こんにちは、友原 京子です。
日々のお仕事で発生する問題や課題。
みなさんの職場ではどのように管理していますか？
わたしの職場では、Excelのシートで問題や課題を管理していますが、
■ITシステムを使って管理している
■ホワイトボードに書き出して管理している
■Excelのシートで管理している
やり方はさまざまでしょう。
…では、もう一つ質問します。
みなさんは、その問題や課題を「クローズ」していますか？
「え、クローズってなに！？美味しいの」
って思ったあなた
（えっ、そんなボケボケなのはわたしだけ(x_x；)？）
要注意です！！
その課題や問題、あとあとあなたを困らせることになるかもしれませんよ。
「クローズ」とは
その課題や問題、タスクを
「解決した」あるいは「これ以上は対応しない」と
関係者で合意して（←こことても重要）終了させることです。
たとえば、わたしの職場のようにExcelで課題管理をしているなら、
定期的に関係者（チームメンバーなど）と、進捗状況や解決状況を確認するでしょう。
その時、終了させてもいいよねって合意できた案件は、
その行に「クローズ」って印をつけるなりグレーアウトするなりして、
終了したことを明示しましょう。
この「クローズ」って考え方は、
たとえば、上司や部下のような1対1で仕事の進捗の意識合わせをする上でも結構重要です。
先週、こんなことがありました…
---
課長「ねえ、友原さん。新規取引の『マキノ産業』への支払条件、経理に連絡
してくれた？」わたし「…ええっ！？していませんけれど。あれれ、経理に連絡…しなければいけなかったんですか？」
課長「困るよ。経理に連絡して、支払管理システムに登録
してもらわないと、その取引先に発注ができないよ」わたし「すみません。先週、支払い条件を確認して、課長にお伝えした時点で任務完了！…って思っていました…
」課長「終わってない、終わってない
！…という訳で、いますぐ経理に連絡してね」わたし「はい…（って、マキノ産業と確認した支払い条件って、ええと…どうだったっけ？…一週間も前のことだし、忘れちゃったなぁ…ヤバっ！
）」---
そのタスク、
自分が終わったと思っていても、相手は終わったと思っていなかった！
これ、よくありますよね…
「この案件は終了してよいですか？」「では、このタスクはクローズしますね」
と相手に確認していれば、こんな行き違いは防げるハズ。
日産自動車の、カルロス・ゴーン社長は役員会議などで
完了した議題や案件については、
「Done！（完了！）」
と明言するそうです。
お仕事の大小にかかわらず、きちんとクローズするって大事なんですネ。
さて、みなさんにもう一度質問です。
そのお仕事、その課題、
開きっぱなしになっていませんか？
もうすぐ三連休(≧▽≦)
残っているお仕事や課題を気持ちよくクローズして、楽しい週末を(^O^)/
あ、でも…
ココロの扉はクローズしないでいたいなっp(^-^)q
業務改善娘
友原 京子
※問題やインシデントの「クローズ」については、本書の第5章で具体例な管理フローを交えて詳しく解説しています。
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