昨年理事に就任し、当時は副理事長に、任期２年目となる今年は、副理事長が理事長をやるという慣例に従って、理事長をやっています。
うちのマンションは、2010年から管理費を浮かすべく、日常の清掃業務等に関しては管理会社派遣の業者ではなく、リタイアされた住民数名が理事長を契約者として業務委託契約をして、管理しているという変則的なことをやっています。
しかし、昨年、業務委託契約をしている管理員の一人（当マンションの住民の方です）が、理事会の役員に立候補したの受けて、理事会で利益相反にならないか協議。結局、立候補をするならば、業務委託契約はしないという決議になりました。
その管理員に対して、理事会として説明をするという段になり、当時管理員と事あるごとにもめていた理事長ではなく、理事長の委任を受けた副理事長の私が文書（決議書）をもって、その説明をすることになりました。
当然、その管理員は納得せず、精神的苦痛を受けたとして、弁護士を通じ、なぜか私個人に損害賠償請求をしてきました。
私は理事会決議を履行したまでの話なので、損害賠償請求には応じられないと、こちらも弁護士を立てて、その旨を回答。その後しばらくは、管理員側からの音沙汰はありませんでした。
その間、定期総会があり、私は理事長に就任。
しかし、今夏になって管理員側から裁判所を通じて訴状が届き、私は「被告」となりました。
理事会としては、当時の副理事長の独断に起因するものでは、理事会決議を履行しての請求と判断し、臨時総会を開いて、このような請求があったこと、また裁判費用等も予算から拠出することを住民全体に諮ろうを考えています。
ですが、そこで問題は「議長」をだれがやるかです。
当マンションの管理規約では、総会の議長は理事長がやることになっていますが、その理事長たる私が「被告」であり、またそのことについての総会にかけるとなれば、これも利益相反になるのでは憂慮しています。
私は、別の役員の方を議長に指名して、これも「議案」として、住民の方に諮ろうと考えていますが、このような場合はどうするのがベターな方法なのでしょうか？
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