人材育成・組織改革
新型コロナウイルス感染症の影響や、オンライン上のコミュニケーションツールの技術革新により、今、テレワークによる働き方が急速に普及しています。
しかし、同時にテレワーク特有の課題に直面している企業も少なくありません。特に大きいのが「モチベーションの維持」です。
テレワークは、プライベートスペースでもある自宅で勤務するため、人の目がありません。ついついだらけやすく、手を抜くこともでき、モチベーション維持がオフィス勤務よりも難しい環境だと言えます。
本記事では、こうしたテレワーク時代の新しい課題とそれを解決するための手段について考えていきます。
テレワーク化で顕在化した新しい課題まずはテレワークが浸透したことで顕在化した課題についてみていきましょう。テレワークだからこそ生じる問題点として以下のようなものが挙げられます。
・部下のマネジメントがしにくくなる
部下が同じ空間にいれば、随時様子を見ることができます。
仕事の進捗を確認でき、悩んでいるようであればすぐに声をかけたりフォローをしたりすることができます。
部下もわからないことや行き詰まったことがあれば、すぐに上司に相談できます。
しかし、テレワークになるとお互いに話がタイムリーにできません。
上司は部下の様子がわからないのでフォローができなくなり、部下も上司に相談できないので、仕事が円滑に進まず、生産性が低下する可能性があります。
・部署やチームで連携がとりにくくなる
部下と上司という１対１でもコミュニケーションがとりづらくなりますが、部署やチームではなおさらです。
オフィス勤務ならミーティングを開いて業務内容や進捗状況を共有することができますが、テレワークだとそれができません。
メールや電話で個別に連絡していると微妙なニュアンス、あるいは温度感が伝わらない場合もあります。
テレワークでは、部署やチームで役割分担をしてひとつの仕事を完遂させることが容易ではありません。
・社員の不満がたまるテレワークとなると社員を数字や成果物といった結果でしか評価できなくなります。
プロセスや仕事に対する姿勢などが評価されにくくなるため、「こんなに頑張っているのに」と不満を持つ社員が出てくる可能性があります。
その結果、社員同士の仲違いや、経営・人事・会社への反発が生じることも考えられます。
・社員のモチベーションが維持できない
冒頭でもご紹介したとおり、自宅で勤務しているとモチベーションの維持が難しくなります。
ついついテレビを観てしまったり、パソコンやスマホでネットサーフィンをしたり、さまざまな誘惑があるのでだらけてしまう人も少なくありません。
人目がないので、手を抜くこともできてしまいます。
・サボる社員が出てくる
中には人目がないことをいいことに、誘惑に負けて仕事をサボる社員も出てくる可能性があります。
勤務時間や休憩時間を守らない、仕事をするふりをしてほかのことをしている、勤務時間中に無断で外出してしまう、といった事例もあるようです。
適正なマネジメントや連携ができなくなってしまえば、社員のモチベーションが低下してしまい、やがてサボるようになる可能性が高いことは、テレワークの大きな課題ひとつになっています。
こうしたテレワーク特有の課題は、どのようにクリアしていけばよいのでしょうか。
テレワークの課題を解決する手段
テレワークの課題を解決するポイントは、「コミュニケーションを図る」ことです。
テレワークであってもツールを使うことで、ある程度コミュニケーションや情報共有ができ、仕事を円滑に進めることができます。
まずは以下の4つのツールの導入を検討してみましょう。
・オンライン通話ツール
■主なツール：Zoom、Skype、LINEミーティング、V-CUBEミーティング
こちらはすでに多くの企業が導入している、テレワークでは必須のツールと言えます。
電話だと１対１でしか通話ができなかったり、顔が見えない、通話料がかかるといったデメリットがあります。
それに対しオンライン通話ツールを使えば、複数人で顔を見ながら通話ができ、インターネットにつながる環境があれば料金もかかりません。
１対１の面談からチームミーティング、全社的な会議まで、幅広く対応可能です。
・チャット
■主なツール：Chatwork、Slack、LINEWORKSなど
こちらも従来のメールに代わって導入している企業が増えてきています。
メールの場合は、１対１でのやり取りが基本です。
