翻訳で食べていく方法★プロの翻訳者養成所
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【今さら聞けない】エクセルで作成した請求書をPDFにする方法(フリー翻訳者の請求書作成方法)

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昨日は

請求書に記入しなければならない

必須項目についてお話しました

 

フリーランスの翻訳者になると

請求書を書かなければならないことが

増えると思います

 

翻訳会社の様式を使う人もいると思いますが

特に

個人で仕事を取ってきたりする場合は

請求書も自分の様式で作らなければなりません

 

そんなときに

どういう項目を書く必要があるかについて

説明しました

 

よろしければ

昨日の記事も

こちらからお読みください

 

フリーランスの翻訳者が請求書に記載する必須項目とは? | 翻訳で食べていく方法★プロの翻訳者養成所 (ameblo.jp)

 

 

 

実際に請求書をどうやって自作するか、と言うと…

 

私の場合は

当初からエクセルで作成しています

 

出所:請求書エクセルテンプレート(無料)_ヨコ型_繰越金額_値引き_005 (the-board.jp)

 

これは

「ビジネステンプレート」からお借りした

サンプルですが

私のも

ほぼこんな感じです

 

エクセルで作成するメリットは

 

・翻訳した仕事の項目が複数あるときにでも合計が簡単

・消費税の計算や合計の数式を入力しておけば、実際の請求書の作成が楽

・項目名などが長くなったりしたときにもセルで調整しやすい

・セルや行別に色を変えて分かりやすくしやすい

 

といったところでしょうか

 

ちなみに

見積書も同じ要領で作っています

 

請求書は発行した順番に

請求書番号を付けて管理しています

 

通し番号にしますが

最初の4桁は「年」にしています

 

請求書_20220005.xlsx

 

といった感じ

 

通し番号にしてくと

請求と入出金の一元管理がしやすくなります

 

通し番号にする目的はもう1つあり

それは

必ずしも印刷をして郵送するとは

限らないからです

 

その年に

何通の請求書を発行したかを

通し番号で管理すると

入金チェックの漏れもなくなります

 

通し番号にしておかないと

請求書を発行していない案件や

メールだけで郵送してしまったものなど

入金チェックで漏れてしまう恐れもあるからです

 

ハチハチハチ

 

請求書は

このようにして発行しますが

その後、

クライアント(発注者)に対して送付する方法は

いろいろあります

 

①紙に印刷して郵送

 

これは

オーソドックスな方法ですね

 

最近では

ほとんどなくなり

私の場合は

1年に2~3回ほどにまで

減りました

 

②メール添付で送る

 

請求書を客先に送る場合

これが一番多いかもしれません

 

そのとき

印鑑が必要になる場合は

一旦、紙に印刷をして

ハンコを押して

それをスキャンしてPDFで保存をします

 

そのPDFをメール添付して送付する

という流れです

 

署名する場合も同じです

 

海外の翻訳会社の場合は

印鑑ではなく署名が求められます

 

PDFの電子署名や電子署名を利用することもできますね

 

でも

私はやったことがありません

 

最近は

印鑑を求めない企業も増えてきた気がします

 

エクセルをPDFにする方法

簡単です

 

エクセルで作成したファイルを保存するときに

 

ファイル>名前を付けて保存

 

 

このとき

ファイル名(N) を入力し

その下の

ファイルの種類(T) から「PDF」を選んで

保存します

 

これで

PDF形式で保存されます

 

実際にPDFリーダーでファイルを開いて

レイアウトなど

崩れていないかを確認すればOKです

 

あとは

メール添付して送れます

 

 

③翻訳会社のシステムに請求書を発行して送信する

 

今、私が取引をしている翻訳会社は

これが主流だと思います

 

案件毎にPO(発注書)が発行され

それを受理(accept)して

それを

ある程度の件数だけまとめて

請求システムに取り込みます

 

そうすると

ボタン一つで

受理したPOの分の請求額が

1つの請求書にまとめられ

あとは

金額を確認して

間違いがなければ「送信」する

 

これで

請求が終わるという感じです

 

かたつむりかたつむりかたつむり

 

最近

主流になりつつあるのは

POの受理と納品のシステムが1つになっていて

納品をすると自動的に請求システムに送られて

月ごとに自動的に請求書が作成され

放っておくだけで毎月入金される

というシステムを採用している翻訳会社もあります

 

