中間報告


プロジェクトを預けたリーダーからの報告が最近ないなと思い、
少々感情をいれて、尋ねました。「あれはどうなっている」
そうすると、リーダーは聞かれたくないことを聞かれたように
顔色を変えた。「実は社長、メンバー同士がきまづい雰囲気
になり、プロジェクトが機能していないのです・・・・・・」
「(ばかやろうーとは言わなかったが)なぜ、中間報告しないんだ!」


上記のような経験をしたことがありますか?

そう、中間報告がないと、指示した人間はいつも気に
なっているので、やきもきするものです。


中間報告やこまめな報告は、信頼を獲得することになります。
依頼された事柄に当方が一生懸命に取り組んでいても、相手には
こちらの状況は見えないことが多いので、適時、的確な報告・連絡を
しないと本当に取り組んでいるかどうかは伝わりません。


特に時間のかかる事柄を依頼された場合、完全にできあがっていな
くても、きりのいいところで依頼主に中間報告をしておきましょう。
そうすればこちらが努力していることがわかり、相手は安心します。


逆に中間報告を怠ると思わぬ誤解が生じたり、さらに不信にまで発展
してしまうこともあるので、注意しましょう


指示や注文内容を上司や顧客がいつも気にしていることを常に意識
せねばなりません。


Q&A


Q:あなたは、中間報告を意識して行っているタイプ?それともすべてを
  終わらせてから結果を報告するタイプ?
  後者の方で、過去に何か失敗体験はありませんか?


A:

悪い内容の報告


悪い報告ほど早く行えといいますが、上の立場として本当にそう

考えます。


なぜなら、悪い報告が遅ければ遅いほど、重大な問題になるこ

とを上の立場の人は痛いほど体験・経験しているからです。


いい報告ばかりだと、どうやら自分は裸の王様ではなかろうかと

思ってしまいます。


クレームのない会社はありえないし、経営者がクレームのない会社を

求めては社員は一切悪い報告をあげなくなりますよね。


クレームがあるから会社は成長できるはず!それなのにクレーム
に対する報告が遅いということは、考えねばなりません。


昨日は、事実と憶測を分けて報告することの重要性をお伝えしました。
今回、悪い報告について考えてみたいと思います。


悪い報告をするときは、必ずと言っていいほど、上司から質問が返ってきます。


「なぜそうなったのか?」

この質問を必ず行うのが上司です。そして

「どうしたらよいか!君の意見は?」

その質問に答えれば次の質問が

「他に方法は考えられないか?」

そして答える、すると

「それを実行した場合のリスクは?」

と質問してくるでしょう。その時、

「わかりません」


では、上司はその部下の信頼を落とすでしょう


まったく、上司は、問題を解決する責任をおっているわけだから、原因
究明は当たり前、それを上司におんぶにだっこの部下はいらない。


しかし、そんな部下にしたのは、上司であり経営者なのです。

経営者は肝に銘じておかなければなりませんね。


Q&A


Q:最近行った、悪い内容の報告を思い出し、その時の報告は迅速に上司に
  伝わりましたか

A:

Q:過去に悪い内容の報告をして、何かいやな思いをしたときのことを話して
  みてください。なぜ「いやな思い」をしたのでしょうか?

A:



☆自分のビジョンをシナリオにしませんか?
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報告という能力


今日もまた、報告ミスの為のクレームが起こったということを体験していない
でしょうか。


「報告するのは当たり前だろう」


とつい、上司が怒鳴っている姿を何度もあなたは目撃をしていませんでしょうか?

上司が言うほど、若い社員にとっては、当たり前になっていないみたいです。
NLP(五感言語プログラム)でいうと、「報告」のプログラムができていない
ようです。


そこで、報告・連絡・相談そして確認の正しいプログラムを形成させるため
にも、少し考えてみましょう。


報告は「事実と憶測は分けて報告する」

   例:工場での製品に不良品が発生して

「○○製品に××不良が今朝の急激な冷え込みのせいで
全生産量の10%に発生しています。」


この報告は、「○○製品に××不良が全生産量の10%に
発生しています」は客観的事実であるとしても、「今朝の
急激な冷え込みのせいで」は、報告者の意見・憶測かもしれません

このような場合の正しい報告の仕方は、「○○製品に××不良が
全生産量の10%に発生しています。これは私の憶測ですが、
今朝の急激な冷え込みのせいではないかと思います」


このような報告をすることで、上司が正しい判断をし、的確な指示を
行うことができると考えられるのです。

たとえば、ある現場で、若手社員が「工場のミスでお客様から
クレームが来ました」という報告をしました。その報告を受けた営業
部長がいきなり工場長に電話してミスをなじったことから問題が始
まったというケースなどがあります。


この若手社員の報告は、「お客様からクレームがありました。
私の憶測ですが、工場のミスによるクレームだと思います」と言って
くれれば、営業部長も判断を誤らなかったのだろうと考えられます。
結局は、若手社員のお客様への納入書を間違えて渡していることが
クレームの原因だったそうです。


上記のケースは若手社員の報告ミスと営業部長のはやとちりで起こ
った問題です。「事実」と「憶測」を分けて報告することは非常に
大切なことですね。


もう一度基本に戻りましょう!!


Q&A


Q:あなたの報告する習慣として、客観的事実と主観を分けて報告して
  いますか?客観的事実または結論を先に伝えていますか?

A:


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