仕事で怒られなくなる技術|職場でストレスなく快適に過ごす方法 -2ページ目

仕事で怒られなくなる技術|職場でストレスなく快適に過ごす方法

上司や得意先に怒られてばかりで「自分はダメなやつだ」と落ち込んでいませんか?
でも安心してください。
あなたは他の人より、ちょっとだけ怒られやすい言動の癖があるだけなんです。
決して「ダメな人」なんかじゃありません。
仕事で怒られなくなる方法を紹介します。

かいところまで指示されすぎてやりにくい

 

もしくは、

 

指示が具体的じゃなくてなんだか少し物足りない

 

 

上司に対してそう感じたことはありませんか?

 

実は、これはある程度しょうがないことなのです。

なぜそう感じるのでしょうか?

 

このメカニズムがわかるようになると、

あなたと上司のコミュニケーションが取りやすくなり、

あなたが感じるストレスも小さくなります。

 

ですから、あなたの上司のことを考えながら、

今回の話を聞いてください。

 

まず、人間には、

2種類のリーダーシップの取り方があります。

 

それは、

 

1)タスク志向型

→部下へ具体的な指示を出すが、あまり人間関係の構築を重視しないタイプ

 

2)人間関係志向型

→部下との人間関係構築を重視して、部下への指示は具体的ではないタイプ

 

の二つです。

 

これは、フレッド・フィードラーという研究者によって発見されました。

 

人によって、このどちらを得意としているかが、全く異なります。

また、状況によって、どちらのリーダーシップの取り方の方がいいのか変わってきます。

 

上司の信頼が高く、やることが明確である職場なら、

タスク志向型が生産性がよくなり、

 

上司の信頼が高くなく、個人の自主性が重要な職場なら

人間関係志向型の方が生産性がよくなります

 

タスク志向型と人間関係志向型は、まったく考え方が違います。

ですから、仕事のやり方も全く異なります。

 

もし、

 

部下であるあなたがタスク志向型なのに、

上司が人間関係志向型なら、

なんとなく物足りなさを感じるでしょうし、

 

あなたが人間関係志向型で

上司がタスク志向型なら

きゅうくつさを感じるでしょう。

 

この通り、あなたのリーダーシップの型と

上司のリーダーシップの型が異なると、

不満足さを感じやすいのです。

 

とはいえ、

 

他人のタイプを変えることも、

自分のタイプも変えることもそう簡単にできません。

 

「じゃあ、結局我慢するしかないんですか?」

 

そういうわけではありません。

 

私が言いたいのは、

 

「人間のリーダーシップの取り方が

違うことを理解する」

 

ということです。

 

「相手は私と違う。

考えていることも感じることも全く違う。

それは当然なこと」

 

この認識を持つだけで、

あなたのストレスはかなり減ります。

 

考え方が違うことも、

やり方が理解できないことも、

 

全て仕方がないことなんです。

 

あなたがやるべきことは、

それを理解して、意識することです。

 

そうすれば、上司の苦手なところや、

足りない部分をフォローすることができます。

 

上司がタスク志向型なら、

お互いにやるべきことを

具体的に確認しながら仕事を進めるのが

うまくいくでしょう。

 

仲良くなりたい場合は、

こちらから働きかけないと

仲良くなれません。

 

上司が人間関係志向型なら、

積極的に仲良くなるコミュニケーションを

とりつつ自主的に動く方がうまくいくでしょう。

 

やることが不明確なら、

こちらから具体的行動の案を

提案してあげましょう。

 

こうして上司のタイプを見極めて、

対策を考えていくことが、

あなたと上司がうまくいくための方法です。

 

あなたの上司はどちらのタイプでしょうか?

 

次会った際に、どちらのタイプか

考えてみてください。

「なんだその態度は?」

と、自覚がないのに

怒られたことはありませんか?

 

「ちゃんと話聞いていたんだけどな…」

 

と思ってモヤモヤした気持ちのまま

そのまま説教に突入…

 

という経験があるのではないでしょうか?

 

残念ながら、

ちゃんと話を聞いているのに、

不機嫌だと相手に思われてしまう人がいます。

 

あなたもそんな残念な人の

一人ではないでしょうか?

 

今回は、

 

相手を不愉快にしない話の聞き方についてお話しします。

 

話の聞き方は非常に重要です。

 

聞き方ひとつで、

相手の気持ちはまるで変わります。

 

「こいつに話をするのは

気持ちがいいな、

どんどんいいこと教えてやろう」

 

と思われることもあれば、

 

「なんやこいつ。

もう関わらないどこ」

 

と思われてしまう場合もあります。

 

どちらの方が自分にとって

メリットがあるかは

言わなくてもわかりますよね?

