こんにちは＾ ＾
人が成長するワークライフバランス
の考え方と仕組みの導入で
あなたの会社を
「一生働きたい会社」にする
働き方チェンジパートナー
清水亜希子です！
・ ・ ・
先日
会議のファシリテーション
をしていた時のことです。
一人ひとりからアイデアを聞く
という時に
「そのやり方やめましょうよ。
順番決めてやったらよいのではないですか
」
という意見が出ました。
そのやり方とは・・・
最初に発言したい人から
手を挙げて発言してもらう
です。
誤解のないように
具体的にお伝えすると、
一番最初の人だけ
準備できている
自分から言うよ
という方に手を挙げてもらい
後はその方から
時計周り
のような規則性を持って
発言してもらう
というやり方です。
私自身が
発言するなら最初にやりたい
タイプなので
同じように
最初に発言したい
という人がいるならば
その人にお願いするのが
最も効果的であると考えているからです。
もちろん
そのような人が
一人もいない場合もあります。
また
いるかもしれないけれど
様子を見て・・・
という方もいるでしょう。
その人を待つ時間が
あれば良いですが
研修など
人数が多い場であったり
時間が限られるようなケースは
「私から一番遠い人」
「最も遠くから来た人」
など
条件を設定して
手を挙げていただきます。
これは
発言の「順番」
という具体的な話ですが
特に
アイデアや意見を出す
といった
何らかのアクションを決める
意思決定する場合は
会議の場で
いかに発言してもらうか
は重要です。
その鍵を握るのが
安心・安全・ポジティブな
場づくり
です。
ポイントは2つあります。
アイデアの出やすさ
発言のしやすさ
です。
まず
アイデアの出しやすさは
このツールが活躍します。
付箋です
付箋は
考えてきたことを
一度書き出してみて整理する
点と
アイデアが流れて行かない
アイデアが忘れ去られない
ためにやっています。
思考の「見える化」
アイデアの「見える化」
ですね。
どんな小さなことも
書き出してもらうことで
大くくりな意見に集約されない
ための工夫です。
単純にアイデアが流れて行かない
という点では
メモ係を設定して
書き出してもらったり・・・
と付箋でない方法もありますが
事前に自分の考えを整理する
自分の考えを一度アウトプットする
という点で
活用しています。
そしてこれが
2つめのポイント
発言のしやすさ
にもつながります。
発言のしやすさにも
細かく言うと
2つあります。
全員が発言すること
誰かの意見に発言が
消されないこと
ここでも
付箋が活躍します
まず
一旦意見を書き出すことで
一人ひとりが
発言の準備ができている状態
になります。
考えがまとまっていない状態で
発言することになるのは
発言が長引く原因の一つにもなります。
それが事前に整っているので
発言がしやすく
時間も短くなります。
時間という点で加えると、
付箋の数で
全体のアイデアのボリュームが
把握できます。
付箋を全て貼り出すことが
その場にいる人全員が
アイデアを出す
ことになるので
おおよその時間の目安がわかります。
数が多い場合は、
先に
「かなりのアイデアがあるので手短に」
と伝えることで
時間への意識を高めます。
さらに、
どうせ言っても採用されない
とか
声の大きな人の意見が採用される
といったことが
時々あります。
その可能性を
低くするために
その場の状況に合わせて
発言するのではなく
事前に書き出してもらう
ことが有効です。
付箋にすると
○○さんの意見
ではなく
アイデアの一つ
となり
ヒトとコトをわけること
につながります
いいことづくし
ですね
ちなみに・・・
付箋に書き出す
グループ化する
という手法は
KJ法と言って
文化人類学者の
川喜田二郎さんが
が考え出した発想法
収集した情報をカード化し、
同じ系統のものを
グループ化することで
情報の整理と分析を行う
やり方です
アイデアを収集し、
整理するための手法として
広く知られています。
こんないいことづくし
な付箋を活用した
会議の進め方ですが
もちろんこの
「やり方」
だけで
うまくいくかというと
そう単純でもありません(笑)
明日は
「やり方」をより活かす
会議の「あり方」
についてお伝えしますね
・ ・ ・
さて、今日はここまで。
明日もお楽しみに
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