これは

本当に楽です

 

今まで請求漏れはなかったですが

それでも

念の為に

請求もれや金額に間違いがないか

月末には1件1件確認するようにしています

 

また

以上のように請求パターンがいろいろとあると

請求プロセスに乗りそびれる

つまり

請求しそびれる案件も出てくるので

請求方法にかかわらず

自分の行った仕事を一元管理する表を

私の場合は作成して

一元管理しています

 

実際に

プロジェクトマネージャーが

「後からPOを発行するね」

と言っていたのに

発行するのを忘れていたり…

 

特急料金の上乗せ交渉をしたのに

実際のPOでは上乗せされていなかったり

ということがありました

 

そういう手違いがないように

請求の前に

しっかりと管理しておくことが

とても大事になります

 

ましてや

取引先が増えてくると

確認作業がとても煩雑になります

 

ですので

翻訳会社任せにするのではなく

自分の手元でもしっかり管理しておくと

よいと思います

 

このように一元管理をしておくと

確定申告のときにも

作業が楽になります

 

フリーランス翻訳者は

翻訳だけではなく

事務管理作業もなかなか大変ですが

「フリー」やるからには

その辺は自己責任になるということですね

 

会社に所属していたときには

会社に持っていかれる分があったと思いますが

フリーになると

それがなくなります

 

しかし

このような事務作業の手間賃と思えば

決して「お得」だとは思えない手間賃です

 

しっかりと

その辺も考えて

翻訳料の設定をしていかないといけない

ということですね

 

以上、参考になりましたでしょうか?

 

何かご質問などがありましたら

コメントなどでお寄せください

 

今日も最後までお読みくださり

ありがとうございました

 

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フリーランスの翻訳者が請求書に記載する必須項目とは?

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フリーランスの仕事をしていると

「請求」というプロセスが欠かせない

ということは

以前にも話しました

 

その時の記事はこちら↓

 

翻訳者にはどのようにお金が入ってくるのか? 翻訳者の請求の流れ3タイプ | 翻訳で食べていく方法★プロの翻訳者養成所 (ameblo.jp)

 

 

このほかにも

請求については

何度か取り上げていますので

過去の記事も参考にしていただければと思います

 

このブログの読者のみなさんにも

フリーランスの方がたくさんいらっしゃると思います

 

みなさんは

請求書を書いたことありますか?

 

恐らく

ほとんどの人が

請求書を書いた経験が

おありのことと思います

 

しかし

翻訳者の場合は

翻訳会社から仕事をもらっていると

会社によっては

1月分まとめて

自動的に振り込んでくれるところも

少なからずあります

 

そんなところと仕事をしている方や

一社専属などという方は

もしかしたら

請求書を書かなくてもいいかもしれません

 

しかし

基本的には

フリーランスをしていると

請求書を書かない限り

お金は入ってきません

 

ですから

これからフリーランスになろうという人は

請求のことも

よく分かってないといけません

 

ハチハチハチ

 

では

請求書って

どういう風に作成するのでしょうか?

 

専用のアプリやソフトが必要なの?

 

どういう項目を書いたらいいの?

 

文房具屋などで様式を買ってくるの?

 

いろいろ疑問があると思います

 

私も

フリーになりたてのころは

請求書をどうやって書いたらいいか

調べたものです

 

基本的に

請求先に指定された様式がない場合は

自分で好きなように作ってOKです

 

私は

独立したて当時から

ほとんど様式が変わっておらず

同じテンプレートを使っています

 

仕事の内容の拡充に伴い

項目を増やしたり

変更したものもあります

 

また

消費税も

私が独立したてのころは

請求していませんでしたが

(課税事業者でなかったので)

後に追加するようになりました

 

また

税率も途中から

10%に上がりましたので

修正しました

 

あと

事務所を移転したときに

事務所の住所を変えましたね

 

ただ

それ以外は

作成方法も様式も

変わっていません

 

変える必要もないのでww

 

ともかく

今の様式に落ち着いてから

もう長いこと使いまわしです

 

よく聞かれるのが

(自分も最初の頃、疑問でしたが)

何を記載しなければならないのか?

 

記載項目の要件ってあるの?

