タスクを管理すると言うと漠然とやらないといけないことをリスト化し、スケジュールとステータスを管理するぐらいとしか考えてなかったりしますが、このやり方一つで結構仕事のやり方と言うものも変わってくるもんだなと、最近感じるようになりました。
アジャイルは、アジャイルソフトウェア開発 から取ったものですが、小さな機能にわけてその小さな機能単位で開発を進めていくソフトウェア開発手法です。
タスク管理とは全く関係がないものですが、アジャイル開発の人同士の相互作用を重んじたり、変化に俊敏に対応できるというところはタスク管理をしていく中ではメリットとなりえる部分ではないかと思います。昔は、ゴールをイメージしてそこまでのあらゆるマイルストンを一つのタスクとして管理していたりしましたが、今そのタスクをもっと細かい単位で管理し、クリアしたら次のタスクにすぐ移るという反復を意識していたりします。
これにより、大きく3つの効果があるのかなと感じています。
・ やらないといけないことがはっきりわかる
・ 仕事をコントロールしやすくなる
・ 仕事が進んでる楽しさがわかる
基本的に私の場合、「私のタスク管理術 」に書いたようにGoogleデスクトップのタスク管理用ガジェットを入れて、そこに細かなタスクを追加して管理しています。
たとえ、「○○さんへメールの変身をする」という5分で終るような作業であっても追加するようにしています。
ツールは特に何でも良いのですが、細かなタスクが網羅的に記述でき、その優先度や関連性がわかりやすいものが良いかと思います。
やらないといけないことがはっきりわかる
タスク管理が苦手という人は、そもそもやらないといけないことが見えてなかったりもします。
漠然としたマイルストンを引いて、試行錯誤しながらタスクをこなしていくという人もいたりしますが、これではタスク自体に漏れがあったり、どれだけの時間がかかりそうなのかの読みがぶれてしまいます。
細かいタスクに落とし込んでみると、全体としてどれだけのことをやらないといけないのか、その見通しがつけやすくなります。
設計資料の作成にどれだけの時間がかかるのかを見積もるより、その中の一項目を書くのにどれだけの時間がかかりそうか見積もる方が時間のぶれは少なくて済みます。
また、その一部分の資料を書くために何の情報が必要で、それはどういった作業により出てくるものなのか、という細かいタスクに分けることでより正確な見積もりも出来るでしょう。
最初に網羅的にタスクをあげなくてはとあまり強く意識する必要もありません。
追加するタスクがあれば、都度追加していけばよいかと思います。
細かいタスク管理ゆえに後続のタスクへの影響はあまり大きくなくて済んだりするわけです。
どれだけの時間がかかりそうかの見通しを立てることは、精神的にも楽になったりします。
大きなタスクだと巨大な壁をよじ登ることのように感じられますが、細かく分けることで一歩ずつ進めば何とかなりそうだと言う気持ちにも変わってきます。
単にタスクの漏れをなくすことや時間の見積もりをすることだけでなく、仕事をやりやすい環境を作ることが出来る効果もあるのではないかと感じます。
仕事をコントロールしやすくなる
仕事と言うのはコントロールされるより、自分でコントロールしてやっていったほうが楽しいものです。
タスクを細かく管理していくことで、そのコントロールしやすい環境に持ち込めます。
例えば、資料を書くというタスクでも、まずは資料のページ構成や目次レベルを作ってみる、そしてそこでレビューを受けることで、レビューアの意見を早期に取り入れることができ、軌道修正が効きやすくなります。
仕事は何らかの作業が発生したらゴールまでキャッチボールを続けるようなもので、常にどちらかの確認を取りながら最終合意へ向かっていきます。
タスクを終らせると言うことは、一方にそのボールを投げた状態にもなり、別の作業に移ることが可能になります。
タスクの粒度を荒く設定しているとなかなかボールを投げることが出来なくなるわけです。
そして、手戻りが発生したときの影響度も大きくなったりします。
基本的には、タスクの管理方法は
1. タスクを洗い出す
2. タスクを実行する
3. タスクのステータスを管理（実行中、完了などのステータス確認や報告など）する
の3点だけで済みます。
このステップを繰り返すことで、良い流れを作り出すことができるのではと感じます。
仕事が進んでる楽しさがわかる
やはり前に進んでいる感覚と言うのは、前向きな考えにしてくれます。
大きなタスクだと後何をやらないといけないのか、本当にこの期間で終るのか、という気持ちにもなったりしますが、細かいタスクを1つ1つクリアしていくことで、自分が前に進んでいっている感覚を感じ取ることが出来ます。
反復するプロセスが上手く軌道に乗れば、それがいいスパイラルを生んでくれたりします。
仕事が管理されていると感じれば感じるほど後ろ向きな気持ちも生まれますし、やることの道筋がはっきりしている方が前に進みやすいでしょう。
単に言われたことをメモしてタスクをこなしていくのではなく、タスク管理のやり方一つで随分と仕事の感覚も違ってくるものです。
どうせやるものなら楽しく仕事はしたいもんですからね。