Ｅｘｃｅｌのオートフィル、使うたびに失敗する
便利なオートフィルが上手く使えない方
これで、もう失敗はなくなります
こんにちは。
たびたび書いているように、Ｅｘｃｅｌは便利なソフトです。
でも、機能をよく理解していない方にとっては、時として何度も同じ間違いや失敗をしてしまうソフトでもあります。
まぁ、使える方からすると押さえどころを外しているからた゜けなのですが、そんな押さえどころに「オートフィル」という機能があります。
表データを作成する時に、番号などの連続した数値や同じデータの入力を簡単にしてくれる機能です。
でも、この機能、まさに押さえどころが悪いと、「連続した数値を入れたい」のに、｢コピー｣になってしまったなんて失敗をします。
これ、ちょっとした押さえどころで難なく思い道理にできます。
●オートフィルは、「右ボタン」がポイント
便利な「オートフィルムですが、何をドラックするかで結果が決まるため、思い通りにいかないで、やり直す羽目になってイライラなんてことになります。
こうならないための押さえどころは、マウスの「右ボタン」です。
右ボタンを押しながら、ドラックすれば、ドラッグ後に入力方法が選べますから、これでもう失敗はしません。
では、具体的に例をご覧ぐださい。
↓の表は、パソコンの勉強会の参加者リストを作ろうとしているものです。
さらに、３列目にそれぞれの人が使っているパソコンのOSを入れようとしていますが、同じOSが並ぶのでセルをコピーしたい場合です。
まず、セルを選択して右下にポインターを合わせると、形が「+」になります。
「コピー｣の場合も要領は同じです。
➍メニューが表示されるので、「セルのコピー」を選択すれば完了です。
連続データとコピーとを間違いなく入力できて、効率よく作業ができます。
では、今日はここまでにします。次回もぜひお越しください。
これで、もう失敗はなくなります
こんにちは。
たびたび書いているように、Ｅｘｃｅｌは便利なソフトです。
でも、機能をよく理解していない方にとっては、時として何度も同じ間違いや失敗をしてしまうソフトでもあります。
まぁ、使える方からすると押さえどころを外しているからた゜けなのですが、そんな押さえどころに「オートフィル」という機能があります。
表データを作成する時に、番号などの連続した数値や同じデータの入力を簡単にしてくれる機能です。
でも、この機能、まさに押さえどころが悪いと、「連続した数値を入れたい」のに、｢コピー｣になってしまったなんて失敗をします。
これ、ちょっとした押さえどころで難なく思い道理にできます。
●オートフィルは、「右ボタン」がポイント
便利な「オートフィルムですが、何をドラックするかで結果が決まるため、思い通りにいかないで、やり直す羽目になってイライラなんてことになります。
こうならないための押さえどころは、マウスの「右ボタン」です。
右ボタンを押しながら、ドラックすれば、ドラッグ後に入力方法が選べますから、これでもう失敗はしません。
では、具体的に例をご覧ぐださい。
↓の表は、パソコンの勉強会の参加者リストを作ろうとしているものです。
さらに、３列目にそれぞれの人が使っているパソコンのOSを入れようとしていますが、同じOSが並ぶのでセルをコピーしたい場合です。
まず、セルを選択して右下にポインターを合わせると、形が「+」になります。
「コピー｣の場合も要領は同じです。
❸右ボタンを押したまま、データを入力したいセルまでドラックします。
➍メニューが表示されるので、「セルのコピー」を選択すれば完了です。
連続データとコピーとを間違いなく入力できて、効率よく作業ができます。
では、今日はここまでにします。次回もぜひお越しください。
書き出しから差が付つく、Wordの入力省力化
時候のあいさつくらいで手を止めない
早い人は使っている、省力化のワザ
こんにちは。
仕事の早い人、間違いのない人というのは、事を始める前にゴールが想定できている、全体が見えているといいます。
まぁ、そういうできる方が、Wordを使ってレターや配布資料のあいさつ文などを書いているところを見ますと、入力の手が止まることがありません。、
一方、どうも仕事の遅い方に同じようにあいさつ文を書いてもらうと、内容は理解しているの出だしから手が止まってしまうようなことがあります。
特に入力の速度が天と地ほど違うという訳でもないのに、かかる時間やその内容には時として大きな差があります。
●「入力支援機能」をご存じですか
WordやExcelを使うと、繰り返しよく使う文章があります。
例えば、Wordでつくるあいさつ文には、時候のあいさつというのがあります。
せっかくのあいさつ文ですから、まずは間違いのない時候のあいさつでなくてはいけません。
