４．２．３ 文書管理
４．２．３ 文書管理
品質マネジメントシステムに必要な文書を管理しなければならない。
記録は文書であるが、４．２．４に従って管理しなければならない。
とあります。
様式でしたら『記入前のものは文書管理』し、
『記入済みの様式は記録として管理』するという事になります。
また、ａ）～ｇ）の活動に必要な管理を規定するために、
『文書化した手順の確立』が求められていますので、
ａ）～ｇ）の内容が、確実に出来るような手順を文書にします。
ａ）発行（使用）する文書は承認されたものを使いましょう、とあるので、責任者を決め、その人が承認したものを使いましょう。ほとんどの文書は管理責任者承認、マニュアルは社長が承認、という形になるでしょうか。（あくまで一例ですが。）
ｂ）文書を見直して、必要があったら更新、承認して使いましょう、とあるので、会社の人間から「使いづらい」とか「記入欄が小さい」とか言われたら直します。むしろ、そう言ってもらえないと、作った人が見直しても直す場所が見つかりにくいものです。
他にも社長のマネジメントレビューのアウトプットとして、様式変更を指示されたりした時も見直しの機会でしょうか。
ｃ）変更等を含めて、現在使っているものが適切な版です、という事を確実にしましょうということです。
よく番号を様式にふってリストで管理という事をしますが、様式名はダブることはあまりないので、様式名で管理して、不要な様式はどんどん捨ててしまえば、番号は不要です。
ｄ）必要な時に必要なところで適切な版が使える状態であるようにしましょう。ということなので、作った文書は社員が分かり易い場所に使っている版の文書だけ置けば良いと思います。
ｅ）読みやすく、容易に識別可能な状態である事、とありますので、パソコン（ワープロ等）で作成してファイリングし、背表紙にラベルが貼ってあれば良いと思います。
ｆ）組織が必要と判断した外部の文書（社内で作っていない文書）を明確にして、その配布が管理されている事を確実にする、とあります。
共通仕様書の適切な版や、地方公共団体等の工事要領、積算資料、支給された図面、などが挙げられると思います。ですので、これらを明確にして（分かり易いのはリスト）管理しましょうということです。
また、適切な版というのは、必ずしも新しいものではなく、自社にとって適切な版と言うことです。ただし顧客からの要求で、最新版に準拠して施工して下さいと言われたら最新版の準備が必要でしょう。
ｇ）廃棄文書（不要になった文書）が誤使用されないようにする、また、保持する場合は適切な識別をするとあります。
適切な識別とは、誤って使われる事が無いようにすることです。それが出来ていれば方法はどのような方法でも問題ありません。
品質マネジメントシステムに必要な文書を管理しなければならない。
記録は文書であるが、４．２．４に従って管理しなければならない。
とあります。
様式でしたら『記入前のものは文書管理』し、
『記入済みの様式は記録として管理』するという事になります。
また、ａ）～ｇ）の活動に必要な管理を規定するために、
『文書化した手順の確立』が求められていますので、
ａ）～ｇ）の内容が、確実に出来るような手順を文書にします。
ａ）発行（使用）する文書は承認されたものを使いましょう、とあるので、責任者を決め、その人が承認したものを使いましょう。ほとんどの文書は管理責任者承認、マニュアルは社長が承認、という形になるでしょうか。（あくまで一例ですが。）
ｂ）文書を見直して、必要があったら更新、承認して使いましょう、とあるので、会社の人間から「使いづらい」とか「記入欄が小さい」とか言われたら直します。むしろ、そう言ってもらえないと、作った人が見直しても直す場所が見つかりにくいものです。
他にも社長のマネジメントレビューのアウトプットとして、様式変更を指示されたりした時も見直しの機会でしょうか。
ｃ）変更等を含めて、現在使っているものが適切な版です、という事を確実にしましょうということです。
よく番号を様式にふってリストで管理という事をしますが、様式名はダブることはあまりないので、様式名で管理して、不要な様式はどんどん捨ててしまえば、番号は不要です。
ｄ）必要な時に必要なところで適切な版が使える状態であるようにしましょう。ということなので、作った文書は社員が分かり易い場所に使っている版の文書だけ置けば良いと思います。
ｅ）読みやすく、容易に識別可能な状態である事、とありますので、パソコン（ワープロ等）で作成してファイリングし、背表紙にラベルが貼ってあれば良いと思います。
ｆ）組織が必要と判断した外部の文書（社内で作っていない文書）を明確にして、その配布が管理されている事を確実にする、とあります。