 

ということです

 

答えからいうと

特に法的に決められていることは

ありません

 

しかし

取引先とのトラブルなどがあったときに

証明をする目的などで

証拠として法的に成立させるためには

一定の記載事項が必要となります

 

ですので

必ず記載したほうが良い項目があります

 

まあ

ほとんどの場合は

取引先(翻訳会社)に尋ねれば

教えてくれます

 

私の場合も

翻訳会社指定の様式があったことがあり

それを参考にして

自分のも作成しました

 

かたつむりかたつむりかたつむり

 

ただ

参考までに

国税庁が定めている

請求書に必要な記載項目というものがあります

 

これは

「消費税の仕入税額控除を受けるため」

です

 

とは言え

ほとんどの場合は

取引先から

「書いてくれ」

と指定される項目で

十分に控除を受ける対象となり請求書の要件を

満たすことができます

 

しかし

初めて請求書を書く人や

まだ駆け出しで仕事の案件数が多くない人などは

自分の請求書を作成する際の

参考になると思います

 

詳しくは

国税庁の「タックスアンサー」に

答えがありますので

こちらも参考にしてみてください

 

No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた|国税庁 (nta.go.jp)

 

 

いちおう

国税庁が指定する

請求書の記載項目をまとめておくと

こちらになります

 

・請求書作成者の氏名または名称

 

・取引先(請求書を受け取る業者)の氏名または名称

 

・取引年月日

 

・取引内容

 

・取引金額(税込)

 

この5つが必要とされています

 

個別の案件ごとに請求せず

まとめて請求する場合の方法も

説明されていますので

それぞれの取引形態に応じて

請求書を調整する必要がありますね

 

私の場合は

見積書とデザインを統一させているため

上の項目に加えて…

 

・単価

 

・仕事の種別(翻訳、校正、調査、通訳など)

 

・工数見積もり(納期までの日数)

※これは見積書だけ

 

・その他のルール、特記事項(業務範囲、単語数の計算方法など)

※これも見積書だけ

 

・請求金額の内訳(項目別)

 

・消費税額

 

 

これらを追記しています

 

また

請求書には

 

・振込先(銀行口座、PayPal口座など)

 

も記載しています

 

宝石緑宝石緑宝石緑

 

人によっては

支払期限を記入する人いるでしょう

 

むしろ

記入する人の方が多いかもしれません

 

私も

翻訳の仕事を

逆に外注することがありますが

そのときに

翻訳会社からの請求書には

支払期限が必ず書いてあります

 

私の場合は

書きません

 

その理由はおもに次の3つ

 

・取引先の決済スケジュールがあるので、それに合わせて支払っていただく

 

・支払い期限を書かない方が、早く支払ってもらえがち

 

・支払わない取引先はまずないから

 

 

翻訳会社の場合は

基本的に

各会社の締め日が決まっていて

それから●●日後に振込

といった具合に

予め決まっていることが多いです

 

ですので

請求書に支払期限は書きません

 

定期的に仕事をもらっていなくて

その都度払ってもらうような翻訳会社や

一般の企業などから単発の仕事をもらう場合

支払期限があったほうが

安心かもしれませんが…

 

それでも

一般企業は

それぞれの企業の締め日や決済期限があり

経理の部署がきちんとやってくれます

 

あえて「支払期限」のようなものを書いて

プレッシャーを与えるようなことをしなくても

問題ないわけです

 

私は

個人のお客様からも

仕事をいただきます

 

すると

「いつまでも支払ってもらえないんじゃないかしら…」

と不安になるかもしれませんが

実は

今まで

そのようなお客様は

1人もいませんでした

 

個人のお客様は

本当に翻訳が必要な方たちばかりだからか

とにかく

支払いをきちんとしてくれます

 

「都合のよいときに、ゆっくりでいいですよ」

と言っても

納品して数日以内に

慌てて支払ってくれます

 

そこまでしなくてもいいのにニコニコ

 

でも

とてもありがたいです

 

それから

私が支払期限を書かない理由は

支払期限があると

その期限まで支払いされない

という可能性のほうが

高くなるからです

 

私自身がそうなのですが

「支払期限3週間後」

みたいにあると

その直前まで

無駄に延ばしてしまいます

 

でも

書いてないと

数日内には支払わないと…

と思ってしまうのです

 

みなさんは

そんなことありませんか?

