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【今さら聞けない】エクセルで作成した請求書をPDFにする方法（フリー翻訳者の請求書作成方法）
昨日は
請求書に記入しなければならない
必須項目についてお話しました
フリーランスの翻訳者になると
請求書を書かなければならないことが
増えると思います
翻訳会社の様式を使う人もいると思いますが
特に
個人で仕事を取ってきたりする場合は
請求書も自分の様式で作らなければなりません
そんなときに
どういう項目を書く必要があるかについて
説明しました
よろしければ
昨日の記事も
こちらからお読みください
フリーランスの翻訳者が請求書に記載する必須項目とは？ | 翻訳で食べていく方法★プロの翻訳者養成所 (ameblo.jp)
で
実際に請求書をどうやって自作するか、と言うと…
私の場合は
当初からエクセルで作成しています
出所：請求書エクセルテンプレート(無料)_ヨコ型_繰越金額_値引き_005 (the-board.jp)
これは
「ビジネステンプレート」からお借りした
サンプルですが
私のも
ほぼこんな感じです
エクセルで作成するメリットは
・翻訳した仕事の項目が複数あるときにでも合計が簡単
・消費税の計算や合計の数式を入力しておけば、実際の請求書の作成が楽
・項目名などが長くなったりしたときにもセルで調整しやすい
・セルや行別に色を変えて分かりやすくしやすい
といったところでしょうか
ちなみに
見積書も同じ要領で作っています
請求書は発行した順番に
請求書番号を付けて管理しています
通し番号にしますが
最初の4桁は「年」にしています
請求書_20220005.xlsx
といった感じ
通し番号にしてくと
請求と入出金の一元管理がしやすくなります
通し番号にする目的はもう1つあり
それは
必ずしも印刷をして郵送するとは
限らないからです
その年に
何通の請求書を発行したかを
通し番号で管理すると
入金チェックの漏れもなくなります
通し番号にしておかないと
請求書を発行していない案件や
メールだけで郵送してしまったものなど
入金チェックで漏れてしまう恐れもあるからです
請求書は
このようにして発行しますが
その後、
クライアント（発注者）に対して送付する方法は
いろいろあります
①紙に印刷して郵送
これは
オーソドックスな方法ですね
最近では
ほとんどなくなり
私の場合は
1年に２～3回ほどにまで
減りました
②メール添付で送る
請求書を客先に送る場合
これが一番多いかもしれません
そのとき
印鑑が必要になる場合は
一旦、紙に印刷をして
ハンコを押して
それをスキャンしてPDFで保存をします
そのPDFをメール添付して送付する
という流れです
署名する場合も同じです
海外の翻訳会社の場合は
印鑑ではなく署名が求められます
PDFの電子署名や電子署名を利用することもできますね
でも
私はやったことがありません
最近は
印鑑を求めない企業も増えてきた気がします
エクセルをPDFにする方法は
簡単です
エクセルで作成したファイルを保存するときに
ファイル＞名前を付けて保存
このとき
ファイル名(N) を入力し
その下の
ファイルの種類(T) から「PDF」を選んで
保存します
これで
PDF形式で保存されます
実際にPDFリーダーでファイルを開いて
レイアウトなど
崩れていないかを確認すればOKです
あとは
メール添付して送れます
③翻訳会社のシステムに請求書を発行して送信する
今、私が取引をしている翻訳会社は
これが主流だと思います
案件毎にPO（発注書）が発行され
それを受理（accept）して
それを
ある程度の件数だけまとめて
請求システムに取り込みます
そうすると
ボタン一つで
受理したPOの分の請求額が
1つの請求書にまとめられ
あとは
金額を確認して
間違いがなければ「送信」する
これで
請求が終わるという感じです
最近
主流になりつつあるのは
POの受理と納品のシステムが1つになっていて
納品をすると自動的に請求システムに送られて
月ごとに自動的に請求書が作成され
放っておくだけで毎月入金される
というシステムを採用している翻訳会社もあります
これは
本当に楽です
今まで請求漏れはなかったですが
それでも
念の為に