共通仕様書の適切な版や、地方公共団体等の工事要領、積算資料、支給された図面、などが挙げられると思います。ですので、これらを明確にして（分かり易いのはリスト）管理しましょうということです。
また、適切な版というのは、必ずしも新しいものではなく、自社にとって適切な版と言うことです。ただし顧客からの要求で、最新版に準拠して施工して下さいと言われたら最新版の準備が必要でしょう。
ｇ）廃棄文書（不要になった文書）が誤使用されないようにする、また、保持する場合は適切な識別をするとあります。
適切な識別とは、誤って使われる事が無いようにすることです。それが出来ていれば方法はどのような方法でも問題ありません。
文書
ＩＳＯ要求事項における『文書』とは、
情報（意味のあるデータ）及びそれを保持する媒体の事
（紙、写真、電子媒体等）
つまり、管理運営がしっかりできれば、何でも良いわけです。
ただ、ウチの会社でもそうですが、
建設業にはアナログな方が多いので、紙が良いですね。
紙もキライな方は多いので、苦労は絶えませんが（笑）
情報（意味のあるデータ）及びそれを保持する媒体の事
（紙、写真、電子媒体等）
つまり、管理運営がしっかりできれば、何でも良いわけです。
ただ、ウチの会社でもそうですが、
建設業にはアナログな方が多いので、紙が良いですね。
紙もキライな方は多いので、苦労は絶えませんが（笑）
４．２．２ 品質マニュアル
組織はａ）～ｄ）項の内容を含むマニュアルを作成し、維持しなければならない、とあります。逆に言うとマニュアル自体は、ａ）～ｄ）項が入っていれば良いのです。実際には、なかなかそういうわけには行きませんけどね＾＾；
ａ）摘要範囲については、自社の業務が当てはまります。官民（官庁と民間）の電気設備工事の施工 など。適用除外については、何項がどうして適用除外なのか？を記載しなければなりません。
例えば設計に関して言えば、設計図書は顧客から受領する為、設計に該当する業務は無いので適用除外。という風になります。
この場合、設計図書に沿って作成した図面（施工図）は、顧客の要求事項を明確にした『文書』として扱えば良いと思います。
官庁の仕事が多い会社の方は該当する率が高いでしょうね＾＾
ｂ） ４．２．１ｃ）項の手順である、文書管理、記録の管理、内部監査、不適合製品の管理、是正処置、予防処置 の文書化された手順を記載しましょう、とあります。ただこれらは、マニュアルに載せなくても、マニュアルを参照して、手順がどこにあるかを分かるようにすればよい、と解釈出来ます。
ｃ） ４．１ｂ）をマニュアルに記載しましょう、という事です。フローを作ったのであれば、そのフロー図をマニュアルに掲載しましょう、という事です。
つまり、５ページくらいの品質マニュアルも出来るってことです（笑）実用性があるかどうかは別ですが。。。
また、文書が要求されている項目以外は、わざわざ文書にしなくても良いのです。例として『５ 経営者』の話になりますが、『マネジメントレビューの実施手順』を、わざわざ文書にする必要はありません。文書化要求されてませんから（笑）
ただし、運営管理がしっかり出来る事が大前提ですけどね。
ａ）摘要範囲については、自社の業務が当てはまります。官民（官庁と民間）の電気設備工事の施工 など。適用除外については、何項がどうして適用除外なのか？を記載しなければなりません。
例えば設計に関して言えば、設計図書は顧客から受領する為、設計に該当する業務は無いので適用除外。という風になります。
この場合、設計図書に沿って作成した図面（施工図）は、顧客の要求事項を明確にした『文書』として扱えば良いと思います。
官庁の仕事が多い会社の方は該当する率が高いでしょうね＾＾
ｂ） ４．２．１ｃ）項の手順である、文書管理、記録の管理、内部監査、不適合製品の管理、是正処置、予防処置 の文書化された手順を記載しましょう、とあります。ただこれらは、マニュアルに載せなくても、マニュアルを参照して、手順がどこにあるかを分かるようにすればよい、と解釈出来ます。
ｃ） ４．１ｂ）をマニュアルに記載しましょう、という事です。フローを作ったのであれば、そのフロー図をマニュアルに掲載しましょう、という事です。
つまり、５ページくらいの品質マニュアルも出来るってことです（笑）実用性があるかどうかは別ですが。。。
また、文書が要求されている項目以外は、わざわざ文書にしなくても良いのです。例として『５ 経営者』の話になりますが、『マネジメントレビューの実施手順』を、わざわざ文書にする必要はありません。文書化要求されてませんから（笑）
ただし、運営管理がしっかり出来る事が大前提ですけどね。