システムのメリット
◆システムのメリット
いつもありがとうございます、富山貴至です。
「システム」というものになじみのない方には、システムとは何なのか非常にわかりにくいと思うんですが、少しご説明しておきます。
システムといった時には、広い意味から狭い意味までありますが、ここでは狭い意味について説明します。
狭義のシステムというのは、一言でいえば、「コンピュータを使って仕事を楽に早く正確にできるようにすること。それを実現するコンピュータプログラムのこと」となります。
システム化すると言うことはそのような状態にすること、つまり、コンピュータ化をすることとほぼ同じ意味になります。
コンピュータを使ったシステム化というものを、もう少し具体的に説明すると、「紙に書いて紙を運ぶことで進んでいた仕事を、パソコンに入力しただけで終わるようにすること」です。
システム化することで、次のようなメリットが出てきます。
１．検索が瞬時にできるようになります
以前作った伝票を探すときに、パソコン画面にすぐ出せるようになります。
もう、これまでのように紙をめくる必要はありません。
２．計算が瞬時でできるようになります
月末・期末に伝票を集計するときに、計算がそのままできる様になります。
また、紙の伝票に記入してさらにエクセルに入力するような２度手間がなくなります。
それはつまり、日々の仕事をパソコンに入力するだけで月末の伝票ができあがり、同時に集計もできるようになるということです。
３．伝達が瞬時にできるようになります
紙を持ち回って、承認の印鑑をもらったり、手配用にＦＡＸを入れたり、ファイルしておいたりしていましたが、これが、
データを入力してボタンを押せば、承認してくれる課長へメールが飛び、
課長は、パソコンで開いてボタンを押せば承認できて、
課長に承認されたら自分にメールが来て、
自分はパソコンを開いてボタンを押せば、ＦＡＸもそのまま発信され、
特にファイリングしなくても、データは自然にそこに蓄えられるようになります。
後からその伝票を探すときも、パソコンで検索するだけで、一瞬で探し出せる様になります。
・・・もう、キャビネットからファイルを持ってきて何十枚も紙をめくる必要はありません。
４．連絡が瞬時にできるようになります
社内への指示・連絡も、紙を運んで現場に渡し、現場は作業指示を受けた後で、もらった紙を保管しておくという手間をかける必要がなくなります。
課長が承認した時点で、作業指示は自動的に現場へ送られ、
現場はパソコンを開けば指示内容がその場で指示された瞬間に見ることができ、
その指示は、その後いつでも見られるため、紙のように保管しておく必要もなく、
完了したら完了ボタンを押すだけで作業記録が残る様になります。
もう、紙に印鑑をおしてもらい、コピーを取って原紙をファイルし、コピーを現場へ持って行く必要はありません。
５．同じ事を何度も書き写す必要がありません
受注伝票に内容を記入して、出荷伝票にも同じ項目を記入する。さらに請求書にも同じ項目を記入して、会計伝票にも同じ項目を記入する。そんな、２度手間ならぬ４度手間は、もう不要です。
受注したらパソコンへ入力さえすれば、そこからそのまま出荷伝票ができあがります。
もちろん、請求書も、会計伝票もそのデータで作られるため、２重、３重、４重の入力が必要なくなります。
このようなうれしさが出てくるのです。(^o^)
説明がヘタクソで分かりづらいところが多いかもしれませんが、分からないところは、コメントで質問して頂けるともう少しご説明できると思います。
つぎは ＝＞ システム化の第１歩
いつもありがとうございます、富山貴至です。
「システム」というものになじみのない方には、システムとは何なのか非常にわかりにくいと思うんですが、少しご説明しておきます。
システムといった時には、広い意味から狭い意味までありますが、ここでは狭い意味について説明します。
狭義のシステムというのは、一言でいえば、「コンピュータを使って仕事を楽に早く正確にできるようにすること。それを実現するコンピュータプログラムのこと」となります。
システム化すると言うことはそのような状態にすること、つまり、コンピュータ化をすることとほぼ同じ意味になります。
コンピュータを使ったシステム化というものを、もう少し具体的に説明すると、「紙に書いて紙を運ぶことで進んでいた仕事を、パソコンに入力しただけで終わるようにすること」です。
システム化することで、次のようなメリットが出てきます。
１．検索が瞬時にできるようになります
以前作った伝票を探すときに、パソコン画面にすぐ出せるようになります。
もう、これまでのように紙をめくる必要はありません。
２．計算が瞬時でできるようになります
月末・期末に伝票を集計するときに、計算がそのままできる様になります。
また、紙の伝票に記入してさらにエクセルに入力するような２度手間がなくなります。