請求もれや金額に間違いがないか
月末には1件1件確認するようにしています
また
以上のように請求パターンがいろいろとあると
請求プロセスに乗りそびれる
つまり
請求しそびれる案件も出てくるので
請求方法にかかわらず
自分の行った仕事を一元管理する表を
私の場合は作成して
一元管理しています
実際に
プロジェクトマネージャーが
「後からPOを発行するね」
と言っていたのに
発行するのを忘れていたり…
特急料金の上乗せ交渉をしたのに
実際のPOでは上乗せされていなかったり
ということがありました
そういう手違いがないように
請求の前に
しっかりと管理しておくことが
とても大事になります
ましてや
取引先が増えてくると
確認作業がとても煩雑になります
ですので
翻訳会社任せにするのではなく
自分の手元でもしっかり管理しておくと
よいと思います
このように一元管理をしておくと
確定申告のときにも
作業が楽になります
フリーランス翻訳者は
翻訳だけではなく
事務管理作業もなかなか大変ですが
「フリー」やるからには
その辺は自己責任になるということですね
会社に所属していたときには
会社に持っていかれる分があったと思いますが
フリーになると
それがなくなります
しかし
このような事務作業の手間賃と思えば
決して「お得」だとは思えない手間賃です
しっかりと
その辺も考えて
翻訳料の設定をしていかないといけない
ということですね
以上、参考になりましたでしょうか？
何かご質問などがありましたら
コメントなどでお寄せください
今日も最後までお読みくださり
ありがとうございました
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T・コリン・キャンベル、ハワード・ジェイコブソン 著 鈴木晴恵 監修 丸山清志 翻訳
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フリーランスの翻訳者が請求書に記載する必須項目とは？
フリーランスの仕事をしていると
「請求」というプロセスが欠かせない
ということは
以前にも話しました
その時の記事はこちら↓
翻訳者にはどのようにお金が入ってくるのか？ 翻訳者の請求の流れ3タイプ | 翻訳で食べていく方法★プロの翻訳者養成所 (ameblo.jp)
このほかにも
請求については
何度か取り上げていますので
過去の記事も参考にしていただければと思います
このブログの読者のみなさんにも
フリーランスの方がたくさんいらっしゃると思います
みなさんは
請求書を書いたことありますか？
恐らく
ほとんどの人が
請求書を書いた経験が
おありのことと思います
しかし
翻訳者の場合は
翻訳会社から仕事をもらっていると
会社によっては
1月分まとめて
自動的に振り込んでくれるところも
少なからずあります
そんなところと仕事をしている方や
一社専属などという方は
もしかしたら
請求書を書かなくてもいいかもしれません
しかし
基本的には
フリーランスをしていると
請求書を書かない限り
お金は入ってきません
ですから
これからフリーランスになろうという人は
請求のことも
よく分かってないといけません
では
請求書って
どういう風に作成するのでしょうか？
専用のアプリやソフトが必要なの？
どういう項目を書いたらいいの？
文房具屋などで様式を買ってくるの？
いろいろ疑問があると思います
私も
フリーになりたてのころは
請求書をどうやって書いたらいいか
調べたものです
基本的に
請求先に指定された様式がない場合は
自分で好きなように作ってOKです
私は
独立したて当時から
ほとんど様式が変わっておらず
同じテンプレートを使っています
仕事の内容の拡充に伴い
項目を増やしたり
変更したものもあります
また
消費税も
私が独立したてのころは
請求していませんでしたが
（課税事業者でなかったので）
後に追加するようになりました
また
税率も途中から
10％に上がりましたので
修正しました
あと
事務所を移転したときに
事務所の住所を変えましたね
ただ
それ以外は
作成方法も様式も
変わっていません
変える必要もないのでww
ともかく
今の様式に落ち着いてから
もう長いこと使いまわしです
よく聞かれるのが
（自分も最初の頃、疑問でしたが）
