【週末に送信する週報。何を書いたらいいかわからなくなって、いつのまにかお店の電気あ消えてる時、ありますよね。】
多分、世界一です。
こんばんは、接客アドバイザーの平山枝美です。
先日、とある方に
「異動したんで、遊びに来てください」
とお誘いいただきふらっと店舗にお邪魔したんですが。
そういう時、大抵お会いできないんですよねー。
なぜだか、そういう運に恵まれていないようで、だいたいすれ違いになります。
今度おみせにお誘いくださる方とは、日程を決めていこうと思いました。
とほほ。
さてはて。
当然のことを言いますが、今日は月曜日です。
そして、昨日は日曜日。
日曜日といえば、私が在籍していた企業では週報を提出する日、と決まっていました。
一週間の売上を（本部では集計しているくせに、なんでだろう、と思いながらも）記入し、その週の中でどんな商品がどんなお客さまに売れたかを説明し、一週間にどんな事が起こったかをとにかく本部へ伝えるための用紙だったのです。
この用紙、呼び方は違えどさまざまな企業に似たようなものがあるのではないでしょうか。
そして、意外とこの用紙って何を書くかがよくわからなくて時間がかかるものだったりします。
これを、すこしでもスムーズに書ける様になるコツを、今日はお伝えします。
タイトルに添って最初に結論を申し上げると、
週報の自由欄（特記事項、とかその他、とか、とにかく何か書いて、っていう欄）には
一週間、とにかく貯めてきた愚痴の結論を書きます。
例えば
今週の反省は、◯◯がおもうように売れなかったことです。
とか
数字が作れなかった（作れたのは）◯◯が原因です。
というふうに、なんで売上が伸びなかったのか、自分のことは棚に挙げてとりあ愚痴を書きます。
自店でも、スタッフの接客がうまく行かなかったこととか、陳列の読みが外れたこととかたくさんあると思うのですが、それは隅に置いておいて、完全に「人のせい」にします。（とりあえず後から詳しくお話しますね）
最初の一行目を書いたら、以下のことに注意します。
まず１つは、書く前に週報を書く人の顔をイメージすること。
個人的に思うのは、普段本部や上司に言えないことを伝えるのに、週報というものは絶好に良い機会だと思っています。
（もちろん、言いたいことは直接上司に伝えたほうが良いに決まっていますが、よほど重要なことではないかぎり商品のことなどは書類でいい、ということもあります）
なので、その上司に語りかけるつもりで書く。
たくさん入ってきたスカート、サイズが小さすぎて売れません。なんでかっていうと、このスカート、ご年配の方しか試着しないのに、サイズが若い人向けになってる。
こういうデザインを作る時は、ウエストがもう少し大きいほうが良いと思います
みたいな感じで。
こうしたらもっと売れたと思うのに、なんでこんな風に作っちゃったんだよ！っていうことを投げかけておきます。
書きやすくするコツ、②。
うまく書こうと思わない。
報告書って、誰が読んでいるのか、いまいちわかりません。
なので、すこしでも賢そうに書きたい、こんな変な文を書いて馬鹿だなって思われたくない、とかいろんなことを考えてしまいます。
大丈夫、読み手はそんなに気にしていません。
それよりも、自分が伝えたいことが伝わっているかどうかが大切です。
他のショップはこんなフェアをやっている。
他のショップにうちと似たような商品がある。そちらはうちよりも２０００円安いが
どうやって打ち出したらよいかわからない。他の店舗でやってていい策があったら教えてほしい。
というように、上司に何をしてほしいか伝わる内容であれば大丈夫です。
書いているうちに、だんだんと文章もうまくなります。
書きやすくするコツ③。
言いたいこと（愚痴）があったら、必ずメモする。
愚痴といっても何でもかんでも書いても良いわけではありませんが、
「こうしたらもっと売れると思うのに」というアイデアは伝えるにこしたことはないので、
メモしておきます。
その時、頭にきたことも、メモしておくと週報を書く時になって
「これは言い過ぎだな」
「これは言い方をかえて伝えたほうがいいな」
など、書き方を変えられるようになります。
突発的に思ったものでも、たしかに売上をあげるためには
不可欠な内容だったりするので、
思いついたことというのは、大事であることが多いのです。
というわけで、いろいろ書きましたが。
週報を書く時の第一声は
今週の反省は◯◯です。
と最初に、結論から書きます。
このように書くとつっけんどんだとか冷たいように思いますが、どうせ本部の知らない人が読むのです。わかりやすさが先決です。
つぎに、その理由を書くわけですが
書く時にいろいろ考えすぎないこと。どうせ、誰だってうまい文章なんて書けないですし、
読む側だって文章の専門家ではありません。
もし注意されたらその時考えましょう。
そして、最後にネタですが、売場にいた時の愚痴はだいたい忘れてしまうので
覚えておくようにメモしておきましょう。
小さい愚痴こそが大きな売上に繋がります。
冒頭にも書きましたが、愚痴は書くよりも直接会話で伝えたほうが効果があります。
しかし、書くことできっかけになることもあります。
また、書くことで自身がついて、会話にステップアップできることもあります。
つまり、伝えなければ始まらないのです。
週報は、店から本部への唯一の渡し船。
どうせ読んでないんだろうな、ではなく、思ったことがあればどんどん伝えて良い場なのです。
結論を今回売上がとれなかったのは◯◯のせいだ
という、すぱっとわかりやすく言い切って、そこから、売場でおこった出来事を並べていけばわかりやすくなるのではないかと思います。
その他、読みてに寄り添って相手が読みたくなるテクなどいろいろありますが、それはまた今度。
というわけで
今日はここまで。
今日もみなさん、おつかれさまでした(*´ω｀*）
また今度～！！
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