 

特に、会社組織において、

この話の聞き方は非常に重要です。

 

話の聞き方が上手い人は、

間違いなく出世しやすいです。

 

なぜなら、上司に気に入られるからです。

 

出世できるかどうかは、

上司の査定次第です。

 

能力も大事ですが、

評価を下すのが

人間である以上、

 

どうしても好き嫌いに左右されます。

 

ですから、話の聞き方は、

あなたの将来の収入を左右する能力と言っても

過言ではありません。

 

さて、ここで考えていただきたいのですが、

 

相手が話をしていて

気持ちがいいのはどんな時でしょうか?

相手の身になって考えてみましょう。

 

なんとなくわかりますか?

 

では、ここで、

『気持ちのいい話の聞かれ方』

3つの条件をお伝えします。

 

1)意味が伝わっていると実感できること

→そもそも発した言葉が理解されていないと、話をしていても虚しくなります。ぼーっとした表情をしたり、とんちんかんな回答をしていたりしませんか?

 

2)受け入れられていると実感できること

→相手から拒絶されている、と感じながら喋るのはつらいものです。話し手には受け入れられている、という安心感が必要です。

 

3)自己重要感が満たされること

→せっかく話をしているのですから、話し手としては、この話を大事な話として聞いてほしいものです。

 

この3つの条件を満たせば、

相手には、いい聞き手として

認識されます。

 

では、この3つの条件を

どうやって満たせばいいのでしょうか?

 

話の聞き方は奥が深く、

一朝一夕でマスターできるものではありませんが、

 

自分ではちゃんと聞いているつもりでも

『話の聞き方、態度を指摘されてしまうような人』は、

次のテクニックの効果が高いはずです。

 

一個だけ紹介します。

 

『相手を大切な人物だと思う』

 

話を聞くときに、これを積極的に

意識してください。

 

意識するだけですが、

ついつい忘れます。

 

話の聞き方のテクニックは

無数にありますが、

 

ベースとなる精神が出来上がっていなかったら、

効果的には使えません。

 

そのベースとなる精神こそが、

『相手を大切な人物だと思う』

という姿勢なのです。

 

テクニックはあとからついてきます。

まずは、この方法で、

ベースとなる精神を準備してください。

 

いまいちどうやったらいいかわからない人は、

相手が自分の恋人だとおもってください。

(同性でも)

 

これを意識するだけで、

自分でいろいろ考えるようになります。

 

「大切な人だとしたら、

今の聞き方で正しいのかな?」

 

「大切な人だから、

楽しんで話してもらいたいな」

 

と。

 

結果、自然とよい聞き方が

できるようになります。

 

この方法のすごいところは、

誰にでも今すぐ使えて、

なんのデメリットもないことです。

 

この記事を読んでから、

次に話しかけられた人に試してみてください。

 

繰り返せば、全くこれまでと

違う濃さの人間関係が築けるようになるはずですよ。

案書や、プレゼン資料を作っても、

「全然ダメ」「よくわからん」

と突き返されることはありませんか?

 

なぜダメか教えてもらえればいいですが、

なぜダメなのか教えてもらえずに、

途方にくれた経験はありませんか?

 

 

資料のOKがなかなか出ないと、

どんどん他の仕事ができずに、

苦しくなっていきます。

 

そのせいで残業したり、

ミスして怒られたりして

とにかくストレスが溜まります。

 

同僚が帰宅するのを横目に、

カチャカチャ深夜まで作業を続けるのは

つらいですよね。

 

結局やっつけになってしまい、

成果につながらない、

なんてことにもなりかねません。

 

一発でOKがもらえるような、

資料を作るにはどうしたらいいのでしょうか。

 

その具体的ステップをあなたに紹介します。

 

そもそもダメな資料とは?