何を記載しなければならないのか？
記載項目の要件ってあるの？
ということです
答えからいうと
特に法的に決められていることは
ありません
しかし
取引先とのトラブルなどがあったときに
証明をする目的などで
証拠として法的に成立させるためには
一定の記載事項が必要となります
ですので
必ず記載したほうが良い項目があります
まあ
ほとんどの場合は
取引先（翻訳会社）に尋ねれば
教えてくれます
私の場合も
翻訳会社指定の様式があったことがあり
それを参考にして
自分のも作成しました
ただ
参考までに
国税庁が定めている
請求書に必要な記載項目というものがあります
これは
「消費税の仕入税額控除を受けるため」
です
とは言え
ほとんどの場合は
取引先から
「書いてくれ」
と指定される項目で
十分に控除を受ける対象となり請求書の要件を
満たすことができます
しかし
初めて請求書を書く人や
まだ駆け出しで仕事の案件数が多くない人などは
自分の請求書を作成する際の
参考になると思います
詳しくは
国税庁の「タックスアンサー」に
答えがありますので
こちらも参考にしてみてください
No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた｜国税庁 (nta.go.jp)
いちおう
国税庁が指定する
請求書の記載項目をまとめておくと
こちらになります
・請求書作成者の氏名または名称
・取引先（請求書を受け取る業者）の氏名または名称
・取引年月日
・取引内容
・取引金額（税込）
この5つが必要とされています
個別の案件ごとに請求せず
まとめて請求する場合の方法も
説明されていますので
それぞれの取引形態に応じて
請求書を調整する必要がありますね
私の場合は
見積書とデザインを統一させているため
上の項目に加えて…
・単価
・仕事の種別（翻訳、校正、調査、通訳など）
・工数見積もり（納期までの日数）
※これは見積書だけ
・その他のルール、特記事項（業務範囲、単語数の計算方法など）
※これも見積書だけ
・請求金額の内訳（項目別）
・消費税額
これらを追記しています
また
請求書には
・振込先（銀行口座、PayPal口座など）
も記載しています
人によっては
支払期限を記入する人いるでしょう
むしろ
記入する人の方が多いかもしれません
私も
翻訳の仕事を
逆に外注することがありますが
そのときに
翻訳会社からの請求書には
支払期限が必ず書いてあります
私の場合は
書きません
その理由はおもに次の3つ
・取引先の決済スケジュールがあるので、それに合わせて支払っていただく
・支払い期限を書かない方が、早く支払ってもらえがち
・支払わない取引先はまずないから
翻訳会社の場合は
基本的に
各会社の締め日が決まっていて
それから●●日後に振込
といった具合に
予め決まっていることが多いです
ですので
請求書に支払期限は書きません
定期的に仕事をもらっていなくて
その都度払ってもらうような翻訳会社や
一般の企業などから単発の仕事をもらう場合
支払期限があったほうが
安心かもしれませんが…
それでも
一般企業は
それぞれの企業の締め日や決済期限があり
経理の部署がきちんとやってくれます
あえて「支払期限」のようなものを書いて
プレッシャーを与えるようなことをしなくても
問題ないわけです
私は
個人のお客様からも
仕事をいただきます
すると
「いつまでも支払ってもらえないんじゃないかしら…」
と不安になるかもしれませんが
実は
今まで
そのようなお客様は
1人もいませんでした
個人のお客様は
本当に翻訳が必要な方たちばかりだからか
とにかく
支払いをきちんとしてくれます
「都合のよいときに、ゆっくりでいいですよ」
と言っても
納品して数日以内に
慌てて支払ってくれます
そこまでしなくてもいいのに
でも
とてもありがたいです
それから
私が支払期限を書かない理由は
支払期限があると
その期限まで支払いされない
という可能性のほうが
高くなるからです
私自身がそうなのですが
「支払期限3週間後」
みたいにあると
その直前まで
無駄に延ばしてしまいます
でも
書いてないと
数日内には支払わないと…
と思ってしまうのです
みなさんは
そんなことありませんか？
ともかく
書かない場合は
一般企業は官公庁でも
わりとすぐに支払ってくれるのです
