番場よしこ、です。
コロナ騒動で
オンラインミーティングの需要が増えています。
私もめちゃくちゃ
zoomに詳しいわけではないのですが
以前から有料プランを使っていたこともあり
ここ数日で使い方や設定について、お問い合わせが増えました。
という訳で、私がzoomのミーティング(オンライン会議室)を作成する場合に
設定している項目を説明します。
zoomにログインしたら
「ミーティング」→「新しいミーティングをスケジュールする」をクリックします。
(画面上部から「ミーティングをスケジュールする」をクリックする、でもOK)
・ミーティングの名前
・ミーティングの説明(任意)
・開始日時(AM、PMを間違えないようにね)
・ミーティング時間(予定より少し長めにしておくのがおススメ、15分単位で設定できます)
基本情報の入力が終わったら、画面を下にスクロールして
「ミーティングオプション」の設定をしましょう。
基本情報さえ入力すれば、会議室は作れます。
なので、ミーティングオプションの部分は初期設定のままでもいいのですが
もう少しだけ設定したい人は、ミーティングオプションの設定も
見ておくといいと思います。
・ミーティングIDについて
1回限りのミーティングならば、「自動的に作成」で大丈夫です。
その都度URLが発行されることになります。
個人的には、セキュリティの観点からも、会議室を作成するたびにURL発行の方が安心かな、と。
※「同じメンバーで定期的なミーティングをするので、URLを毎回送るのは面倒」という人だけ
「個人ミーティングID」を使うといいでしょう(URLが固定されるので、毎回お知らせしなくて良いです)
・音声は「コンピューター音声」で。電話は使わないことをおススメしています。
もし、参加者さんが「電話」を選ぶと参加者さんに通話料金が発生しますからね…。
(参考記事)
zoomを使い始める時に設定しておいた方がいいところはここだ！【間違えて国際電話？】
・ビデオ
ビデオ会議、という観点からすると、ホストも参加者も「オン」でいいと思います。
参加者は、参加中に自分で「オフ」にすることは出来ます。
・ホストの前の参加を有効にする、にチェックを入れます。
これにチェックを入れないと、ホストがログインしない限り参加者は会議室に入れません。
・ミーティング内容を録画したい時は「ミーティングを自動記録」にチェックを入れます。
無料プランですと、ローカル(自分のパソコン)にしか録画データを保存できないのですが
有料プランですと、保存場所はローカルかクラウドが選べます。クラウドは1GBまで
無料(有料プランの中に含まれる)で使えるそうなので、有効活用するといいかと思います。
必要なところにチェックを入れて、「保存」をクリックすると、ミーティングが作成されます。
オンライン会議室を作成した、このタイミングで
Googleカレンダーに追加することも出来ちゃいます！！
大まかなスケジュールをGoogleカレンダーに入力している私としては、これはとても便利です。
お客様から、zoomでの個人セッションご依頼があると
私はすぐに会議室の作成をして、Googleカレンダーにも予定追加！
そうすると、スケジュールの漏れが無くなります。笑
で、Googleカレンダーに予定を追加するかどうかはさておき
もう少しだけスクロールしましょう。。。
https://zoom.us/j/(数字9桁) という
URL(注：インターネットのアドレスですね)が作成されました。
設定した日時だけ、このURLを知っている人だけがアクセスできる
ミーティング(オンライン会議室)が出来ました。
ホスト(主催者)は、このURLを参加予定の人にお知らせして
指定した時間になったらアクセスしてもらえばいいのです。
設定の時に、知っていた方がいいことは少ないので
最低限の設定をしたら、仲間内でもいいので
とりあえず、始めてみて試行錯誤がいいかと思います。
出来れば、ホストはパソコンの方がいいです。
スマホとの機能の差は別記事にしますね。
家族がスマホやタブレット端末を持っている人は、家族のスマホを借りれば家庭内で環境が出来るので
協力してくれるお友達がいなくても、いろいろ試すことが出来ます(←私かｗ
私は、パソコン2台とタブレット端末やスマホを駆使して、環境を作って実験していますｗｗｗ