請求書チェック

今日は、請求書のチェックに関して。

この時のチェックリスト項目は、３つ。

皆さんに渡しているチェックリスト項目は、入っていません。

皆さんが、チェックしてきていることを前提にしています。

ですから、その内容で間違っているとその場で止めてしまいます。

なぜ、そのチェックリスト項目の間違いがわかるのかは、

最初に全体を見て感覚的におかしいところがないかを見ているからです。

それから、キャスナビのデータを落としてきてチェックします。

そこで、一致しないと確認作業として、担当者にどちらが正しいのか聞くことになります。

データが確定したところで、そのデータを請求一覧データとしてExcelにすべてのデータを貼り付けます。

これを給与支払のデータチェックに使うわけです。

「このデータを貼り付けたか？」がひとつ目のチェック項目です。

そして、次は、皆さんが請求依頼票を作成した時にデータが保存されていますが、

その一覧の中で今回チェックした請求書のところに日付を入れて漏れがないか確認できるようにしています。

「確認日付を入れたか？」これが、ふたつ目のチェック項目。

最後は、請求書の書類の並べ方。

「原価表を最後にしているか？」です。

これは、社長に見せる時に最後であるとわかりやすいということです。

チェックリストに入れるまでは、確認しないで途中に入れたままで、

「最後にありま・・・あれ、ない。」ということがあったのでチェックリストに入れました。

当たり前のことですが、急いでいる時こそしっかり、チェックしてこないと時間がかかってしまいますからね。

お願いしますよ。

経理WOMAN掲載

今回は、経理WOMANに掲載された私の「わたしの駆出時代」の内容です。

編集が入っていないものですので、実際に掲載されたものより読みにくいかもしれませんが、

ただ、Ｗｏｒｄでデータがあり、簡単に貼り付けられるという理由です。

いつものブログ内容に比べると非常に長いですが・・・

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私が、経理の仕事をはじめたのは、10年くらい前の34歳の時、それまで、営業の仕事をしていましたが、

自分のやりたいことをしたいと思い転職しました。

今、思うと「よく転職できたなあ。運が良かった。」と思っています。

経理経験なし、Excelも入社前に必死に基本を覚えた程度、簿記2級を取得していたことくらいでしたから。

この時、入社した会社は、大手企業の子会社で人材派遣をしている会社、なぜ、私が採用されたのかは、

業務を担当する人がすぐ辞めてしまうので、未経験でも辞めない人ということであったようです。
私が、担当したのは、月次決算を担当しているチーム。

私は、主に経費の支払いと伝票入力をしていました。そこで、びっくりしたことは、チェックの多さです。

ほとんどがチェックと言ってもいいくらいです。

伝票入力が終わったら、出力してひとつひとつ、間違っていないか赤でチェックを入れていく作業です。

また、経費の支払いでは、15日までにおこなう月次決算が終わった後から月末まで、

支払データの作成とともにずうっと、チェックでした。

それだけの量があったということもあります。

そこで感じたことは、「無駄が多いのではないか。」ということ。

特に伝票入力では、紙の振替伝票に手書きで書いていたものを同じようにExcelで作って入力するように変えていたのですが、

Excelの伝票に入力し、さらに会計ソフトに入力するという2重の入力作業がありました。

そして、伝票を作る前には、管理用の表を作っていて伝票入力に必要な情報は、ほとんど入っています。

ということは、3回も同じ内容を入力していたわけです。そこで、Excelのマクロを使って、

管理用の表→振替伝票→会計ソフトとデータを変換していくようにして一気に改善しました。
簡単に書いていますが、Excelの基本しかしらなかった人が、マクロを使えるようになったことには理由があります。

それは、私が、高校時代情報処理科でプログラミングの勉強をしていて本当は、ＳＥやプログラマーをやりたかったのですが、

営業の仕事をしているうちに全くわからなくなっていました。

しかし、プログラミングの基本は、わかっていますので、ExcelのVBA（マクロ）を見た時は、

「これは、使える。」と思って嬉しくなりました。

それからは、私の武器になりました。
経理として、大事なことは、間違えないことであるからチェックをしていたわけですが、

もうひとつには、他部署との連携、特に営業は、事務系の仕事を苦手としている人が多いので如何に期日までにやってもらうか？

ここでは、営業の仕事をしていたことが良かったと思っています。

営業は、細かいことを気にしないくらいでないとやっていけないということを実感としてありますから、

そこらへんを理解しつつ、ルールとしてやってもらうべきことは、やってもらうということができました。

多分、営業をやっていなかったら毎日のように「なんでやらないんだ。」とカリカリしていたことでしょう。

そう思うと、最初は、「もっと早く経理の仕事をしていれば、今頃すごい経理マンになっていただろうなあ。」と思うこともありましたが、

それまでの経験があるからこそ、今の自分があると思えるようになり、

遠回りではなく最高の道を来たと思います。
経理をはじめた頃の楽しみは、間違いをひも解くことが好きでした。

どこで、どう間違えてしまったのか？ひとつひとつ遡って問題を発見して直していく作業は、私にとってパズルでした。

経理は、決算や月次の試算表という正解がわからないものを如何に正解に近づけていくか？

間違い探しそのものであるように思います。

それをゲームのように楽しめるかどうか？これが、基本的なところではないでしょうか。
さらには、経理の情報を経営者や他部署にどうわかりやすく伝えることができるか。
個人の次元から会社全体を意識した仕事へステップアップしていくことができればさらに楽しいと思います。

最後に経理の仕事は、「1円も間違えてはいけない。」と言われます。
しかし、そうは言っても間違えてしまう時はあるものです。

その時、どれほど、同じ間違いをしたくないと強く思えるかどうかが大事であると思います。

本当にもうしたくないと思えば、問題がどこにあり、それに対してどうしょうかということが、考えられるので、

すごいチャンスなんです。

皆さんには、失敗した時には、チャンスだと思って取り組んでいってほしいですね。

このブログでは、会社名を出していないので隠しました

消費税なるものの処理は？

今日は、消費税のお話です。

税抜経理をしているため、みなさんは、売上高を税抜額で意識していると思います。

もちろん、経理でも同じなのですが、会計ソフトへの入力は、基本税込です。

会計ソフトで自動で消費税と税抜額とを分けてくれるので、

払った（払う）額、もらった（もらう）額をどんどん入力していけばいいわけです。

しかし、世の中には、非課税、不課税なるものがあって注意しないといけないんですね。

例えば、商品券です。

商品券を買った時点では、消費税は、発生しませんので非課税となります。

なぜなら、商品券を使った時に消費税が発生するからです。

簡単に言うと商品券は、現金みたいなものですから現金を取り替えただけと考えます。

また、似たようなもので切手があります。

私は、単純に課税対象と思っていたのですが、このブログを書くにあたり調べてみると

切手を買った時点では、商品券と同じく消費税は発生しない。

けれども切手を使用した場合、その時に消費税が発生するとのことです。

切手を自社で使う目的で買っていることが明らかな場合、買った時点で課税処理しても問題ないそうです。

（ちょっと複雑ですね）

その他には、香典なんかが不課税です。

そんなことを注意しながら会計ソフトへの入力をしているわけです。

すげぇ～難しいことをしているなあと思うかもしれませんが、

完璧には、なかなかできないので税理士の先生が、最後にチェックするわけです。

経理の仕事もできると思っていてもまだまだ、勉強すべきことがあるということでもあります。

できると思わずにさらに上をめぜしていかなくてはね。