売上表 どんなテクを使っているか？（２）

前回の続きで売上表を見ていきたいと思います。

今回は、表を見たときいにすぐ気がつくものと当り前のように見ていながら、

自分で作るときには、結構していないことを書きたいと思います。

では最初に結構、多くの人がやってしまうことから。

それは、売上表の場合ですと月別にシートを分けてしまうということ。

これをしてしまうとクライアント別で見たいときに面倒になってしまいます。

１シートにまとめることによってクライアント別であったり種別であったりで見ることができます。

見たときにすぐ気がつくもは、ひとつだけセルが赤くなっているもので、

「なんでこれだけ赤いんだろう。」と思った人もいると思います。

これは、条件付き書式というものでこれが、使えるようになるとExcel君が自ら判断して書式を変えてくれるので間違いが減ります。

この売上表では、入金予定日を過ぎても入金がないものについて赤く色をつけています。

こうすることによって、ひと目で入金が遅れているものがわかります。

それでは、具体的にどうするか？見ていきましょう。

まずは、「ホーム」タブの「条件付き書式」→「新しいルール」の順にクリック

次に「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択、

「次の数式を満たす場合に値を書式設定」のところに =AND(J2<TODAY(),K2="")　と入力します。

これは、どういう意味かというとJ2は、入金予定日、「TODAY()」は、TODAY関数で今日の日付が入ります。

ですから、「入金予定日＜今日」という式ですから入金予定日を過ぎているということになります。

そして、もうひとつ「K2=""」のK2が、入金日ですからこの場合、「入金日＝空白」ということでまだ未入金ということになります。

この２つをANDで括っているので、両方を満たす場合にセルを赤くするということになります。

最後に右下の「書式」ボタンを押して、書式を設定します。

売上表では、セルを赤く塗りつぶしますので、「塗りつぶし」タブをクリックして、

赤色を選択し、「ＯＫ」ボタンを押します。

「新しい書式ルール」ダイアログボックスの「ＯＫ」ボタンも押して終了です。

実際には、もつちょっとしないといけないのですが、

「こんな感じで設定するんだ。」ということがわかってもらえればいいかなと思います。

条件付き書式は、実際やるとちょっと難しいかもしれませんが、

非常に役に立つ機能です。是非、挑戦してみてほしいですね。

売上表 どんなテクを使っているか？（1）

今回は、管理グループが作成し、多くの人が見たことのある売上表にどんな工夫がされているのかを書いてみようと思います。

まず、１つめ、クライアント名、現場名は、コード（マスター）を使っている。

これは、ず～～～～と前から言っていることですが、なかなか浸透しないですね。

コードを使わないと「リクルート」「㈱リクルート」「株式会社リクルート」等

同じ会社でありながら違う表記をしてしまい集計する時に面倒になります。

２つめ、種別をリストから選ぶようにしている。

これも１つめの理由と同じですね。

これも何を入力するのかリストにして“決める”ということが大事で、

決めることをしていないことが多く、「人材派遣」と「派遣」の両方を使ってしまう等のことがあります。

それでは、具体的にどうやっているのか？

ひとつめのマスターを使うには。

Ｂ列にコードを入力するとそれに対応するクライアント名がＣ列に表示するようにするわけですが、

Ｃ列にVlookup関数を使います。

式は、=VLOOKUP(B2,マスター!A:B,2,0)　このようになります。

最初の「Ｂ2」は、マスターから引っ張ってきたい、“コード”になります。

その次の「マスター!A:B」がマスターとなる表の範囲を表します。

シート名「マスター」のＡ列からＢ列ということになります。

そして、次の「２」がコードに対応する、引っ張ってきたい内容、この場合クライアント名。

対応する表Ａ，Ｂ列の2列目ということになります。

最後の「０」は、意味があるのですが、まずは、「０」を入れると覚えてもらえばいいと思います。

最初は、苦労して作ることになると思いますが、何回かやっていれば充分覚えられると思います。

もう一つのリストを使うには。

「データ」タブの「データの入力規則」をクリック。

次に「設定」タブの「入力値の種類」で「リスト」を選択。

さらに「元の値」にリストデータに使う値を入力。

そうすると、セルの右側に出る▼をクリックしてあげるとリストが表示されます。

知っていても使っていない人が多いように思います。

まずは、使ってみて覚えることが大事だと思います。

他にも売上表には、工夫されているところがありますのでそれは、またの機会に。

※画像は、粗いのでクリックして見て下さいね。

Excelも考え方が大事

さすがに経理ネタは、尽きてきたので今日は？から？Excelの話しをしたいと思います。

私が、Excelを使う時に意識していることを書きたいと思います。

まず、Excelは、機械が動かしているので機械の処理しやすいようにしてあげて、

その後に人間がわかりやすいものにしていくことを考えるといいんですね。

例えば、うちのように人材ビジネスの会社ですと、「いつ」、「どこに」、「誰を」をいかに管理するかですが、

そうすると多くの人が、3次元を表にすることが難しいため、例えば「どこに」を決めてしまい、

それから「いつ」、「誰を」で表を作ろうとします。

これは、人が、アナログ（紙）でやろうとする時におこる考え方なんですね。

そうして、意識か無意識か、同じものを繰り返すことを避けようとします。

しかし、機械の場合、同じものがあれば、それを数えることも簡単にしてくれますし、

コピペすればいいわけで、手書きの時のように同じものの繰り返しを減らす必要はないんです。

ということを考えるとどうなるか？

1行に全ての情報を入れて、ベタな表にするんですね。

こんな感じ。

でも、これだとわかりにくい？

皆さんもよく知っているフィルター機能を使い、場所での絞り込み、人での絞り込みをすれば、

用途によってわかりやすくなります。

さらにもっと、人が見やすくするのであれば、必要部分を他のシートにコピーして加工したらいいわけです。

これができるようになるだけで仕事の質が変わると思いますよ。