【加筆しました】美しい仕事や、効率良く仕事をしたい方は、是非試してみてください
ブログご訪問ありがとうございます。
仙台で起業して11年目。営業・集客・200億商社元営業部長の経験。実績豊富な個人ビジネス専門コンサルタント Sophia’s Color 代表漆沢英一です。
![段取り8割作業は2割](https://stat.ameba.jp/user_images/20161219/07/uru-uru176/4c/4b/j/o0720048013824524164.jpg?caw=800)
仕事を進めるうえで必要とされる二つの能力
あなたは起業家として、自分のビジネスを成功させるために日々奮闘していることでしょう。
しかし、仕事をする上で、どうしても時間が足りないと感じることはありませんか?
やりたいことややらなければならないことが山積みになって、どこから手をつけていいのかわからなくなることはありませんか?
私も以前は、そんな悩みを抱えていました。
営業職の前の職場では、音響機器の電子回路設計を業務としていました。
日々仕事にまじめに取り組んでいましたが、どうも効率が悪くて、成果が出ないことに悩む日々。
そんな時に会社の上司から教わったのは「段取り8割、作業は2割」という事です。
この言葉の意味は、仕事の成果は、作業する前にどれだけ計画や準備をしっかりと行うかにかかっているということです。
作業自体は重要ではありません。
大切なのは、作業する前にどれだけ効率的に段取りをするかです。
なぜなら仕事とは 決められた期限(納期)までに、求められた成果(アウトプット)を出すこと。
そのために必要なのが、段取り=時間マネージメントだからです。
たとえ、成果が120%の出来あがりであっても、期限や納期を守れない仕事は、お客様が望む仕事ではありません。
決められた期限(納期)を守ること、これが一番の最優先事項なんです
仕事は段取り8割、作業は2割の理由
仕事は段取り8割、作業は2割の理由としては、以下のようなことが考えられます。
段取りをしっかりと行うことで、仕事の効率や品質を高めることができます。
段取りが不十分だと、作業中に問題やミスが発生しやすくなり、時間やコストのロスにつながる可能性があります。
また、段取りをすることで、仕事の優先順位や目標を見える化し、自分や他者とのコミュニケーションを円滑にすることもできます。
作業とは、段取りした計画に沿って具体的な行動を起こすことです。
作業は段取りの成果を実現するために必要なものですが、作業自体が目的ではありません。
作業に時間をかけすぎると、仕事全体のバランスが崩れたり、新たな課題や変化に対応できなくなったりする恐れがあります。
また、作業に集中しすぎると、自分の仕事の意義や価値を見失ったり、創造性や柔軟性を失ったりする可能性もあります。
したがって、仕事は段取り8割、作業は2割という比率で行うことが望ましいと言えるでしょう。
段取りを8割にすることで、仕事の目的や方向性を明確にし、効率的かつ効果的な方法を選択し、問題やリスクを予防し、改善の余地を見つけることができます。
また、作業を2割にすることで段取りした計画に忠実に従いつつも、必要に応じて柔軟に対応し、自分のスキルや経験を活かすこともできます。
このように仕事は段取り8割、作業は2割という言葉は、仕事の成果を最大化するための指針として非常に有用です。
段取りを効率良くする3つの方法
段取りを効率良くするには、下記の3つの方法があります。
- 優先順位をつける
- 計画を立てる
- 集中力を高める
優先順位をつける
仕事には重要度や緊急度が異なります。
すべての仕事を同じように扱うのではなく、優先順位をつけて、最も重要で緊急な仕事から順番に取り組むようにしましょう。
優先順位をつける方法としては、「アイゼンハワーのマトリクス」などがあります。
「アイゼンハワーのマトリクス」
「アイゼンハワーのマトリクス」とは、タスクの優先順位を決めるための時間管理術です。
この方法は、アメリカの第34代大統領であるドワイト・D・アイゼンハワーが実践していたと言われています。
この方法では、タスクを「緊急かつ重要」「重要だが緊急ではない」「重要ではないが緊急」「重要でも緊急でもない」の4つの領域に分けます。
- 緊急かつ重要
- 緊急ではないが重要
- 緊急だが重要ではない
- 緊急でも重要でもない
![アイゼンハワーのマトリックス](https://stat.ameba.jp/user_images/20230719/15/uru-uru176/4c/3e/p/o0960072015314271933.png?caw=800)
- 「緊急かつ重要」なタスクはすぐに行う
- 「緊急ではないが重要」なタスクは計画的に行う
- 「緊急だが重要ではない」なタスクは他人に任せる
- 「緊急でも重要でもない」なタスクはやらない
こういった対処をすることで、本当に大切なことに集中できます。
2. 計画を立てる
優先順位をつけたら、次に計画を立てます。
計画を立てるときには、「SMART原則」や「PDCAサイクル」などを参考にしましょう。
「SMART原則」
「SMART原則」とは、目標を達成するために効果的に設定する5つの要素のことです。それぞれの要素は、以下のように表されます。
- S: Specific(具体的な)
- M: Measurable(測定可能な)
- A: Achievable(実現可能な)
- R: Relevant(関連性のある)
- T: Time-bound(期限を定めた)