まあ
私の場合
何百社も取引先があるわけではないので
もしかしたら
支払期限を書かないと
ちゃんと支払ってもらえない
という
私の知らない事情が
あるのかもしれません
ただ
今まで
20年近く仕事をしてきて
一度も
支払いが遅かった取引先は
ありませんでした
仮にあっても
私の場合は
定期的に支払ってもらえる翻訳会社が
メインの取引先なので
1社、2社、
支払いが遅い企業があっても
大丈夫かなぁ
という感じです
ともかく
請求書には
特に決まった様式や記載事項は
ないのですが
支払いをスムーズにしてもらえるように
誤解のないよう
分かりやすい請求書を作成することが
ポイントです
また
数字の読み違えなどがないように
手書きではなく
やはり
タイピングをしたもののほうが
いいですね
あと
印鑑を押すのが習慣になっていると思いますが
これも
必須ではないようです
ただ
取引先の社内処理のために
印鑑が必要
という場合もありますので
取引先に
確認することはとても大事です
これは
見積書でも請求書でも同じです
以上
請求書に記載すべき項目について
まとめてみました
参考になれば幸いです
次回は
私の例で恐縮ですが
請求書を実際にどういう風に作成しているか
取引先の要件によって
請求書の作成手順に
いくつかの類型があるので
それをまとめてご紹介しようと思います
作成するアプリや
送付する方法、手順などです
よろしければ
そちらもお読みください
今日も最後までお読みくださり
ありがとうございました
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音読だけでは外国語はできるようにならない。音読の他にやるべき勉強法とは
昨日の記事は
なにげに
「聞き流すだけでは英語のリスニングはできるようにならない」
ということを
言っていたのですが
お気づきになられたでしょうか？
ネイティブだったら
誰でも聞き取れるわけでは
ないのです
恐らく
日本語を考えてみれば
お分かりいただけるのではないでしょうか
たとえば
不明瞭な話し方をしている人の発話は
何度聞いても
書き取ることができない部分が
出てくると思います
たしかに
話す人の問題かもしれません
しかし
そもそも
発音や発声の問題は
誰でも抱えているものであり
それは
時と場合によるわけです
それでも
問題がある場合でも
聞き取れることがあります
恐らく
自分がネイティブの言語では
無意識のうちに聞き取れているのです
本当は
発話者はそのように明確に発音していないのに
聞き取れる理由は
昨日お話したとおりです
まだお読みでなければ
是非、ご一読くださると
ありがたいです
ネイティブにも聞き取れない英語を聞き取れるようになる【リスニングの対策・秘訣】 | 翻訳で食べていく方法★プロの翻訳者養成所 (ameblo.jp)
では
聞き流すだけでダメなのなら
聞き流す勉強法
つまり
リスニングの勉強法は
無駄なのでしょうか？
そんなことは
まったくありません
むしろ
それはそれで
必要なことです
ネイティブの音を知らないまま
自分の想像上の発音しか知らなければ
実際に聞いた音と
自分の知っている音が
一致しません
だから
理解できないですし
聞き取れません
一致しないのですから
で
その時に大事なポイントがあるのですが
何十種類もの発音（母音、子音）があり
その組み合わせとして
何万通りもあるわけで
その
あまたある発音の組み合わせの流れを
ただ聞き流すだけで習得しようというのは
とてもじゃないけど
無理があります
要するに
「聞くだけで覚える」
ということは
そのすべてのパターンを
何度も何度も聴くことで
頭のなかに叩きこまなければならないわけです
聞いたことのない音は
当然のことながら
認識できないわけですし
それを
脳の中で
反射的に認識できるようになるためには
1つの音でさえ
何度も何度も聞かなければなりません
この作業を
なんの知識もなしに
耳に入れることだけで習得するには
どれくらいの時間が必要だと思いますか？
3カ月でできる？
1年？
5年？
10年？
みなさんは
自分の母語の音を耳で習得するのに
何年かかりましたか？
これを考えれば
耳だけで習得することは
不可能でないにしても
相当の時間がかかると
想像できるのではないでしょうか
