ブログ４０２日目
みなさまに感謝
今日は「企画書は見た目で勝負」道添 進さん
―today's cyoi-yoshi―
余白と文章や図版との比率は１対３
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■目次
第一章:あなたの企画書はなぜ見た目が悪いのか。NG事例で学ぶ解決法
(1) 読む気が起こらない
(2) 安っぽい
(3) 説得力がない
第二章:最低限これだけマスターすればOKの黄金ルール7
(1) 最初は手で描こう
(2) グループ化しよう
(3) 余白と見えない線を利用しよう
(4) 行間を十分にとろう
(5) メリハリをつけよう
(6) 書体を効果的に使おう
(7) 色遣い上手になろう
第三章:良い例悪い例を徹底比較。ビジネス文書実例集
(1) PowerPointを使った企画書
(2) Wordを使った企画書
(3) FAXによるリリース
(4) FAXによる発注書、送信状
(5) メールマガジン
(6) ニューズレター
■本書を拝読したきっかけ
今年みやちゃんのチームに配属された若い男性社員がいます
彼に文書の書き方を教えてあげたいなと思っていた矢先に本書を見つけたました
やはり意識しておくと必要な時に必要なものに出会いますね
このタイミングで本書に出会えたことに感謝です
■スタートはまず「気づき」から
この気づきとは「普通につくっている文書のどんなところがいけないのか」「どこに違和感があるのか」という気づきです
それを感じることのできる感性を磨くのです
では、その感性はどうやったら磨かれるのか？
それは、本書のような本で「基本的なことを知っておくことが近道」です
加えて、多くのよい文書を見ることだと思います
礼儀作法も同じ、こうすれはいいのだと頭で理解して、よい人を手本にして覚える
これが、最も効率よく成長できるコツですね
■どっちがいいの？
文書を書くとき、どちらの書き方がよりよいのか？
①パソコンのフォルダにある過去の文書を踏襲して書く
②始めから自分で書く
①は、効率面ではすぐれています。しかし、以前に先輩が書いたものをそのまま踏襲して書く場合など、それがよい文書ならOKなのですが、よくない文書だと目も充てられない状態で仕上がってきます
それは先輩が悪いのでなく、以前それをOKした上司に問題があることが多い
「悪癖は容易に継承される」
これはいつもみやちゃんが注意していることです
②は、はじめから書くことになるので時間が掛かります。また、必要な要素が抜けがちになるのもこのパターンです。
このパターンで書くためには、始めに文書構成を作り、モレやダブリがないかをある程度確認してから書くのがよいです
結論は・・・
①②を融合して「良い文書を踏襲して書き始める、そして一段上の文書を目指すのが一番よい」です
あっ、ちょっとズルかったですか？
■よくない文書の傾向
道添さんが、普通のビジネスパーソンや自営業の方が作った文書を集めて分析してみると、いくつかの傾向があることに気づいたのだそう
その代表が以下の3つです
①情報の詰め込み過ぎ
②ソフト（パソコンソフト）の機能を使いすぎ
③余計な飾りを入れている
本書では、これらに対応した改善のポイントを「黄金ルール」として紹介してくれています
以下は、その中からなるほどと思うものにスポットを当てたいと思います
■見出し
見出しは、何を書いてあるのかを端的に要約するのが役目
読んでみたい気持ちにさせる大事な一言
「～について」でも基本はOKですが、「～が～なわけ」という風に、内容をイメージさせる一言を織り込む工夫をするとよい
■1行あたりの文字数を30～35字にするわけ
用紙の端から端までぎっちりと文字の詰まった文書を見たことがありませんか？
みやちゃんはこれを「暗黒のスパイラル」に陥っていると言います
例えば、会社に「書類はA4一枚にまとめなさい」というルールがあるとします
普通ならここで文章の方を推敲したり、図を使ったりと工夫をしますよね
しかし、暗黒のスパイラルに陥る人は、次のようにハマっていきます
①横へ拡張・・・行当たりの文字数を増やす
②縦へ拡張・・・行数そのものを増やす
③文字の縮小・・・文字をどんどん小さくしていく
④行間の縮小・・・行間を詰めて行く
一言で表現すると「余白を削って行く」という行為です
字で紙面がびっしり埋まっていて真っ黒＝暗黒、という状態に陥っていきます
これを明るい世界にするには、字の色を黄色にすること！？
あっ、なに言ってんだか・・・
そうではなくて、
1行当たりの文字数は、３０～３５字前後を基準に、余白は最低でも左右各３０～４０ミリ、行間は文字の天地の長さの１／２以上にするとよい
余白と文章や図版との比率は１対３くらいほしい、と本書
■色を使いすぎると安っぽくなるわけ
「かっこよく、美しく文書を作ること。イコール、カラフルにすること。」という勘違い
むしろ逆で、カラフルにすると、お互いの色同士が打ち消しあって、逆に全体として目立たなくなってしまう
読みづらくなり、安っぽくなる
みやちゃんはこれを「文書のディスカウントショップ」と言います
ディスカウントショップや安さが売りのスーパーは、店内がカラフルかつ繁雑で安い雰囲気を満載にしていますよね
対してブランドショップなどは、色使いにとても気を使っていて、落ち着いた雰囲気を醸し出しています
これと同じことが文書にも言えます
大事なことやポイントを伝え、理解してもらうのが文書、そこでわざわざ自分を安く販売しなくてもいいのでは・・・と思います
使っても３色、できれば２色にとどめたい。３色以上使う時は同色系を使うといい、と本書からのアドバイス
■では、今日のちょいよし
余白と文章や図版との比率は１対３
いかがでしたか？
この他にも、本書には多くのためになるアドバイスがあります
また、良い例と良くない例が比較掲載されているので、とても鮮明にイメージできます
みやちゃんがこれまで読んできた同種の本の中でも質が質が高いです
ぜひ一度読んで見てくださいね
今日もいいことが学べてラッキー
☆今日も最後までお読みくださり、感謝！
