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売れプロ12期生、中小企業診断士の花村幸一です。
事業環境の変化が大きい現在、企業は環境の変化に合わせて業務のやり方を変え続けていく必要性に迫られています。業務は定形業務主体から、プロジェクト型業務主体に移り変わってきており、プロジェクトの適切な管理が重要になっています。企業戦略の実現に向けて、様々なプロジェクトが立ち上がっています。
一方、プロジェクトが立ち上がった後は、現場の管理者、プロジェクトマネージャーが主体となって動くために、プロジェクト間の連携が取れずにばらばらに動いているということもしばしば見られます。プロジェクト単体での進行状況はモニタリングされていますが、関係するプロジェクトが組み合わさった時に、全体として当初想定したパフォーマンスを出せるようになっているのかは、見落とされがちです。
このような中で必要になってくるのが、プロジェクト間を連携させ、その効果を最大化するプログラムマネジメントです。プログラムマネジメントは、プロジェクトによってもたらされる成果の単なる足し算ではなく、掛け算を目指し、組織の戦略的目標達成に不可欠な役割を担います。
本ブログでは、プログラムマネジメントの目的、重要性、及び効果的なプログラムマネジメントの実践方法に焦点を当てます。
1.プログラムマネジメントの定義
プログラムマネジメントは、複数の関連するプロジェクトを統合し、一貫性を持たせ、組織の戦略的目標に合致するように管理するプロセスです。プロジェクトマネジメントより広範な視野を持ち、組織全体の戦略的な目標達成に重点を置いています。
2.プログラムマネジメントの主要目的
①戦略とプロジェクトの整合性
すべてのプロジェクトが組織全体の戦略と目標に沿って進行していることを保証します。
②リソースの効率的な配分
資源と労力を効率的に配分し、重複投資を避け、全体としての効果を最大化します。
③リスクと変化の管理
複数のプロジェクト間で生じるリスクを効果的に管理し、変化に迅速に対応します。
3.プログラムマネジメントの重要性
プログラムマネジメントが組織にとって重要な理由は、以下のメリットがあるからです。
①プロジェクト管理方法の統一
複数のプロジェクトを基準を統一したルールの下で管理します。これにより、プロジェクトのパフォーマンスを同じ基準で測定することができます。測定結果を比較することにより、各プロジェクトの状況を可視化し、対応を行うことで、全体としての効率と効果を高めます。
②戦略的な視点
組織の長期的な戦略とビジョンに基づいた決定を促進し、戦略的な目標達成を支援します。企業は戦略目標達成のために、複数のプロジェクトを進めます。プロジェクトが個別に管理されていると、戦略実現上、優先度の高いプロジェクトのパフォーマンスが低下する一方で、優先度の低いプロジェクトのパフォーマンスが高い状況になった場合等にリソース配分の見直しなどの対応ができません。戦略的な視点で複数のプロジェクトを管理することで、戦略目標実現の可能性を向上させます。
③変化への適応
市場や技術の変化により発生した戦略の変更や、プロジェクト優先度の変更に対して、柔軟に対応します。
4.効果的なプログラムマネジメントの実践
成功するプログラムマネジメントには、以下の要素が不可欠です。
①明確なビジョンと目標
プログラムの目的と期待される成果を明確に定義し、すべての関係者に共有して、共通したビジョンを持てるようにします。
②戦略的計画の策定
プログラムの全体的な計画を策定し、各プロジェクトの役割、責任、および期待される成果を明確にします。
③コミュニケーションの強化
関係者間の効果的なコミュニケーションを確保し、情報の共有と透明性を促進します。これには、定期的なミーティング、プログレスレポート、および意思決定プロセスの透明性が含まれます。
④継続的なモニタリングと評価
プログラムの進捗を定期的に監視し、パフォーマンス指標を用いて進捗状況を評価します。これにより、問題が発生した場合に迅速に対応し、必要に応じて計画を調整することができます。
⑤リスク管理
プログラム全体のリスクを特定、評価し、対応策を実施します。リスクはマイナスだけでなく、プログラムの効果を強化できるプラスのリスクも存在します。市場の変化や新たな技術の出現、資源（モノ、カネ、ヒト）の制約などが含まれます。
⑥関係者のエンゲージメントの強化
重要な関係者をプログラムに積極的に関与させ、彼らの期待とプログラムの目標が一致するように努めます。そのためには、どのような関係者がいるかの特定、彼らがプログラムに対してどの程度の影響力を持っているかの把握、適切なタイミングと粒度でのコミュニケーションが求められます。
5.まとめ
プログラムマネジメントは、企業の戦略的な目標達成において中心的な役割を果たします。目標達成に必要な複数のプロジェクト同士、そして企業戦略を結びつける効果があるからです。
そのため、組織のビジョンを実現するためには、効果的なプログラムマネジメントが不可欠です。明確な目標の設定、戦略的な計画、強力なコミュニケーション、継続的なモニタリング、リスク管理、そして関係者の関与の強化を通じて、企業の戦略的目標の達成をサポートします。
企業経営者がプログラムマネジメントの重要性を理解し、実践することは、組織の成功のために重要です。プログラムマネジメントにはプロジェクト管理をまとめて実施すること以上の効果があり、戦略の実現に貢献します。
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