しかも
最初に覚えた言語は
まだ
他の言語が頭の中になく
まっさらな状態の脳に
1から入れていくわけです
それを
お母さんやご家族から
何度も何度も繰り返し聞いて…
これをして
やっとこさ
3年？5年で
聞き取れるようになっているわけです
それを
日常的に母語で生活しながら
外国語を耳から入れようとするわけですから
それはそれは
容易なことではありません
しかし
魔法のような習得方法があるのです
それが
語学の教材です
(笑)
はい
当たり前のことを言っています
語学を1から体系的に網羅している教材であれば
みなさんもご存じかもしれませんが
必ず
発音の章があります
発音の章では
1つ1つの音を
丁寧に教えてくれます
そして
組み合わせたときに
どのような発音になるか
その言語での
特徴的な組み合わせ方や
発音のルールを
徹底的に解説してくれます
それを
「網羅的」に
まとめてやってくれるのです
そこが
自分で聞き流して習得するのとの
大きな違いです
体系的に
網羅的に
教えてくれるのです
もちろん
それを理解して
自分のものにするには
時間がかかります
それでも
それを勉強していれば
話したり読み書きしたりすることができる
すべてのことが
網羅されているのです
聞き流しの独学では
そうはいきません
それを聞くだけで
すべてが網羅されているか
それすらわからないわけです
同じ教材を
1000回聞いても
そこで網羅されていない
発音の組み合わせや
文法事項が
あったりするわけです
ですから
それだけやっていても
網羅できないわけです
ですから
できるようにはならない
教材で取り上げられていることは
理解できるようになるかもしれないけど
実践的には
知らないことがたくさん残ってしまうわけです
そういう点で
体系的に網羅されている「教材」って
スゴイわけです
書店に売っている体系的な教材や
学校で使用される教材は
これが出来ています
もっとも
最近では
売上のことが先に来ていて
まったく網羅されていない
「わかりやすい」語学書が
書店の目立つ棚のほとんどを
占領しているようですが
それでは
1冊すべてを
何百回やろうとも
できるようにはなりません
やはり
網羅的な教材が
欠かせません
網羅的な教材を教えてくれる人は
あまりいないような気がします
大学をはじめ
語学学校では
実は
そういった教材についても
教えてくれるのです
そこは
頼もしいところです
すべて網羅している教材を紹介してくれたり
レベル別に段階的に別冊になっている教材などを紹介してくれたり…
どういう教材をすれば
すべてを網羅できるかを知ることは
とても大事です
別に
YouTubeで語学を教えてくれている人たちのことを
批判するわけではありませんが…
最近のYouTubeブームみたいなのに乗って
多くの人が（ネイティブも含め）
動画で語学を教えてくれています
私自身も
ハンガリー語や中国語など
YouTube動画を漁って
拝聴して楽しんでいます
しかし
動画を探すときにいつも困るのは
楽しい動画や
分かりやすい動画は
たくさんあり
再生回数もすごく伸びているのですが
なかなか
網羅的に
あるいは
体系的に勉強できる動画が
見当たらないのです
中には
Twitterやブログなどで
称賛されている
語学系動画クリエーターの方も
いらっしゃるようですが
いずれも
その言語をできるようになるための教材としては
ちょっと不足しているのです
端的にいえば
すべての動画が
その言語の一部を切り取ったものであり
結局、
それを見ても
できるようにはならない
ということです
リスニングのコツなどを教えてくれている動画も
見ますが
その
特定の発音については
納得の解説で
目から鱗
みたいになりますが
じゃあ
実践で活かせるかというと
あまりにも「網羅」されていないために
あまり役に立たない
結局
リスニングができるようには
あまりならない
というわけです
テスト対策には
いいかもしれません
テストに出る問題は
限られていますからね
しかし
実践向きではない
ということを
覚えておいたほうがいいかもしれません
結局、
今のところ
私の知る限りでは
外国語を習得する方法としての
網羅的な教材は
書店で販売している書籍しか
ないような気がします
その補助教材として
動画は使えますが
動画だけでは
