じゅんぺいです。
今日もブログにお越し下さりありがとうございます♪
元秘書、研修講師アシスタント、時々セラピスト、孫の笑顔が大好きだけど時折イラつくことあり！
ここのブログでは、
秘書、マナーのことetc 日常のあれこれを書いていきます！
よろしくお願いします🌿
⭐️今日のブログ⭐️
外出先から戻らないはずの上司…
取引先へ出掛ける上司から
「終わったらそのまま帰る」と、直帰宣言された日
このような状況、つまり’上司不在’は秘書にとって日常茶飯事です
だからといって暇…なんていうことはなく、上司の留守中やることはいっぱいです
そして、
それをこなした後
唯一〝自分時間〟で帰れる日でもあります
自分時間とは？
自分の流れで仕事をやりきり
その日やらなければならないことが終われば終了！
明日でもいいものは明日にまわし
帰れる日には帰ってしまおう！！の日、です
その日やらなければならないものをやり
残った時間は、普段なかなかできない仕事をやったりと〝仕事がはかどる日〟とも言えます
不在の日に限ってトラブル発生！なんていうこともあるけれど
（トラブル発生時のことはまた今度ブログに取り上げます）
〝自分時間〟で帰れる日はもちろん定時退社♪
今ならフレックスタイムを利用して
早めに退社する、なんていうこともアリなのかもしれません
気になっていた雑貨屋さんに立ち寄ったり、
映画や美術館で’旬’に触れるのもなかなかいいものです
今なら、
東京にいたなら、「キース・ヘリング展」へ行きたい衝動に駆られていたかもしれません
そして、充電したら「また明日から頑張ろう！」
そんな気になれます
ここで問題
下は、上司が外出して直帰するという状況の時に秘書がとった行動です
まずは状況から
⬇︎
(状況）
上司が外出後、
上司に頼まれていた資料を取引先に届け、
時間を見ると定時近くだったので会社に連絡をし退社した
翌日上司に「急ぎの仕事があって会社に戻ったら君が帰っていて大変だったよ」と言われてしまった
⬇︎
秘書にしてみれば
定時近くまで仕事をしたし
帰るという連絡も会社にした
やるべきことはやった
戻らないはずの上司の予定変更が問題の原因、と言いたいところです
でも、
それでは秘書の仕事としては減点です
こういう時、何が欠けていたかということを考えて
同じ状況に今後ならないようにしておくのが理想であり大事なことです！
Q.この場合、秘書に何が足りなかったのか考えてみましょう！
A.
考えはいろいろですが、このように対応しておくことで問題解決できると思います
- 会社に連絡し退社する旨を伝える
- 上司の件で何かあったら頼む、と外出前に後輩秘書などに頼んでおく
- あらかじめ上司に、資料を届けた後時間によってはそのまま退社することもある旨を伝えておく
- 何かあったら○○さん（後輩秘書）にお願いしている、ことも伝える
このように、
もしも？の状況にも対応できるようにしておくことです
急きょ帰社した上司も
本来の秘書がいなくても名指しで気兼ねなく後輩秘書に仕事を頼むことができます
後輩秘書の方が気持ちよく手伝ってくれるように
日頃から同僚や周りの人とはコミュニケーションをとっておくことが必要です
自分が助けられた時は
〝ありがとう！助かった〟
その気持ちを相手にしっかり伝えることが肝心です
そして、誰かが大変なときは快く手伝うことです
上司が急きょ予定外の行動をとっても
慌てず対応できるように、もしも？を考えた行動をとりましょう！
皆さまの心が
少しでも穏やかになりますように
最後までお読み下さりありがとうございました
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