また、一般的なビジネスマナーとして少し堅苦しい文章になりがちです。
チャットであれば複数人でのやり取りができ、文章も完結に済ませることができます。
・スケジュール管理
■主なツール：Googleカレンダー、サイボウズOffice、J-MOTTOグループウェアなど
テレワークでは人の動きが見えないため、打ち合わせの日時の調整や顧客からの問い合わせ対応など、さまざまな面で苦労します。
スケジュール管理ツールを導入することで、ホワイトボードのように外出予定や出張予定などを把握することができます。
さらに招待機能を使えば、会議や商談などの予定を関係者全員と共有することも可能です。
そのほかにもタスク管理などの機能もあり、漏れや納期遅れを防ぐことができます。
・ファイル共有システム
■主なツール：Googleドライブ、Dropboxなど
メールやチャットなどでもパソコンのファイルを送ることができますが、サイズが大きいものや量が多いものを送るのには適していません。
また、メッセージを送った相手にしか共有されないのも不便な点です。
ファイルをクラウド上に保存できるファイル共有システムを使えば、サイズが大きいファイルや、複数のファイルをチーム全員で共有することができます。
まずは自社の課題を分析してみようさまざまなツールを導入することで、テレワークであってもコミュニケーションがとりやすくなり、業務効率もアップします。
ただ、やはりオフィスで同じ空間を共有して仕事をしているのとは勝手が違います。
オンライン通話ツールやチャットでは内容は伝わるかもしれませんが、微妙な温度感は伝わりにくいものです。
いくらコミュニケーションツールを導入しても、普段の働きぶりや行動、あるいは声のトーン、表情の変化などはなかなかわかりません。
知らずしらずのうちに社員のモチベーションが低下していたり、不満や悩みを抱えていたりします。
テレワークでは、オフィス勤務以上に部下の声に耳を傾け、問題を抱えている社員の早期ケアが重要となってきます。
現場の声を吸い上げることは、自社で発生している課題を明確化することにもつながります。
そこでおすすめしたいのが、社員に「モチベーション診断」というアンケートを受検してもらうことで組織改善に取り組む、Goodモチベーションのツールです。
Goodモチベーションでは、仕事、社風・経営、人間関係、キャリア・評価、待遇という5カテゴリをベースに、さらに細分化した25項目で社員のモチベ―ションを詳細に分析。
会社の何に対して不満を持っているか？どこに悩みがあるのか？を浮き彫りにしていきます。
このデータをもとにキャリア面談を行うことで、悩みや問題を抱えている社員のケアができ、組織が抱えている問題を解決していくことができます。
また、アンケートや面談の結果を踏まえ、Goodモチベーションが組織改革につながる施策を提案。
数カ月後に社員に再度モチベーション診断を行い、効果を実証しながら、さらに新たな施策を打っていきます。
こうしたサイクルを繰り返し、課題をひとつひとつ解消していくことで社員のモチベーションアップを図り、よりよい職場づくりに取り組んでいくのが、Goodモチベーションの特徴です。
【まとめ】
テレワークが広く普及し、働き方が大きく変わってきた今、従来のやり方では通用しません。
お互いの行動や表情、温度感が読み取れないため、職場で発生している課題を見逃した結果、知らないうちに社員のモチベーションが失われて、生産性の低下や早期離職につながるリスクがあります。
経営者や管理者は新しいマネジメント手法を確立し、部下と密にコミュニケーションをとり、組織の課題を早めに見つけることが大きな責務となってきます。
職場で生じている課題や部下が抱えている問題を明確化し、それを解消できるツールやサービスを利用することで、オフィス勤務でなくても組織の連携が円滑になり、生産性の低下を防ぐことができます。
テレワークは、悪い面ばかりではありません。
通勤の手間がない、無駄な会議やミーティングを削減できる、電話や来客などに煩わされないなど、働く側にとってさまざまなメリットもあります。
テレワークを導入することで社員一人ひとり、ひいては会社全体の生産性をアップさせられる可能性も大いに秘めているのです。
まずは一度、テレワークに移行した後に発生している自社の課題や問題を見つめ直してみましょう。
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