目標設定や管理の手法として広く用いられています。
この法則を使うメリットは、以下のようなものがあります。
- 目標が明確になり、評価基準がわかりやすくなる
- 目標に対するモチベーションや自信が高まる
- 目標に向かって計画的に行動できる
- 目標の達成度や進捗状況を測定できる
- 目標と自分の利益やキャリアプランが関連づけられる
例えば、「英語を上達させたい」という目標をSMART原則に沿って設定すると、以下のようになります。
- S: 6か月後にTOEICで800点以上を取る
- M: TOEICのスコアで測定する
- A: 現在のスコアが600点であれば、毎日2時間勉強すれば達成可能である
- R: 英語力が上がれば、海外とのビジネスや旅行がしやすくなる
- T: 6か月後のTOEIC試験日までに達成する
「PDCAサイクル」
「PDCAサイクル」とは、仕事の品質や効率を高めるための管理手法の一つです。Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)の4つの段階を繰り返して、業務を継続的に改善する方法です。
例えば、あるプロジェクトを成功させるために、「PDCAサイクル」を使うとしたら、以下のような手順になります。
- Plan(計画):プロジェクトの目標や期限、予算、メンバー、役割分担、方法や手順などを明確にする
- Do(実行):計画に沿ってプロジェクトを進める。実行中に発生した問題や変更点などを記録する
- Check(評価):プロジェクトの成果やプロセスが計画や目標に沿っているかどうかを客観的に評価する。数値やデータなどを用いて分析する
- Action(改善):評価で見つかった問題点や改善点を洗い出し、次のプロジェクトに反映する。改善策を実施する
![PDCA](https://stat.ameba.jp/user_images/20220508/19/uru-uru176/4c/b4/j/o1200067615114967476.jpg?caw=800)
3.集中力を高める
計画を立てたら、次に集中力を高めます。
集中力を高める方法としては、「ポモドーロ・テクニック」や「マインドフルネス」などがあります。
「ポモドーロ・テクニック」
「ポモドーロ・テクニック」とは、仕事や勉強の生産性を高めるための時間管理術です。
このテクニックでは、25分間の作業と5分間の休憩を交互に繰り返します。
25分間の作業を「ポモドーロ」と呼びます。
これはイタリア語で「トマト」を意味し、このテクニックを考案したフランチェスコ・シリロ氏がトマト型のタイマーを使っていたことに由来します。
このテクニックのメリットは、以下のようなものがあります。
- 作業に集中することで、効率や質を向上させることができます
- 休憩することで、脳や体をリフレッシュさせることができます
- 作業と休憩のサイクルを繰り返すことで、モチベーションや満足感を維持することができます
- 作業時間や進捗状況を測定することで、計画や目標に沿って行動することができます
このテクニックを実践するには、タイマーが必要です。タイマーは物理的なものでもデジタルなものでも構いません。
また、ポモドーロ専用のタイマーやアプリもあります。
タイマーを用意したら、以下の手順に従って作業を始めましょう。
- 今日達成したいタスクをリストアップする
- タイマーを25分にセットして、一つのタスクに集中する
- タイマーが鳴ったら、タスクにチェックを入れて、5分休憩する
- 4回目のポモドーロまで手順2と3を繰り返す
- 4回目のポモドーロ後は、15分から30分の長い休憩を取る
「マインドフルネス」
「マインドフルネス」とは、自分の心や体、周囲の状況に気づき、今この瞬間に起きていることに集中する心の持ち方のことです。
マインドフルネスは、仏教の瞑想に由来する考え方で、ストレスや不安を軽減し、集中力や創造性を高める効果があるとされています。
マインドフルネスを実践する方法はいくつかありますが、基本的なポイントは以下の通りです。
- 静かな場所でリラックスできる姿勢をとる
- 深呼吸をしながら、自分の呼吸に意識を向ける
- 雑念や感情が湧いてきても、それに反応せずに観察する
- 目の前で起こっていることをありのままに受け入れる
詳しい方法に関しては別記事の「不安やイライラなどで集中できない時に行いたいマインドフルネス呼吸法」をご参照ください
![深呼吸する女性](https://stat.ameba.jp/user_images/20230115/05/uru-uru176/c0/c1/j/o1200063015230015010.jpg?caw=800)
「段取り8割、作業は2割」は一度で完璧にできるものではありません。
常にフィードバックや改善を行うことが必要です。
自分の目標やタスク、作業の状況を振り返り、問題点や改善点を見つけて、対策を考えて実行します。
また、他人からのフィードバックやアドバイスも積極的に受け入れて、参考にします。
こうして、段取り8割、作業は2割のサイクルを繰り返すことで、自分の時間管理能力を高めることができます。
以上、段取り8割、作業は2割を実践するためのポイントをご紹介しました。
ぜひ試してみてくださいね。
時間管理が上手になれば、仕事だけでなくプライベートや趣味の時間も充実させることができますよ。
仕事は「段取り8割作業」は2割です。
最後までお読み頂き、ありがとうございます
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