こんにちは。売れプロ9期生の今井章夫です。
６回目はテレワーク時のチャット活用について書こうと思います。
新型コロナウィルスの感染拡大防止、2度目の緊急事態宣言発出のため、政府からも更なるテレワークの推奨が示されました。今回イギリスで確認された変異種の感染力が従来のウィルスの約1.7倍になるといわれています。以前は、通勤電車の中では感染しないとされていましたが、変異種の広がりによってはこの見解が違ってくるかもしれず、職場や家族を守るという観点から、私も在宅勤務率50％を70～100％にするなど対応しています。
新型コロナウィルス対策でテレワークが注目され、社会全体にそのメリットが周知されました。そのため緊急事態宣言解除後に出社制限が解除されても、ＢⅭＰや、ワークライフバランス、労働生産性、採用等の点から、テレワークは今後、企業にとって必須となってきます。
一方で、1回目の緊急事態宣言発出後、制度もなく急遽テレワークを推奨した企業も多く、制度を確立しないままこれまで通りの働き方のままテレワークを行うと、情報漏洩、コミュニケーション不足、人事考課などの問題、課題が出てきます。情報漏洩や人事考課など制度上の問題であれば解決できますが、コミュニケーション不足については制度を設計しただけでは対応できません。
コミュニケーションの課題について、解決方法の１つとしてチャットの活用についてご紹介します。
職場にいれば、些細な案件でも直接質問や意見を聞くことができます。一方、テレワーク中は、不明な点があっても質問できずにそのまま業務を進めてしまうことがあります。それによりお互いの認識齟齬が起き、業務効率が落ちる可能性があります。また、顔を合わせたり、話を聞くことで、仕事のアイデアが見つかったり、社員の体調や心境の異変に気づくきっかけになりますが、テレワークでは把握が難しい状況です。
この課題に対応できるツールとしてビジネスチャットがあります。代表的なのは、Microsoft Teams（マイクロソフト・チームズ）です。ビジネスチャットは相手を拘束せず、また短文でやり取りでき、時候の挨拶も不要のため、気軽に手間をかけずにコミュニケーションをとることができます。さらに＠（メンション）、メールでいうToをつけない書き込みは読まれなくても問題ないことが前提のコミュニケーションなので、ちょっとしたつぶやきを気軽に行えるメリットがあります。
既存のコミュニケーションツールとして電話やメールがあります。電話は相手の声の反応を聞きながら素早くコミュニケーションをとりたい時、メールは後日に業務内容や経緯を確認する必要がある時や、上司や部下の「言った言わない」などの責任の所在を明確にする時に有効です。チャットは電話とメールとの間のコミュニケーションとして、特に返信を明確に求めていないつぶやき、話題や情報を提供したい時、というように利用シーンを踏まえて、使い分けされると効果的です。
加えて、最近のビジネスチャットは返信、検索、ハッシュタグ、ファイル添付など機能が充実しています。30人位までの組織であれば組織内のコミュニケーションはかなりチャットで効率が上がると思われます。
今回は以上となります。最後までお読みいただき、ありがとうございました。