私は、仕事で、
エクセルを使って作業をする機会が非常に多いです。
また、
他の人が作ったエクセルを見る機会が、多々あります。
で、感じるのが、
「エクセルの使い方次第で、作業効率が全然違う」
ということです。
例えば、
私の実体験で、一番強烈だったのは、
次のようなものです。
クライアントが、
売掛金や前受金の集計作業をするために、
丸2日（≒約14時間）かかってエクセルで
作業をしていました。
その集計が正しいのかどうか、
検証をすることになり、
私が、その（同じ）集計元のデータをもらって、
集計作業をしてみたところ、、、、
30分で終わってしまったのです。
実に、作業効率28倍です。
ちなみに、別に、
マクロとか、特殊なことは、一切行っていません。
私がやったことといえば、
単に、データの並べ方を工夫して並べて、
ピボットテーブルで集計しただけです。
※ピボットテーブルを使っているなんて、十分特殊だよ！
と言われれば、それまでですが・・
▼もちろん、
ここまで、強烈な思い出が、頻繁にあったわけではないのですが、
でも、
（体感で）作業効率２倍～５倍程度のレベルでいいのであれば、
それこそ、数え切れない程、体験しています。
あと、広い意味では、作業効率に含まれるのかもしれませんが、
上手にエクセルの表を作ると、以下のようなメリットも付いてきます。
１．他人が見ても見やすい表ができます
２．ミスが減ります （←実は、これが最重要かもしれません）
正直な話。
作業効率の悪い表しか作れない人が、
エクセルで仕事をすると、ミスが大発生する傾向にあります。
ですから、
エクセルを舐めてかかってはダメです（＾＾）。
本気で、そして、正しい方向性で
エクセルを勉強すれば、
絶対に、自分を助けてくれます。
▼ということで、前振りが長くなってしまいましたが、
今日は、そんな作業効率を上げるための、一つのポイントを書いてみようと思います。
エクセルを使う、という場合、大ざっぱに次の２つの用途が考えられます。
１．データ処理をする
２．人が見る
ここで重要な事実があります。
実は、
データ処理をしやすい表と、人が見やすい表は、作り方が根本的に違う
のです。
この２つ、
目的が違うので、シートの作り方を変えないといけないのです。
例えば、
エクセルで大量のデータを入力していく、という場合、
ほぼ１００％
データ処理をする目的で、
大量のデータを入力するのですから、
「データ処理をしやすい表」を作らないといけないのです。
ところが、多くの人は、
「人が見やすい表」
を作ってしまうのです。
結果、
データ処理がしにくく、作業効率が落ちてしまう、ミスも増える、、
という結果になってしまうのです。
ですから、エクセルで作業効率を上げたい！と思ったら、
まずは、
「どういう表を作るとデータ処理がしやすいのか」
を学ぶのが決定的に重要です。
こういう観点から書かれているエクセルの解説書は、
私が知る限り、ありません。
なので、自力で情報収集をする（あるいは、自力でひらめく）
しかないのが、現状なのですが、
これを学ぶと、一気にエクセルの作業効率が高まります。
ということで、
あなたも、ぜひ、
「データ処理しやすい表を作る」
ということを意識してみてください。
本当に、作業効率が劇的に変わります。
次の記事では、
「データ処理をしやすい表」とはどういうものか、
具体例を書いてみようと思います。