それはつまり、日々の仕事をパソコンに入力するだけで月末の伝票ができあがり、同時に集計もできるようになるということです。
３．伝達が瞬時にできるようになります
紙を持ち回って、承認の印鑑をもらったり、手配用にＦＡＸを入れたり、ファイルしておいたりしていましたが、これが、
データを入力してボタンを押せば、承認してくれる課長へメールが飛び、
課長は、パソコンで開いてボタンを押せば承認できて、
課長に承認されたら自分にメールが来て、
自分はパソコンを開いてボタンを押せば、ＦＡＸもそのまま発信され、
特にファイリングしなくても、データは自然にそこに蓄えられるようになります。
後からその伝票を探すときも、パソコンで検索するだけで、一瞬で探し出せる様になります。
・・・もう、キャビネットからファイルを持ってきて何十枚も紙をめくる必要はありません。
４．連絡が瞬時にできるようになります
社内への指示・連絡も、紙を運んで現場に渡し、現場は作業指示を受けた後で、もらった紙を保管しておくという手間をかける必要がなくなります。
課長が承認した時点で、作業指示は自動的に現場へ送られ、
現場はパソコンを開けば指示内容がその場で指示された瞬間に見ることができ、
その指示は、その後いつでも見られるため、紙のように保管しておく必要もなく、
完了したら完了ボタンを押すだけで作業記録が残る様になります。
もう、紙に印鑑をおしてもらい、コピーを取って原紙をファイルし、コピーを現場へ持って行く必要はありません。
５．同じ事を何度も書き写す必要がありません
受注伝票に内容を記入して、出荷伝票にも同じ項目を記入する。さらに請求書にも同じ項目を記入して、会計伝票にも同じ項目を記入する。そんな、２度手間ならぬ４度手間は、もう不要です。
受注したらパソコンへ入力さえすれば、そこからそのまま出荷伝票ができあがります。
もちろん、請求書も、会計伝票もそのデータで作られるため、２重、３重、４重の入力が必要なくなります。
このようなうれしさが出てくるのです。(^o^)
説明がヘタクソで分かりづらいところが多いかもしれませんが、分からないところは、コメントで質問して頂けるともう少しご説明できると思います。
つぎは ＝＞ システム化の第１歩
テスト品製造指示書システム
◆テスト品製造指示書システム
いつもありがとうございます、富山貴至です。
真琴さんが今回作ったのは、テスト品を製造するように現場へ指示を出す書類です。
登録する項目としては、
・配布先を登録します
・製品の情報・属性を登録します
・テスト内容を登録します
・作る工程を登録します
現場側では紙を使うため、登録した内容を紙に印刷してで現場へ出します。
以前は、現場へ指示を出したかどうかだけ、記録していました。
どの品物のテスト品を、いつ現場へ指示したかが、あとから確認できるようにするためです。
システム化したことで、「記録」という仕事は無くなりました。
紙を発行する時点で自動的にデータが記録されるので、どの品物かだけではなく、どんなテスト内容か、詳細の情報まで、いつでも確認できるようになるからです。
極楽です（ハート）。
さらに、指示された部署や、関連部署、そもそも指示した部署などの、どこの部署の人でも、必要なときはいつでも指示された情報を見ることができます。
見る方も極楽です。
ファイルから紙を探し出す必要がありませんから。
画面はこんな感じです。
企業秘密が入っているといけないので、拡大はできません。（笑）
つぎは ＝＞ 製品初期品質確認書システム
いつもありがとうございます、富山貴至です。
真琴さんが今回作ったのは、テスト品を製造するように現場へ指示を出す書類です。
登録する項目としては、
・配布先を登録します
・製品の情報・属性を登録します
・テスト内容を登録します
・作る工程を登録します
現場側では紙を使うため、登録した内容を紙に印刷してで現場へ出します。
以前は、現場へ指示を出したかどうかだけ、記録していました。
どの品物のテスト品を、いつ現場へ指示したかが、あとから確認できるようにするためです。
システム化したことで、「記録」という仕事は無くなりました。
紙を発行する時点で自動的にデータが記録されるので、どの品物かだけではなく、どんなテスト内容か、詳細の情報まで、いつでも確認できるようになるからです。
極楽です（ハート）。
さらに、指示された部署や、関連部署、そもそも指示した部署などの、どこの部署の人でも、必要なときはいつでも指示された情報を見ることができます。
見る方も極楽です。
ファイルから紙を探し出す必要がありませんから。
画面はこんな感じです。
企業秘密が入っているといけないので、拡大はできません。（笑）
つぎは ＝＞ 製品初期品質確認書システム
新時代のノウハウ
◆新時代のノウハウ
いつもありがとうございます、富山貴至です。
仕事を効率的にこなす・・・誰しも楽々としごとをこなしたいと思います。
