勝手にやり方変えちゃダメ!~「変更管理」を学ぼう(その1) | 業務改善娘・友原京子のブログ

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入社4年目の主任・友原京子と一緒にイチから学ぶ、業務改善&プロセス改善

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【勝手にやり方変えちゃダメ!~「変更管理」を学ぼう(その1)】

こんにちは。友原 京子です。

すっかり秋らしくなりましたね♪

オフィスの周りでも、帰る頃にはコオロギ音譜の声が聞こえてくるようになりました星

みなさんの職場やおウチはどんな感じでしょうか?


さて、今回は「変更管理」なるものについて。


業務を改善する上で、変更はつきもの。

■業務フローを変える

■作業手順を変える
 
■申請書や管理台帳などの書類を変える

■システムの仕様を変更する



…などなど。


でも、変える前にちょっと待った!

今日、職場であった出来事。

今年の新人社員の女の子が泣きそうな表情で席に戻ってきました…(>_<)



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新人ちゃん「はぁぁぁぁ…。良かれと思ってやったのになぁ(ガクッ)ダウン

わたし「ちょ、ちょっとどうしたの一体!? 暗い顔しちゃって」

新人ちゃん「他部署の人に『勝手なことするな』って怒られちゃったんです」

わたし「え、他部署の人ってどこのどいつ? わたし、仕返ししてやるっ!DASH!

新人ちゃん「あ、悪いのは私なんです。京子先輩汗

わたし「??」

新人ちゃん「ウチ(購買部)に届く、Excelの購入申請書のフォーマット。使いづらいし、申請者(他部署の人)の入力ミスも多かったので、使いやすいようにレイアウトを変えてみたんです、そしたら…」

わたし「そしたら?」

新人ちゃん「宣伝部の主任さんから『勝手に変えられると困る』って言われちゃいました。どうやら、宣伝部では独自にプログラムを組んで、申請書の入力を自動化していたらしいんです。レイアウトが変わると、そのプログラムが使えなくなっちゃうって…」

わたし「宣伝部、そんなことしていたんだ…」

新人ちゃん「あぁあ、せっかく便利にしようと思って頑張ったのに。ブルーです…ダウン

わたし「めげないで。そういうことってあるよ。じゃあ、今日はランチナイフとフォークご馳走してあげる!」

新人ちゃん「ホントですか!? やったー(^-^)/」

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良かれと思ってやった変更が、思わぬトラブルを誘発してしまった…

これって、結構職場「あるある」ですよね。


そんな悲しいことにならないよう「変更管理」ってプロセスを取り入れてみませんか?


とりわけ、変更を行う上での「7つのR」って視点がとっても役に立ちます。


その「7つのR」とは…

それはまた次回!


ああ、涼しくなったのは嬉しいけれど、食欲がもうドウニモトマラナイ…(^▽^;)


業務改善娘
ともはら きょうこ

※「変更管理」については、具体例とともに本書の第5章で詳しく解説しています。


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みなさんのそばに置いて、お仕事の改善に役立ててくださいネラブラブ