なかなか難しい…
可能かもしれませんが
恐らく
15年とか20年とか
かかるでしょうね
それよりも
体系的に解説してある
教材を読んでしまったほうが
あっという間にマスターできます
ま
あっという間といっても
年単位ですけれども
このことは
私が今やっている
中国語の勉強で
あらためて実感していることです
私は
去年の7月半ばに
YouTubeの動画で
音読をしながら
勉強を始めました
確かに
その動画を繰り返し見ていると
発音の仕方がつかめてきたり
意味が徐々にわかってきたり
それだけでも
かなり進捗がありました
しかし
その動画で言っていることは
分かるようになってきたのですが
もっと知らないことを知りたい
と思うようになり
今年の4月から
NHKラジオの「まいにち中国語」
という番組を聞き始めました
8カ月、毎日20分音読した結果、笑いが止まらないほど中国語が分かるようになった | 翻訳で食べていく方法★プロの翻訳者養成所 (ameblo.jp)
番組では
最初の数週間で
中国語の発音のすべてを
網羅的に解説してくれたのですが
それまで
9カ月くらいかけて
じわじわと習得してきた発音のことが
一気に分かるようになり
しかも
自分では気づかなかった
発音のコツも教えてくれ
一気に発音を上手にすることが
できるようになったのです
9カ月かけてやってきたことが
ほんの数週間でできるようなったのです
これが
網羅的（体系的）な教材の
本当の力です
やはり
研究された教材って
スゴイなぁと
思いました
しかし
それまで9カ月間やってきた
音読のトレーニングは
まったく無駄だったとは
思いません
むしろ
それによって
すでにあった知識や
口が滑らかに動くようになっていたことから
NHKで習った内容の
頭の中への入り方も
かなりスムーズだったと思います
毎日放送を聞きながら
「あれはこういうことだったのか！」
と、
納得の連続です
以上を踏まえると
やはり
音読をすることもとても大事である
しかも
体系的に
発音や文法を勉強するということも
とても大事であることが
分かります
特に
後者は
たとえば
ダイエットで言えば
正しい栄養や運動の知識を頭に入れること
そして
前者は
それを元に
運動や食事を実践するうこと
知識がなければ
正しいダイエットができず
体を壊してしまったり
逆効果になってしまったりする
おそれがあります
そして
知識だけで実践しなければ…
当然のことながら
体が痩せることはありません
音読と体系的な勉強の
両方が必要となるのは
このように
ダイエットのことを考えてみれば
直感的に理解していただけるかもしれません
筋トレもそうですね
正しい知識なく
闇雲に筋トレをしていれば
関節や筋肉を傷めたり
ケガをしたり
場合によっては
やってもほとんど筋肉が付かないといったことが
起こります
正しい知識は
効率的に
負荷を最小限に抑えて筋肉をつけるのにも
役立ちます
そして
知識だけあっても
ダメですよね
超絶効果があり
効率的に筋肉がつく
素晴らしい知識をいくら持っても
実際に筋トレをしなければ
貧弱な体のままです
Photo by Victor Freitas on Unsplash
語学にも
これが当てはまるということを
去年からの音読と
今年からの網羅的な学習で
身に染みて実感しました
そして
意味や発音が
理屈で理解できていると
リスニングもできるようになるのです
これは不思議な感覚ですが
今年の4月からは
大いに実感しています
皆さんも是非
リスニングを強化したり
語学をマスターしたければ
動画などで
分かりやすい教材を見るだけでなく
網羅的・体型的な教材も
しっかりと勉強してください
そして
音読（トレーニング・実践）も
お忘れなく
頭だけで理解できても
外国語はできるようになりませんから
私もますます
中国語をがんばっていきたいと思います
一緒にがんばりましょう！
最後までお読みくださり
ありがとうございました
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T・コリン・キャンベル、ハワード・ジェイコブソン 著 鈴木晴恵 監修 丸山清志 翻訳
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