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アンケートにお答えします。
その１
先日、会議のファシリテーションに関する質問を
神奈川県のPM様より受けましたので
いかにお答えしたいと思います。
先ずは、質問の内容から・・・
最近、５名から７名くらいでミーティングを良く行います。
ファシリテーションを学んでいるので、
最近、会議の準備やファシリテーターとしての役割を意識
できるようになってきました。
しかし一方、ホワイトボードの使い方は下手なままです。
上手く使えれば、メンバーが述べた意見のお互いの関係や、
ポジショニングも上手くできるとは思うのですが、
なかなか思うようには行きません。
また、発散型の話し合いと、集約型の話し合いは、
「記載の方法を変えなければいけないのかな」とか
考えるのですが、
大体は、話し合いの場で両者が混在した状態で進んでいきます。
どうしようかと考えている間にも話し合いはどんどん進んでしまい、
会議を円滑に進める書き方を会議途中で断念し、
やむなく、結果的に箇条書きになってしまったというパターンが
多いのですが、
この対処方法は何かありますか？
実際の場にいないので、上記の情報からのお答えになります。
PM様の抱えている問題点が２つあると考えますと、
以下の解決の仕方が考えられます。
１．「意見がまとまらない」という問題点
２．「いつも箇条書き」という問題点
今回は、「意見がまとまらない」についてお伝えします。
会議において、発散型と集約型が混在することはよく起こります。
日常茶飯事といってもよいくらいです。
その結果、
「意見がまとまらない、
意見がかみ合わない」ということになります。
これを避けるには、
先ず、その会議の目的は、何か？ を明確にし、
全員で共有することが大切です。
発散型の目的は何か？
例えば、アイディアをどんどん出していく会議なのか
あるいは、集約型の目的は何か？
例えば、どこまで進んだら、意見をまとめるのかを
全員で共有しておくことが必要です。
そして、ホワイトボードに書いて、全員が見えるようにしておく。
「この全員が見える」ということが大切なポイントの一つです。
２．の「箇条書き」については、後日お伝えします。