①インフラ整備
②業務ツール整備
③情報流通三種の神器
上記3つの環境が整ってくると、
④業務棚卸表や作業標準書がつくりやすくなります。
要するに、インフラは貧弱で、業務ツールは皆バラバラなもので、
情報の蓄積がなく、情報による意志決定と言うよりは、
何でも勘と経験で決めて指示を出しているような状況なのに、
業務を棚卸してそれぞれの手順を明確にして、
仕組づくりをしましょうといっても難しいということは、
誰から見ても明白なのはご理解いただけると思います。
よって、①～③ができていないのに、
④の作業を標準化するということはできないのです。
インフラが整っていて、共通の業務ツールがあって、
どのような情報が組織にとって蓄積すべき重要情報なのかが解っていれば、
業務を構築し作業を標準化することは簡単です。
例えば、現場の現状確認や進捗確認の為に重要な情報は写真である。
という意志決定があったとします。
そうすると現場で写真を撮影して送信するインフラとツールが必要です。
インフラは4Gや5Gのスマホでいいでしょう。
ツールはスマホの写真撮影アプリとLINEで写真送信するということにします。
情報流通三種の神器の蓄積としては、工事前の写真と工事後の写真を同じ場所から定点撮影した情報をファイルサーバーに残す。
という内容の業務を構築するとします。
上記の業務内容をもとに作業の標準化を図ります。
・スマホでの写真撮影方法の手順を標準化します。
・撮影した写真をLINEで関係者が共有しているグループに送信する手順を標準化します。
・LINEグループに送信された写真をファイルサーバーの顧客管理フォルダの顧客名のフォルダに保存する為の手順を標準化します。
このように情報が蓄積される業務を構築できると、
しかるべき情報を抽出して共有するという作業を構築することが容易になります。
例えば、蓄積した情報をもとに下記のような情報共有を標準化することが可能になるわけです。
・保存された写真をホームページのリフォーム事例のビフォーアフターとして投稿するための手順を標準化します。
・お客様に進捗報告をするためにSNSに状況写真を投稿する手順を標準化します。
このように、①インフラが整っていて、②業務ツールが整っていて、③重要な情報が蓄積される仕組があり、それを抽出や共有することで得たい結果が明確になっていれば、一つの業務を構築してその作業手順を標準化することは簡単なのです。
①～③がちゃんとしていないのに、④でマニュアル作って運用するというようなことを決めたところで、作業の標準化などできない事が解って頂けると思います。
ほとんどの組織が業務改善という名の部分最適に陥ってしまうのは、
このような順番を理解しないまま、自分たちの不都合のある部分だけを
今までの慣れ親しんだ考え方を変えずに、魅力的に思えるツールを安易に導入したり、
誰も見ないマニュアルをつくって人にやらせようとするから、
結局は茶番に終わってしまうのです。
まずはインフラを整え、インフラの上で共通の業務ツールを使って、
重要情報が蓄積できるファイルサーバー、データベース、ナレッジベースの器を持ち、
業務全体を見渡せる業務棚卸表を作成し、
その上で、最もインパクトがあり、かつ簡単な業務から作業標準書をつくっていくと、
業務改善は効果的に進めることができるようになります。
次回は⑤新人雇用と定型業務の構築について書いていきます。