自分の時間を上手に管理できていますか？「段取り8割、作業は2割」起業家の時間管理術

時間管理が上手になれば、仕事だけでなくプライベートや趣味の時間も充実させることができますよ。

　
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仙台で起業して11年目。営業・集客・200億商社元営業部長の経験。実績豊富な個人ビジネス専門コンサルタント Sophia’s Color 代表漆沢英一です。

「段取り8割、作業は2割」起業家の時間管理術

いきなりですが、あなたは自分の時間を上手に管理できていますか？

起業するということは、自分で仕事を決めて、自分でスケジュールを組んで、自分で成果を出さなければなりません。

しかし、自由になった分、やるべきことが多すぎて、時間が足りないと感じることはありませんか？

そんな時に役立つのが、「段取り8割、作業は2割」という考え方です。

この言葉は、映画やテレビの制作現場でよく使われるもので、準備や計画に時間をかけて、実際の撮影や編集は最小限にするという意味です。

これを起業に当てはめると、事前に目標や戦略を明確にし、必要なリサーチやツールを揃え、効率的な方法を考えておき、実際の作業は素早くこなすということになります。

では、具体的にどうすればいいのでしょうか？

ここでは、段取り8割、作業は2割を実践するための5つのポイントを紹介します。

1. 目標をSMARTに設定する

まずは、自分が何を達成したいのかを明確にすることが大切です。

そのためには、目標をSMARTに設定することがおすすめです。

SMARTとは

Specific（具体的）
Measurable（測定可能）
Achievable（達成可能）
Relevant（関連性がある）
Time-bound（期限がある）

という5つの要素からなる目標設定法です。

例えば、「売上を上げる」という目標はあまりにも漠然としていますが、「今月中に新規顧客10人獲得し、売上を20%増やす」という目標はSMARTに設定されています。

このように目標を具体化することで、何をどうすればいいのかが明確になります。

2. タスクを優先順位付けする

次に、目標に向かって行うべきタスクをリストアップし、優先順位付けすることが重要です。

その際に参考になるのが、「アイゼンハワーのマトリックス」というツールです。

4つのカテゴリーにタスクを分類する方法です。

緊急かつ重要
緊急ではないが重要
緊急だが重要ではない
緊急でも重要でもない

「緊急かつ重要」なタスクはすぐに行う
「緊急ではないが重要」なタスクは計画的に行う
「緊急だが重要ではない」なタスクは他人に任せる
「緊急でも重要でもない」なタスクはやらない

こういった対処をすることで、本当に大切なことに集中できます。

3. 作業をバッチ処理する

実際の作業を効率的に行うためには、「バッチ処理」というテクニックが役立ちます。

バッチ処理とは、同じ種類の作業をまとめて一気に行うことで、切り替えの時間やコストを減らす方法です。

例えば、メールの返信は一日に一回まとめて行ったり、ブログの記事は一週間分まとめて書いたりするといった具合です。

これにより、作業に集中しやすくなります。

4. ツールやアプリを活用する

段取り8割、作業は2割を実現するためには、ツールやアプリを活用することも有効です。

例えば、以下のようなものがあります。

カレンダーやToDoリスト：スケジュールやタスクを管理する
タイマーやポモドーロテクニック：時間を区切って集中する
ドキュメントやスプレッドシート：情報やデータを整理する
クラウドサービスやオンラインストレージ：ファイルを保存や共有する
オンライン会議やチャット：コミュニケーションや協働を行う

これらのツールやアプリを使うことで、作業の効率や品質を向上させることができます。

自分に合ったものを選んで、活用してみましょう。

5. フィードバックや改善を行う

「段取り8割、作業は2割」は一度で完璧にできるものではありません。

常にフィードバックや改善を行うことが必要です。

自分の目標やタスク、作業の状況を振り返り、問題点や改善点を見つけて、対策を考えて実行します。

また、他人からのフィードバックやアドバイスも積極的に受け入れて、参考にします。

こうして、段取り8割、作業は2割のサイクルを繰り返すことで、自分の時間管理能力を高めることができます。

以上、段取り8割、作業は2割を実践するための5つのポイントをご紹介しました。

起業家の皆さんも、ぜひ試してみてくださいね。

時間管理が上手になれば、仕事だけでなくプライベートや趣味の時間も充実させることができますよ。

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