人と組織を咲かせる人財育成コーチ吉田裕児のブログ -2ページ目

なぜ、部下に質問しても漠然とした答えしか返ってこないのか？

こんにちは。
人と組織を咲かせる人財育成コーチ
吉田裕児です。

9月も半ばですね。

雨が多いですが

季節は確実に秋へ
秋を感じると
心穏やかになります。

今週は、誰の花を咲かせまましょうか。

あるリーダーから、こんな相談をいただきました。

「親身になって質問しても、
漠然とした答えしか返ってきません。
どうしたら、こちらの意図した答えが返ってくるでしょうか」

聞いていることに答えてくれない。
もう少し具体的に話してほしい。

そんなもどかしさを感じることはありませんか。

実は、所長時代の私も同じような悩みを持っていました。
そして、思うような答えが返ってこないと、
「私の質問に答えていない！」
と部下を責めていました。

今思い返すと、胸が痛みます。

では、どうすればよかったのでしょうか。
今回も、情熱課長と吉田部長と一緒に考えてみましょう。

◆質問が、相手を責める言葉になっていないか

情熱課長
吉田部長、部下に質問しても、
漠然とした答えしか返ってこないんです。
こちらは仕事の状況を知りたいだけなのに、
「頑張っています」
「大丈夫だと思います」と言うばかりで…。

吉田部長
それでは、状況がわからず心配になるね。
そんなとき、情熱課長はどうしているかな。

情熱課長
「そういうことを聞いているんじゃない。
もっと具体的に答えてくれ」と言っています。

吉田部長
なるほど。その後、部下はどうなるかな。

情熱課長
「すみません」と言って、黙ってしまいます。
責めたいわけではないんですが…。

吉田部長
そうだね。ただ、部下には
「自分の答えは間違っていた」
「また何か言われるかもしれない」
と聞こえているかもしれない。

情熱課長
状況を確かめるつもりが、
答えにくくしていたのかもしれませんね。

吉田部長
私も以前、同じことをしていたんだ。
口に出さなくても、表情や声の調子で
「なぜ、こんなこともわからないんだ」
と部下に伝わっていたかもしれない。

まずは、自分がどんな様子で聞いているか、
振り返ってみよう。

◆「伝えた」と「伝わった」は同じではない

情熱課長
でも、何を聞きたいのかは、
部下にも伝わっていると思うんです。

吉田部長
そこは、一度確かめた方がよさそうだね。
例えば、「あの仕事、どうなっている？」と聞いたとき、
情熱課長は何を知りたいのかな。

情熱課長
どこまで終わっていて、
予定どおりに完了できるかどうかです。

吉田部長
そうだね。でも部下は、
「ちゃんと取り組んでいるか」を聞かれたと思って、
「頑張っています」と答えたのかもしれない。

情熱課長
なるほど。
私の中では具体的でも、
質問の言葉にはなっていなかったんですね。

吉田部長
そう。伝えたことが、
自分の思ったとおりに伝わっているとは限らない。

「今、どこまで終わっているかな」
と、一つずつ聞いてみたらどうだろう。

情熱課長
部下の答えだけでなく、
自分の質問も具体的にする必要があるんですね。

◆漠然とした答えも、会話の出発点になる

情熱課長
それでも「だいたい終わっています」と返ってきたら、
また「だいたいって、どのくらいだ！」と言ってしまいそうです。

吉田部長
ここでは、まず
相手の言葉を受け止めてみよう。

「そうか、だいたい終わっているんだね。
今、残っているのはどの作業かな？」
というように。

情熱課長
「だいたいではわからない」と返すより、
部下も話しやすそうですね。

吉田部長
そうだね。例えば、部下が
「資料はできていますが、数字の確認が残っています」
と答えたら、どう聞くかな。

情熱課長
「確認には、あとどのくらい時間がかかりそう？」
でしょうか。

吉田部長
いいね。そこで
「確認方法がわからず、止まっています」
と話してくれるかもしれない。

漠然とした答えの奥には、
まだ整理できていないことや、
言い出しにくい困りごとがある場合もあるんだ。

情熱課長
最初の答えだけでは、そこまでわかりませんね。

吉田部長
そう。最初から整った答えを求めすぎず、
返ってきた言葉を手がかりに、
一緒に具体的にしていけばいい。

◆自分の期待する答えに、誘導していないか

情熱課長
私は、部下の話を聞いているつもりで、
自分が期待する答えを待っていたのかもしれません。

吉田部長
そう気づけたことは大切だね。
「予定どおりに終わる」と言ってほしくて聞くと、
「間に合いません」という話を受け止めにくくなる。

情熱課長
確かに…。
「大丈夫だよね？」と念を押すこともあります。

吉田部長
それでは部下も、
「大丈夫です」と言うしかなくなるかもしれない。

知りたいのは、安心できる答えなのか。
それとも、今、実際に起きていることなのか。
そこを忘れないようにしたいね。

情熱課長
困っていることがあるなら、
早くわかった方が、一緒に対応できますね。

吉田部長
そうだね。こちらの意図が伝わっていなければ、
「予定に間に合うか、一緒に確認したくて聞いたんだ」
と補えばいい。

◆対話を重ねることで、ピントが合ってくる

情熱課長
一度の質問で、すべてわかろうとしていたんですね。

吉田部長
忙しいと、ついそうなるね。
でも、部下も話しながら、
自分の状況や考えを整理していることがある。

「そう考えているんだね」
と受け止める。

「具体的には、どんなことかな？」
と掘り下げる。

「他に気になっていることはある？」
と視野を広げる。

相手の返事を待ちながら、
必要な問いを一つずつ重ねていけばいい。

情熱課長
こちらが聞きたいことと、
部下が伝えようとしていることの
ピントを合わせていく感じですね。

吉田部長
そうだね。
その土台にあるのは、
「この人は、何を考えているのだろう」
と相手に関心を持つことだ。

情熱課長
次に漠然とした答えが返ってきたら、
すぐに否定せず、
「そうか、もう少し聞かせて」と返してみます。

吉田部長
そこから始めてみよう。
「この人は、自分の話を聞こうとしてくれている」
と感じられれば、部下も少しずつ話しやすくなる。

具体的な答えは、
対話を重ねる中で、一緒につくっていけるんだ。