提案書や、プレゼン資料を作っても、
「全然ダメ」「よくわからん」
と突き返されることはありませんか？
なぜダメか教えてもらえればいいですが、
なぜダメなのか教えてもらえずに、
途方にくれた経験はありませんか？
資料のOKがなかなか出ないと、
どんどん他の仕事ができずに、
苦しくなっていきます。
そのせいで残業したり、
ミスして怒られたりして
とにかくストレスが溜まります。
同僚が帰宅するのを横目に、
カチャカチャ深夜まで作業を続けるのは
つらいですよね。
結局やっつけになってしまい、
成果につながらない、
なんてことにもなりかねません。
一発でOKがもらえるような、
資料を作るにはどうしたらいいのでしょうか。
その具体的ステップをあなたに紹介します。
そもそもダメな資料とは？
さて、その前に、そもそも、
「ダメな資料」とは、どんな資料でしょうか。
ダメな資料の特徴に当てはまらないように
資料作成に気をつけるだけで、
ずっと質の高い資料になります。
ダメな資料のポイントを3つあげます。
１ ストーリーがない・破綻している
２ ごちゃごちゃして読みにくい
３ 結局何がいいたいのか不明
１ ストーリーがない・破綻している
あなた（作成側）と読み手は、
持っている知識や前提に大きな差があります。
あなたが、何かを主張したくとも、
適切な順序で話を組み立てていかないと、
相手は理解できません。
結果、ひとりよがりな資料になります。
そうならないためには、
資料（主張）に筋道のしっかりした
ストーリーがなければいけません。
２ ごちゃごちゃして読みにくい
資料にすごいアイディアが書いてあったとしても、
相手に伝わらなかったら意味がありません。
また、読み手をイライラさせるような資料を作れば、
そのイライラはあなた自身に向かうことになります。
読みにくい資料、わかりにくい資料を作ることは、
職場にもあなたにも害をもたらす行為です。
３ 結局何が言いたいか不明
あなたの作った資料には、
明確な結論、提案があるでしょうか？
「で、結局なに？」
と言われるような資料を作れば、
あなたの費やした時間は無駄に等しいです。
また、あなたの評価を下げることにもなります。
では、どうしたらいいか？
ことは簡単で、これらの逆をやればいいのです。
・ストーリーがあり、
・スッキリ簡潔に
・結論（提案）が書いてある
資料を作ればいいのです。
では、このような資料をどのように
作りあげていけばいいのでしょうか？
それは、次のような手順で資料を作ることです。
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１ 結論（提案）を考える
まずは、その資料で
言いたい結論（提案）は何であるか
を考えます。
ここがはっきりしていないとぶれます。
２ データや事実を書き出す
あなたが持っているか、使える
データや事実を書き出していきます。
これが、結論の裏付けとなる要素です。
論理的にあなたの結論（提案）を
補強してくれます。
３ 使うデータや事実を選ぶ
２で書き出したデータや事実は、
不要なもや、不都合なものも
含まれている場合が多いです。
そこで、
書き出したデータや事実を取捨選択します。
取捨選択は、
「これは結論（提案）の裏付けとなるか？」
という基準で行います。
これによって、
不要なデータや事実を省くことができるので、
結論（提案）が伝わりやすくなります。
４ 選んだデータや事実を並び替える
結論（提案）を導く適切なストーリーになるように、
選んだデータや事実を並び替えます。
提案資料の場合のおすすめの
並び替え方をあなたに伝えておきます。
①導入：何についての話か？
②前提：なぜこの提案をするか？
③ベネフィット：提案が実現した際に相手が得られるメリットは何か？
④根拠：提案の根拠は何か？
⑤具体的工程：どうやって提案を実現するか？
⑥コールトゥアクション（呼びかけ）：この提案を受け入れてください
提案資料については、
この構成が相手に伝わりやすいです。
例えば、
「事務所が暑いので設定温度を下げてほしい」
という主張をするのであれば
次のようになります。
①結論：エアコンの設定温度についての相談
②前提：現在の設定温度は28度、一見涼しいようだが疲労感を訴える社員が多く、熱中症になった社員もいる
③ベネフィット：室内が涼しくなれば、作業効率が上がり、会社の生産性が上がる
④根拠：28度では25度の時と比較して15%生産性が落ちるというデータがある
⑤具体的工程：私が大元のコントロールを操作して設定温度を下げます（この場合はあまり書くことありませんでしたね笑）
⑥コールトゥアクション（呼びかけ）：７～９月は25度にしてください
これでなんとなくわかりましたでしょうか。
議事録などの資料については、
多少違うのですが、
提案や相談を行う資料については、
このような構成が便利です。
５ 資料を作成する
ここでやっと資料作成に取り掛かります。
注意点としては、
一文一義（一枚一義）です。
一つの文章や、文のまとまりでは、
言いたいことは一つに絞ってください。
パワポの場合は、一つのスライドにつき、
言いたいことは一つに絞ってください。
これが守られていないと、
混乱します。
このルールに沿って、
資料を作成してください。
デザインを凝るのは、
最後です。
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資料作成に失敗するのは、
前準備段階をすっ飛ばして
いきなり作業に取り掛かるからです。
これまでの前準備がちゃんとできていれば、
あなたの資料の品質が上がりますし、
スピードもあがります。
いいことしかありません。
資料作成は、準備が９割です。
あなたがうまく資料作成できずに
悩んでいるならば、
今回のテクニックを使ってください。