 

ともかく

書かない場合は

一般企業は官公庁でも

わりとすぐに支払ってくれるのです

 

まあ

私の場合

何百社も取引先があるわけではないので

もしかしたら

支払期限を書かないと

ちゃんと支払ってもらえない

という

私の知らない事情が

あるのかもしれません

 

ただ

今まで

20年近く仕事をしてきて

一度も

支払いが遅かった取引先は

ありませんでした

 

仮にあっても

私の場合は

定期的に支払ってもらえる翻訳会社が

メインの取引先なので

1社、2社、

支払いが遅い企業があっても

大丈夫かなぁ

という感じです

 

Photo by FIN on Unsplash

 

 

ともかく

請求書には

特に決まった様式や記載事項は

ないのですが

支払いをスムーズにしてもらえるように

誤解のないよう

分かりやすい請求書を作成することが

ポイントです

 

また

数字の読み違えなどがないように

手書きではなく

やはり

タイピングをしたもののほうが

いいですね

 

あと

印鑑を押すのが習慣になっていると思いますが

これも

必須ではないようです

 

ただ

取引先の社内処理のために

印鑑が必要

という場合もありますので

取引先に

確認することはとても大事です

 

これは

見積書でも請求書でも同じです

 

以上

請求書に記載すべき項目について

まとめてみました

 

参考になれば幸いです

 

次回は

私の例で恐縮ですが

請求書を実際にどういう風に作成しているか

取引先の要件によって

請求書の作成手順に

いくつかの類型があるので

それをまとめてご紹介しようと思います

 

作成するアプリや

送付する方法、手順などです

 

よろしければ

そちらもお読みください

 

今日も最後までお読みくださり

ありがとうございました

 

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音読だけでは外国語はできるようにならない。音読の他にやるべき勉強法とは

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昨日の記事は

なにげに

「聞き流すだけでは英語のリスニングはできるようにならない」

ということを

言っていたのですが

お気づきになられたでしょうか?

 

ネイティブだったら

誰でも聞き取れるわけでは

ないのです

 

恐らく

日本語を考えてみれば

お分かりいただけるのではないでしょうか

 

たとえば

不明瞭な話し方をしている人の発話は

何度聞いても

書き取ることができない部分が

出てくると思います

 

たしかに

話す人の問題かもしれません

 

しかし

そもそも

発音や発声の問題は

誰でも抱えているものであり

それは

時と場合によるわけです

 

それでも

問題がある場合でも

聞き取れることがあります

 

恐らく

自分がネイティブの言語では

無意識のうちに聞き取れているのです

 

本当は

発話者はそのように明確に発音していないのに

 

聞き取れる理由は

昨日お話したとおりです

 

まだお読みでなければ

是非、ご一読くださると

ありがたいです

 

ネイティブにも聞き取れない英語を聞き取れるようになる【リスニングの対策・秘訣】 | 翻訳で食べていく方法★プロの翻訳者養成所 (ameblo.jp)

 

 

では

聞き流すだけでダメなのなら

聞き流す勉強法

つまり

リスニングの勉強法は

無駄なのでしょうか?

 

そんなことは

まったくありません

 

むしろ

それはそれで

必要なことです

 

ネイティブの音を知らないまま

自分の想像上の発音しか知らなければ

実際に聞いた音と

自分の知っている音が

一致しません

 

だから

理解できないですし

聞き取れません

 

一致しないのですから

 

その時に大事なポイントがあるのですが

何十種類もの発音(母音、子音)があり

その組み合わせとして

何万通りもあるわけで

その

あまたある発音の組み合わせの流れを

ただ聞き流すだけで習得しようというのは

とてもじゃないけど

無理があります

 

要するに

「聞くだけで覚える」

ということは

そのすべてのパターンを

何度も何度も聴くことで

頭のなかに叩きこまなければならないわけです

 

聞いたことのない音は

当然のことながら

認識できないわけですし

それを

脳の中で

反射的に認識できるようになるためには

1つの音でさえ

何度も何度も聞かなければなりません

 

この作業を

なんの知識もなしに

耳に入れることだけで習得するには

どれくらいの時間が必要だと思いますか?

 

3カ月でできる?

 

1年?

 

5年?

 

10年?

 

みなさんは

自分の母語の音を耳で習得するのに

何年かかりましたか?

