経理に詳しい人に、経理やお金のことを任せたい。
その場合には、気を付けなければいけないことがあります。
それは
「現金・預金の出し入れについては、必ずその人以外のチェックを入れること」
お金の管理を一人だけに任せること。
それは、横領しようと思えばできてしまう環境を作ってしまうことになります。
そういう環境が、横領を誘発してしまうのです。
普段から横領しようなんて思っている人はいません。
横領する人も、普段は「いい人」です。
でも、そんな「いい人」でも、たまたま、手許にお金がないときもあるでしょう。
そんなときに、会社のお金を扱っていると、、、
目の前には会社のお金がたくさん。
↓
ちょっとお金を借りても、誰にも気づかれなさそう・・
↓
ちょっとだけ、借りちゃえ！
こうして、横領が始まります。
一回手を付けてしまうと、もう、あとはエスカレートする一方。
金額は、どんどん膨らみます。
当初は一時的に借りていたつもりが、結局は返せない額に膨らみます。
そして、気づいた時には、横領総額は、何千万円単位にも・・・・
では、どこが悪かったのか？
横領したいなと魔が差した時に、「横領できる環境があった」ことがいけないのです。
魔が差すな！というのは、たぶん無理です。
理性では抑えられません。
でも、横領したら簡単にバレる、と思えば、そこで思いとどまる率が上がるでしょう。
ですから、横領を防ぐには、担当者の倫理観に頼るだけではなく、「簡単には横領できない環境」を作ってください。
例えば、月に一回、
・通帳と帳簿の動きが一致しているか
・現金が帳簿通りにあるか
を社長自身が確認をしてみてください。
経理がわからなくてもチェックできるはずです。
これだけで、「簡単には横領できない環境」ができあがります。
そして、横領を防ぐ抑止力になります。
抑止力が働けば、
多少魔が差しても、横領を思いとどまってくれる可能性が高まります。
横領を根絶することはできなくとも、リスクはぐっと減ると思います。
ということで、結論です。
担当者の不正を暴くためにチェックをするのではなく、
担当者が善良でいられるために、チェックをしてあげてください。
お互い、幸せになれます。