さらに季節に合っているというのも大切な要素です。
まぁ、私なんかも一通りは知っているのですが、いつも同じ文もはすかしいですし、この季節にこのあいさつ文は使っていいのかと自信が持てないなんていうことがあります。
あいさつ文は書き出しの部分ですから、ここで手間取っていると、できない人と思われます。
じゃ、文例集の本やネットで確かめて、なんてことをしていると時間の無駄そのものです。
できる人はこんな時、入力支援機能を使います。
やり方は簡単です。
時候のあいさつは、「月のあいさつ」と「安否のあいさつ」を組み合わせます。
次に➏「安否のあいさつ」から文例をクリックで選び）、❽「OK」をクリック。
(挨拶文に「感謝のあいさつ」を加える時は、❼「感謝のあいさつ」から文例を選択して❽「OK」を押します。)
頭を悩ませていたのがウソのように、あいさつ文ができ上がります。
●｢起こし言葉」も「結び言葉」もラクラク
あいさつ文ができたからといって、ホッとしていてはいけません。
本題に入らなくてはいけないのですが、ここには「起こし言葉」が必要です。
「起こし言葉」とは、「さて、」とか「ところで」、｢恐縮ですが」といった言葉です。
また、文の最後には、「まずは用件のみ」といった「結び言葉」が必要です。
これも上記と同様に「結び言葉」を選択してやれば、簡単に文を終わられることができます。
できる人は、こういうところもちゃんと押さえています。
あなたも、これで一歩できる人に前進です。
では、今日はここまでにします。次回もぜひお越しください。
早い人は使っている、省力化のワザ
こんにちは。
仕事の早い人、間違いのない人というのは、事を始める前にゴールが想定できている、全体が見えているといいます。
まぁ、そういうできる方が、Wordを使ってレターや配布資料のあいさつ文などを書いているところを見ますと、入力の手が止まることがありません。、
一方、どうも仕事の遅い方に同じようにあいさつ文を書いてもらうと、内容は理解しているの出だしから手が止まってしまうようなことがあります。
特に入力の速度が天と地ほど違うという訳でもないのに、かかる時間やその内容には時として大きな差があります。
●「入力支援機能」をご存じですか
WordやExcelを使うと、繰り返しよく使う文章があります。
例えば、Wordでつくるあいさつ文には、時候のあいさつというのがあります。
せっかくのあいさつ文ですから、まずは間違いのない時候のあいさつでなくてはいけません。
さらに季節に合っているというのも大切な要素です。
まぁ、私なんかも一通りは知っているのですが、いつも同じ文もはすかしいですし、この季節にこのあいさつ文は使っていいのかと自信が持てないなんていうことがあります。
あいさつ文は書き出しの部分ですから、ここで手間取っていると、できない人と思われます。
じゃ、文例集の本やネットで確かめて、なんてことをしていると時間の無駄そのものです。
できる人はこんな時、入力支援機能を使います。
やり方は簡単です。
時候のあいさつは、「月のあいさつ」と「安否のあいさつ」を組み合わせます。
次に➏「安否のあいさつ」から文例をクリックで選び）、❽「OK」をクリック。
(挨拶文に「感謝のあいさつ」を加える時は、❼「感謝のあいさつ」から文例を選択して❽「OK」を押します。)
頭を悩ませていたのがウソのように、あいさつ文ができ上がります。
●｢起こし言葉」も「結び言葉」もラクラク
あいさつ文ができたからといって、ホッとしていてはいけません。
本題に入らなくてはいけないのですが、ここには「起こし言葉」が必要です。
「起こし言葉」とは、「さて、」とか「ところで」、｢恐縮ですが」といった言葉です。
また、文の最後には、「まずは用件のみ」といった「結び言葉」が必要です。
これも上記と同様に「結び言葉」を選択してやれば、簡単に文を終わられることができます。
できる人は、こういうところもちゃんと押さえています。
あなたも、これで一歩できる人に前進です。
では、今日はここまでにします。次回もぜひお越しください。
Wordで便利な、AltキーとShiftキー
Wordの箇条書き入力を
便利、快適にする２つのキー
こんにちは。
パソコンのキーボードのキー、あなたは全部使っていますか。
パソコン使いが上手な人というのは、文字入力が早いとともに、キーボードのキーに備え付けられた機能を活用しています。
例えば、キーボードの一番上に並んでいるF1やF2などと表示されているファンクションキー。
ずらっと並んだキーには、それぞれに機能が付けられています。(このへんについては、またあらためてご説明します)
ということで、今日はファンクションキーとは反対にキーボードの下の方にあるAlteキーとShiftキーを使った便利な入力をお教えします。
