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あや姉です
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なんだか最近ミスが
頻発してしまっている…
そんな状況あったりしますよね…
例えば、、、
すこしづつ事象は違うんだけど、毎月ミスがある
対策は立てたのに、しばらくするとまたミス発生
異動に伴って担当者が変わったのかミスが出るようになった
ありがちではありますが、
この状態に陥ると中々抜けだすのが
難しいんですよね。。。
ミスのフォローでばたついていると、
別のミスが誘発する
チームの雰囲気はイライラ蔓延
みんなが、被害者意識になり突破力が失われ…
リーダーの立場であればなおさら。
自分を責めてしまっていませんか…？
あああ・・・
私もそんな時期がありまして。
思い出すとなかなかトラウマです
ミスが続いてしまう時。
どうしたらその悪循環から
抜け出せるのでしょうか？
そこで
ミス続きしていた時の
私のチームの改善事例
を解説します。
あくまでイチ事例でありますが、
同じ原因となるケースは多いと思うので、
参考になるのではないかな？
と考えております
さて。。。どうやって
ミス続きから抜け出したのか？
先に結論から言いますと
業務の年間カレンダー
を作成しました。
まず、なぜチームのミスが続くのか？
原因分析をしてみたところ、
業務が行き当たり
ばったりになっている
ことがわかりました。
もちろん、仕事は毎日同じ
事案とは限りません。
しかし、同じ部署内の仕事であれば、
仕事のこなし方は
原則パターンがある事が多い
です。
一方、私のチームでは、
業務に追われるような形で、
毎回毎回ゼロベースで
仕事をこなしていた
のです。
これは、もはや
海図が無い中航海
しているようなもの
そこで、
いつ何をするのか？
どこから情報を得て、
どこに引き継ぐのか？
それを
年間カレンダーとして落とし、
１年の業務のパターンを見える
ようにしたのです。
なぜカレンダーなの？
マニュアルとかでないの？
と疑問があるかもしれません。
なぜかというと、
会社とは
４半期ターム
で動きます。
そういった意味で
年間でみて仕事は
一定のパターン化された
期日が必ずある
と考えたのです。
（そもそも、仕事とは期日があるべきです）
よって
期日パターンを落とすため
にカレンダーという形で作成しました。
また、他部署にも業務カレンダーを渡す事で
お互いの仕事も
見えるようになり、
引継ぎ仕事もスムーズ
になりました。
「引継ぎ」業務は気を付けないと、
担当者間でどんどん
ブラックボックス化
しがちなのですよね～
この業務年間カレンダーは
新人を迎えたときや、
人員異動時の説明にも役立ち、
本当につくって良かったです
いかがでしたでしょうか？
ミスが続いている場合、
原則パターンを
見失っているケース
は割とありがちなのではないでしょうか？
ゼロベースからの仕事は時間かかりますし、
何より人によりブレが大きくなりがちです。
こういった事からミスは出やすいのですね。
ご参考になれば幸いです
では、次の記事でお会いしましょう
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