そのためには、道具をうまく使うことがほぼ必須条件だと思いますが、今の時代は、いろいろ便利な道具が世の中にはあふれていて、本当に良くなってきましたよね。
うまく見つけることができれば、実際に仕事の能率・効率が上がる道具もたくさんあります。
でも、なんだかとっても良さそうに見えて、実は効率が上がらない道具もそれなりにある、と感じています。
私にとって、パソコンは効率が上がらない方の道具でした。
パソコンって、もっとずっと仕事を楽にできる様な気がしていたんですが、実際に使ってみると、期待はずれ。
それなりの効率アップはあるんですが、私の期待はもっと大きかったのです。
既に１５年以上前になりますが、エクセルに代表される、表計算のソフトが多く使われるようになり、それまでの電卓の時代が終焉を告げました。
これはこれで、非常に効率アップにつながったと思いますが、パソコンの実力はこんなもんじゃない、と感じています。
でも、市販のソフトはどこまで行っても汎用をめざして作られていますので、無いよりはあった方が効率が上がるんですが、やはりパソコンの実力を出せていない。
では、社内の情報部門がオーダーメイドで作ったものならいいだろう、と思うと、これが逆に、効率アップにはほど遠いものばかりです。
学生時代は、趣味的にプログラムを作っていたんですが、自分で作ったものでもせいぜい市販のソフト程度にしかならない。自分メイドであるにも関わらず。orz
社会人になってから、その感覚は強くなる一方で、何がいけないのか分からないまま、手を変え品を変え自分用のソフトを作ってきました。（それでも、プロのプログラマになる気はありませんし、未だにアマチュアのままです）
それから２０数年、やっと巡り会えたのがこの作り方です。
結果的に、求めていたものは、
・素人でも少しの訓練で作れる
・ネットワーク越しにどこからでも使える
・別々に作ったものが一体化した形で使える
この３つで実現できることがわかりました。
これは、実はネットワークが普及した後、この１０数年で可能となった新時代のノウハウなんです。
でも、未だにこのポイントが分かっていない自称プロフェッショナルも多いようです。
社内の情報部門が作ったものよりも、ずっと使い易い＝効率が上がるシステムが、素人でも作れる方法を順番に書いていきます。
楽しみにしてくださいね。
つづき ＝＞ システムのメリット
いつもありがとうございます、富山貴至です。
仕事を効率的にこなす・・・誰しも楽々としごとをこなしたいと思います。
そのためには、道具をうまく使うことがほぼ必須条件だと思いますが、今の時代は、いろいろ便利な道具が世の中にはあふれていて、本当に良くなってきましたよね。
うまく見つけることができれば、実際に仕事の能率・効率が上がる道具もたくさんあります。
でも、なんだかとっても良さそうに見えて、実は効率が上がらない道具もそれなりにある、と感じています。
私にとって、パソコンは効率が上がらない方の道具でした。
パソコンって、もっとずっと仕事を楽にできる様な気がしていたんですが、実際に使ってみると、期待はずれ。
それなりの効率アップはあるんですが、私の期待はもっと大きかったのです。
既に１５年以上前になりますが、エクセルに代表される、表計算のソフトが多く使われるようになり、それまでの電卓の時代が終焉を告げました。
これはこれで、非常に効率アップにつながったと思いますが、パソコンの実力はこんなもんじゃない、と感じています。
でも、市販のソフトはどこまで行っても汎用をめざして作られていますので、無いよりはあった方が効率が上がるんですが、やはりパソコンの実力を出せていない。
では、社内の情報部門がオーダーメイドで作ったものならいいだろう、と思うと、これが逆に、効率アップにはほど遠いものばかりです。
学生時代は、趣味的にプログラムを作っていたんですが、自分で作ったものでもせいぜい市販のソフト程度にしかならない。自分メイドであるにも関わらず。orz
社会人になってから、その感覚は強くなる一方で、何がいけないのか分からないまま、手を変え品を変え自分用のソフトを作ってきました。（それでも、プロのプログラマになる気はありませんし、未だにアマチュアのままです）
それから２０数年、やっと巡り会えたのがこの作り方です。
結果的に、求めていたものは、
・素人でも少しの訓練で作れる
・ネットワーク越しにどこからでも使える
・別々に作ったものが一体化した形で使える
この３つで実現できることがわかりました。
これは、実はネットワークが普及した後、この１０数年で可能となった新時代のノウハウなんです。
でも、未だにこのポイントが分かっていない自称プロフェッショナルも多いようです。
社内の情報部門が作ったものよりも、ずっと使い易い＝効率が上がるシステムが、素人でも作れる方法を順番に書いていきます。
楽しみにしてくださいね。
つづき ＝＞ システムのメリット