはなく、その日の気分のムラに左右されることはありませんね。
4：「真面目だけどミスが多い人」を卒業する対策法とは？
仕事をテンプレ化しておくことで、格段にミスを減らすことが出来る他、その作業に掛かる時間を大幅に短縮することが可能になります。
そこで、項目ではどのように普段の仕事をテンプレ化させて行くのかについて詳しく解説していきます。
4.1：やるべきことの全容を把握せよ！
テンプレート化するためにまず『あなたの仕事の全容を分解していきましょう。』
分解していく方法として、仕事を「大分類」「中分類」「小分類」の3つに分けていきます。
仕事の分類
【大分類】あなたの配属されてる部署の仕事は何？
【中分類】あなたの担当している仕事は何？
【小分類】中分類を行うために必要なものは何？
例えば、あなたが「コールセンター」に配属されてる場合は、以下のように分類することが出来ます。
【大分類】「お客様の商品に対する反応や疑問を受け付け上層部に報告する。」
【中分類】「お客様からの商品に対する質問・クレームの対応」「上層部及び担当者への報告。」
【小分類】「相手の名前」「要件」「連絡先」「折り返しの有無・時間帯など」
このように仕事を分解していくことで自分のやるべきことを把握し、その仕事を遂行するために必要なものを確認していきましょう。
これがテンプレ作りの第一歩になります。
4.2：ルーティン化されてる部分を事前に作って短縮化する
仕事を分解し、やるべきことや必要なものが把握出来たら「小分類」の中から「毎回同じことを言ったり、書いたりしてルーティン化されてるもの」「いつもミスしている部分」を割り出していきましょう。
例えば上記のコールセンター業務での場合「相手の連絡先」や「折り返しの有無」「何時だったら連絡が付くのか？」など、聞き漏らしが多いと思います。
そこで、下記のようなテンプレを作ることで、そのミスを無くすことが可能になります。
①相手の氏名：「この度はお電話いただきありがとうございます」「お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか？。」
②用件：「本日はどのようなご用件でご連絡頂けましたでしょうか？。」
③用件に対する具体的な質問：「具体的にどのような不具合でしょうか？」「具体的にどの部分が不明でしょうか？。」
④折り返しの有無：「後ほど担当者から折り返し連絡致しますので、ご連絡先と都合の良い時間帯をお教え願えないでしょうか？。」
このように、ルーティン化されてるものを事前に作成しておくことで「あれ？次は何を聞けばいいんだっけ？」とか「他に聞き漏らししてないかな？」などイチイチ思い返す必要はありませんし、ミスも格段に減るはずです。
また「用件」に対して具体的に聞き出すことで、後ほど折り返し連絡する担当者がお客様に二度聞きすることなく、すぐに事態を把握することが出来るので、スムーズに問題解決に当たることが出来ます。
4.3：ミスの無い仕事作りの基本は「整理・整頓」から
いきなり仕事のテンプレを作成することが難しいと感じる方は、テンプレ作りに慣れるために『整理整頓』から取り組んでみるのがおススメです。
「幼稚園児かよ！」と思うかもしれませんが、整理整頓はテンプレートの基本中の基本であり、実はミスの発生する99％は整理整頓が出来ていないことと言っても過言ではありません。
ただの片付けの一環として考えず「人生を変えるきっかけ作り」と思って、一度ガッチリ詳細に置き場所を定めてみてください。
本だったら「ジャンル別」とか、書類だったら「請求書・提出書類・税金関係・案件用書類」や、小物だったら「ケア関係（耳かき・爪切り・毛抜き）携帯の周辺機器（充電器・コード）」など、詳細に置き場所を決めておきましょう。
大事なのは『そこを開けたら100％目的の物が見つかること』であり『探すという無駄な行為と時間を無くすこと』です。
「あれ？爪切りどこやったっけ？」と、10分も20分も探し回っていませんか？。
そういう方は騙されたと思って是非試してみてください。
特にボクのように、何でもかんでも適当に置きっぱなしにして、気が付いたら部屋が汚部屋になっている方ほど、効果を実感出来ます。
※思考の整理・整頓の仕組みを知りたい方はコチラ。
↓
まとめ
残念ながらあなたはこれ以上「気を引き締めることも」「緊張感を持つことも出来ません。」
なぜならとても真面目なあなたは既に充分『気を引き締めてますし』『緊張感を持って臨んでいるから』です。
それでもミスが起こるのは「ミスが起きやすい状況・環境の中で仕事しているから」であり、それを気持ち一つで解決するのは無理がありますし、リスクが高過ぎます。
具体的なミスの内容を炙り出し、「仕組み化」に取り組んでいくことで性格の有無によらず、ミスを無くし、仕事で高い成果を得ることが十分に可能になります。
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