 

これを考えれば

耳だけで習得することは

不可能でないにしても

相当の時間がかかると

想像できるのではないでしょうか

 

しかも

最初に覚えた言語は

まだ

他の言語が頭の中になく

まっさらな状態の脳に

1から入れていくわけです

 

それを

お母さんやご家族から

何度も何度も繰り返し聞いて…

 

これをして

やっとこさ

3年?5年で

聞き取れるようになっているわけです

 

それを

日常的に母語で生活しながら

外国語を耳から入れようとするわけですから

それはそれは

容易なことではありません

 

ハチハチハチ

 

しかし

魔法のような習得方法があるのです

 

それが

語学の教材です

 

(笑)

 

はい

当たり前のことを言っています

 

語学を1から体系的に網羅している教材であれば

みなさんもご存じかもしれませんが

必ず

発音の章があります

 

発音の章では

1つ1つの音を

丁寧に教えてくれます

 

そして

組み合わせたときに

どのような発音になるか

その言語での

特徴的な組み合わせ方や

発音のルールを

徹底的に解説してくれます

 

それを

「網羅的」に

まとめてやってくれるのです

 

そこが

自分で聞き流して習得するのとの

大きな違いです

 

体系的に

網羅的に

教えてくれるのです

 

もちろん

それを理解して

自分のものにするには

時間がかかります

 

それでも

それを勉強していれば

話したり読み書きしたりすることができる

すべてのことが

網羅されているのです

 

聞き流しの独学では

そうはいきません

 

それを聞くだけで

すべてが網羅されているか

それすらわからないわけです

 

同じ教材を

1000回聞いても

そこで網羅されていない

発音の組み合わせや

文法事項が

あったりするわけです

 

ですから

それだけやっていても

網羅できないわけです

 

ですから

できるようにはならない

 

教材で取り上げられていることは

理解できるようになるかもしれないけど

実践的には

知らないことがたくさん残ってしまうわけです

 

そういう点で

体系的に網羅されている「教材」って

スゴイわけです

 

書店に売っている体系的な教材や

学校で使用される教材は

これが出来ています

 

もっとも

最近では

売上のことが先に来ていて

まったく網羅されていない

「わかりやすい」語学書が

書店の目立つ棚のほとんどを

占領しているようですが

 

それでは

1冊すべてを

何百回やろうとも

できるようにはなりません

 

やはり

網羅的な教材が

欠かせません

 

網羅的な教材を教えてくれる人は

あまりいないような気がします

 

大学をはじめ

語学学校では

実は

そういった教材についても

教えてくれるのです

 

そこは

頼もしいところです

 

すべて網羅している教材を紹介してくれたり

レベル別に段階的に別冊になっている教材などを紹介してくれたり…

 

どういう教材をすれば

すべてを網羅できるかを知ることは

とても大事です

 

かたつむりかたつむりかたつむり

 

別に

YouTubeで語学を教えてくれている人たちのことを

批判するわけではありませんが…

 

最近のYouTubeブームみたいなのに乗って

多くの人が(ネイティブも含め)

動画で語学を教えてくれています

 

私自身も

ハンガリー語や中国語など

YouTube動画を漁って

拝聴して楽しんでいます

 

しかし

動画を探すときにいつも困るのは

楽しい動画や

分かりやすい動画は

たくさんあり

再生回数もすごく伸びているのですが

なかなか

網羅的に

あるいは

体系的に勉強できる動画が

見当たらないのです

 

中には

Twitterやブログなどで

称賛されている

語学系動画クリエーターの方も

いらっしゃるようですが

いずれも

その言語をできるようになるための教材としては

ちょっと不足しているのです

 

端的にいえば

すべての動画が

その言語の一部を切り取ったものであり

結局、

それを見ても

できるようにはならない

ということです

 

リスニングのコツなどを教えてくれている動画も

見ますが

その

特定の発音については

納得の解説で

目から鱗おねがい

みたいになりますが

じゃあ

実践で活かせるかというと

あまりにも「網羅」されていないために

あまり役に立たない

 

結局

リスニングができるようには

あまりならない

というわけです

 

テスト対策には

いいかもしれません

 

テストに出る問題は

限られていますからね

 

しかし

実践向きではない

ということを

覚えておいたほうがいいかもしれません

 