さて、その前に、そもそも、

「ダメな資料」とは、どんな資料でしょうか。

 

ダメな資料の特徴に当てはまらないように

資料作成に気をつけるだけで、

ずっと質の高い資料になります。

 

ダメな資料のポイントを3つあげます。

 

1 ストーリーがない・破綻している

2 ごちゃごちゃして読みにくい

3 結局何がいいたいのか不明

 

1 ストーリーがない・破綻している

あなた(作成側)と読み手は、

持っている知識や前提に大きな差があります。

 

あなたが、何かを主張したくとも、

適切な順序で話を組み立てていかないと、

相手は理解できません。

 

結果、ひとりよがりな資料になります。

 

そうならないためには、

資料(主張)に筋道のしっかりした

ストーリーがなければいけません。

 

2 ごちゃごちゃして読みにくい

資料にすごいアイディアが書いてあったとしても、

相手に伝わらなかったら意味がありません。

 

また、読み手をイライラさせるような資料を作れば、

そのイライラはあなた自身に向かうことになります。

 

読みにくい資料、わかりにくい資料を作ることは、

職場にもあなたにも害をもたらす行為です。

 

3 結局何が言いたいか不明

あなたの作った資料には、

明確な結論、提案があるでしょうか?

 

「で、結局なに?」

 

と言われるような資料を作れば、

あなたの費やした時間は無駄に等しいです。

 

また、あなたの評価を下げることにもなります。

 

では、どうしたらいいか?

ことは簡単で、これらの逆をやればいいのです。

 

・ストーリーがあり、

・スッキリ簡潔に

・結論(提案)が書いてある

 

資料を作ればいいのです。

 

では、このような資料をどのように

作りあげていけばいいのでしょうか?

 

それは、次のような手順で資料を作ることです。

 

~~~~~~~~~~~

 

1 結論(提案)を考える

まずは、その資料で

言いたい結論(提案)は何であるか

を考えます。

 

ここがはっきりしていないとぶれます。

2 データや事実を書き出す

あなたが持っているか、使える

データや事実を書き出していきます。

 

これが、結論の裏付けとなる要素です。

 

論理的にあなたの結論(提案)を

補強してくれます。

3 使うデータや事実を選ぶ

2で書き出したデータや事実は、

不要なもや、不都合なものも

含まれている場合が多いです。

 

そこで、

書き出したデータや事実を取捨選択します。

 

取捨選択は、

「これは結論(提案)の裏付けとなるか?」

という基準で行います。

 

これによって、

不要なデータや事実を省くことができるので、

結論(提案)が伝わりやすくなります。

 

4 選んだデータや事実を並び替える

結論(提案)を導く適切なストーリーになるように、

選んだデータや事実を並び替えます。

 

提案資料の場合のおすすめの

並び替え方をあなたに伝えておきます。

 

導入:何についての話か?

前提:なぜこの提案をするか?

ベネフィット:提案が実現した際に相手が得られるメリットは何か?

根拠:提案の根拠は何か?

具体的工程:どうやって提案を実現するか?

コールトゥアクション(呼びかけ):この提案を受け入れてください

 

提案資料については、

この構成が相手に伝わりやすいです。

 

例えば、

「事務所が暑いので設定温度を下げてほしい」

という主張をするのであれば

次のようになります。

 

①結論:エアコンの設定温度についての相談

②前提:現在の設定温度は28度、一見涼しいようだが疲労感を訴える社員が多く、熱中症になった社員もいる

③ベネフィット:室内が涼しくなれば、作業効率が上がり、会社の生産性が上がる

④根拠:28度では25度の時と比較して15%生産性が落ちるというデータがある

⑤具体的工程:私が大元のコントロールを操作して設定温度を下げます(この場合はあまり書くことありませんでしたね笑)

⑥コールトゥアクション(呼びかけ):7~9月は25度にしてください

 

これでなんとなくわかりましたでしょうか。

 

議事録などの資料については、

多少違うのですが、

提案や相談を行う資料については、

このような構成が便利です。

 

5 資料を作成する

ここでやっと資料作成に取り掛かります。

 

注意点としては、

一文一義(一枚一義)です。

 

一つの文章や、文のまとまりでは、

言いたいことは一つに絞ってください。

 

パワポの場合は、一つのスライドにつき、

言いたいことは一つに絞ってください。

 

これが守られていないと、

混乱します。

 

このルールに沿って、

資料を作成してください。

 

デザインを凝るのは、

最後です。

 

~~~~~~~~~~~

 

資料作成に失敗するのは、

前準備段階をすっ飛ばして

いきなり作業に取り掛かるからです。

 

これまでの前準備がちゃんとできていれば、

あなたの資料の品質が上がりますし、

スピードもあがります。

 

いいことしかありません。

 

資料作成は、準備が9割です。

 

あなたがうまく資料作成できずに

悩んでいるならば、

今回のテクニックを使ってください。