パソコンは、手書きに比べて修正変更が簡単にできます。
パソコンに慣れてくると、下書きなどをして入力するより、思いついた文章を入力して、後から推敲する方が効率よく仕事ができます。
このやり方はどちらかといえば欧米方に多いやり方で、日本人はどちらかというと書類の頭から順に仕上げていくというやり方の方が多いようです。
まぁ、このへんのやり方については好みの問題もありますから、自由にやればいいのですが、いくら修正や変更が簡単なパソコンだといっても、やはり変更は面倒なものです。
私なんかもチョクチョクあるのが、Wordで箇条書きした文章の見出しを太い文字にしたい、というよな変更です。
どんなのかというと、↓こんな場合です。
選択しているところの文字を太くしたいのてすが、普通だとこのような選択はできません。
でも、↑に書いてあるように、「Altキー」を押せば箇条書きの見出しだけを選択できます。
で、後はタスクバーの「B」をマウスでクリックすれば、見出しは太文字に変更されます。
これを知らないと、一つひとつ見出しを選択して太文字にする、という作業をしなくてはなりません。
◎もうひとつ、箇条書で便利なShiftキー
箇条書きでよくあるのが、文章が１行で収まらなくて次の行こぼれることがあります。
どういったのかというと、↓こんな場合です。
これ、普通に「Enter」で改行すると、↓の様になったりします。
行頭をへこませたいので、スペースを入れたりインデントをいじったりしていると、箇条書きがグチャグチャになったなんてことになります。
こういった場合は、改行する時に「Shiftキー」を押していつも通りに「Enterキー」で改行すると、↓の様に綺麗にできます。
Wordに限らず、キーボードに使わないキーが一杯あるというのは、もっともっと上手い大人の使いこなしができる証です。
普段の使いこなしの中で、一つずつ覚えていけは、しばらくすると見違えるような使い手になります。
では、今日はここまでにします。次回もぜひお越しぐたさす。
便利、快適にする２つのキー
こんにちは。
パソコンのキーボードのキー、あなたは全部使っていますか。
パソコン使いが上手な人というのは、文字入力が早いとともに、キーボードのキーに備え付けられた機能を活用しています。
例えば、キーボードの一番上に並んでいるF1やF2などと表示されているファンクションキー。
ずらっと並んだキーには、それぞれに機能が付けられています。(このへんについては、またあらためてご説明します)
ということで、今日はファンクションキーとは反対にキーボードの下の方にあるAlteキーとShiftキーを使った便利な入力をお教えします。
パソコンは、手書きに比べて修正変更が簡単にできます。
パソコンに慣れてくると、下書きなどをして入力するより、思いついた文章を入力して、後から推敲する方が効率よく仕事ができます。
このやり方はどちらかといえば欧米方に多いやり方で、日本人はどちらかというと書類の頭から順に仕上げていくというやり方の方が多いようです。
まぁ、このへんのやり方については好みの問題もありますから、自由にやればいいのですが、いくら修正や変更が簡単なパソコンだといっても、やはり変更は面倒なものです。
私なんかもチョクチョクあるのが、Wordで箇条書きした文章の見出しを太い文字にしたい、というよな変更です。
どんなのかというと、↓こんな場合です。
選択しているところの文字を太くしたいのてすが、普通だとこのような選択はできません。
でも、↑に書いてあるように、「Altキー」を押せば箇条書きの見出しだけを選択できます。
で、後はタスクバーの「B」をマウスでクリックすれば、見出しは太文字に変更されます。
これを知らないと、一つひとつ見出しを選択して太文字にする、という作業をしなくてはなりません。
◎もうひとつ、箇条書で便利なShiftキー
箇条書きでよくあるのが、文章が１行で収まらなくて次の行こぼれることがあります。
どういったのかというと、↓こんな場合です。
これ、普通に「Enter」で改行すると、↓の様になったりします。
行頭をへこませたいので、スペースを入れたりインデントをいじったりしていると、箇条書きがグチャグチャになったなんてことになります。
こういった場合は、改行する時に「Shiftキー」を押していつも通りに「Enterキー」で改行すると、↓の様に綺麗にできます。
Wordに限らず、キーボードに使わないキーが一杯あるというのは、もっともっと上手い大人の使いこなしができる証です。
普段の使いこなしの中で、一つずつ覚えていけは、しばらくすると見違えるような使い手になります。
では、今日はここまでにします。次回もぜひお越しぐたさす。