結局、

今のところ

私の知る限りでは

外国語を習得する方法としての

網羅的な教材は

書店で販売している書籍しか

ないような気がします

 

その補助教材として

動画は使えますが

 

動画だけでは

なかなか難しい…

 

可能かもしれませんが

恐らく

15年とか20年とか

かかるでしょうね

 

それよりも

体系的に解説してある

教材を読んでしまったほうが

あっという間にマスターできます

 

あっという間といっても

年単位ですけれども

 

宝石緑宝石緑宝石緑

 

このことは

私が今やっている

中国語の勉強で

あらためて実感していることです

 

私は

去年の7月半ばに

YouTubeの動画で

音読をしながら

勉強を始めました

 

確かに

その動画を繰り返し見ていると

発音の仕方がつかめてきたり

意味が徐々にわかってきたり

それだけでも

かなり進捗がありました

 

しかし

その動画で言っていることは

分かるようになってきたのですが

もっと知らないことを知りたい

と思うようになり

今年の4月から

NHKラジオの「まいにち中国語」

という番組を聞き始めました

 

8カ月、毎日20分音読した結果、笑いが止まらないほど中国語が分かるようになった | 翻訳で食べていく方法★プロの翻訳者養成所 (ameblo.jp)

 

 

 

番組では

最初の数週間で

中国語の発音のすべてを

網羅的に解説してくれたのですが

それまで

9カ月くらいかけて

じわじわと習得してきた発音のことが

一気に分かるようになり

しかも

自分では気づかなかった

発音のコツも教えてくれ

一気に発音を上手にすることが

できるようになったのです

 

9カ月かけてやってきたことが

ほんの数週間でできるようなったのです

 

これが

網羅的(体系的)な教材の

本当の力です

 

やはり

研究された教材って

スゴイなぁと

思いました

 

しかし

それまで9カ月間やってきた

音読のトレーニングは

まったく無駄だったとは

思いません

 

むしろ

それによって

すでにあった知識や

口が滑らかに動くようになっていたことから

NHKで習った内容の

頭の中への入り方も

かなりスムーズだったと思います

 

毎日放送を聞きながら

「あれはこういうことだったのか!」

と、

納得の連続です

 

以上を踏まえると

やはり

音読をすることもとても大事である

しかも

体系的に

発音や文法を勉強するということも

とても大事であることが

分かります

 

特に

後者は

たとえば

ダイエットで言えば

正しい栄養や運動の知識を頭に入れること

 

そして

前者は

それを元に

運動や食事を実践するうこと

 

知識がなければ

正しいダイエットができず

体を壊してしまったり

逆効果になってしまったりする

おそれがあります

 

そして

知識だけで実践しなければ…

 

当然のことながら

体が痩せることはありません

 

音読と体系的な勉強の

両方が必要となるのは

このように

ダイエットのことを考えてみれば

直感的に理解していただけるかもしれません

 

筋トレもそうですね

 

正しい知識なく

闇雲に筋トレをしていれば

関節や筋肉を傷めたり

ケガをしたり

 

場合によっては

やってもほとんど筋肉が付かないといったことが

起こります

 

正しい知識は

効率的に

負荷を最小限に抑えて筋肉をつけるのにも

役立ちます

 

そして

知識だけあっても

ダメですよね

 

超絶効果があり

効率的に筋肉がつく

素晴らしい知識をいくら持っても

実際に筋トレをしなければ

貧弱な体のままです

 

 

Photo by Victor Freitas on Unsplash

 

 

語学にも

これが当てはまるということを

去年からの音読と

今年からの網羅的な学習で

身に染みて実感しました

 

そして

意味や発音が

理屈で理解できていると

リスニングもできるようになるのです

 

これは不思議な感覚ですが

今年の4月からは

大いに実感しています

 

皆さんも是非

リスニングを強化したり

語学をマスターしたければ

動画などで

分かりやすい教材を見るだけでなく

網羅的・体型的な教材も

しっかりと勉強してください

 

そして

音読(トレーニング・実践)も

お忘れなく

 

頭だけで理解できても

外国語はできるようになりませんから

 

私もますます

中国語をがんばっていきたいと思います

 

一緒にがんばりましょう!

 

最後までお読みくださり

ありがとうございました

 

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翻訳者や通訳者だけでなく
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