リモートワーク導入の試行錯誤！！
渋谷区 恵比寿 の 税理士 上田智雄です。
緊急事態宣言を受けて、弊社でも在宅でのリモートワーク
をスタートしています。
そもそも、私たちは、ベンチマークしている米国で成長
している会計事務所もリモートワークを実施しており、
この導入模索を続けていました。
実際、10年以上前から一部の従業員はリモートワーク
でした。ただし、
リモートワークにおけるセキュリティーや労働環境について、
いくつか課題があり、
全社員への適用は一歩踏み出せず躊躇していました。
ところが、
ちょうど、この新型コロナウィルス感染症による
非常事態宣言による通勤自粛という追い風があり、
このタイミングで進めることができたというのがあります。
リモートワークについては、3つの大きなポイントがあります。
業務状況を管理する仕組み
目の前で働いていれば、その労働状況を周囲が確認
することができるため、仕事をしている/していないと
いうのが確認することができます。しかし、
リモートワークの環境では、その労働状況を
確認することができません。そこで、弊社では、
タイムカードをクラウド化させてGPSでの出勤退勤管理を行う
パソコンの稼働状況を確認するソフトウェアを導入し、
申告通りに仕事をしているか確認する
各自の業務内容を常にリストアップ化し、その進捗状況を
確認できる業務アプリケーションを導入し、進捗を可視化する。
などを実施しています。
情報システム機器の購入
各自が、自宅にインターネットを使用できる環境がある
ことがベースになります。その確認の上で、
基本的には会社支給のノートパソコンを使用します。
そのパソコンで会社に備え付けてあるパソコンに
リモート接続しこれを遠隔操作しながら作業します。
これによって、一定の情報漏洩リスクを担保できます。
そして、
徹底的なクラウドシステムの活用です。
まずは、ファイルサーバーですが、これは半年以上前から
多くの専門家の方にも意見を聞きながら、
GoogleドライブやDropbox、オフィス365などを比較検討
してきました。結果的には
オフィス365(シェアポイントやOneDrive)を中心に実行
に据えることにしました。ただし、
これらのサービスは、それぞれに優れた機能があり、
その特徴を生かしてより一層の業務改善を考えると、
どれか一つに絞ることはせずに、
作業の質や量によって、これらを使い分けるように
しました。
また、その他にも、
・契約は電子契約に切り替える
・電話受付については電話代行システムを利用
・名刺管理はクラウドのものを使用
・（当然ながら）会計ソフトもクラウド連携
・社内および顧問先との業務連絡はチャットワーク
・お客様とのWEB会議はZOOM
・社内研修は、各自の履修状況が把握できる
オンデマンド研修
・電話は、各自のスマホから使えるIP電話
・有難うメッセージを贈り合うサンキューカードは、
褒めるアプリ
・スケジュール管理はGoogleカレンダー
・事務所の入退室は、開錠＆記録アプリ
としています。
執務環境を整える
リモートワークの環境では、仕事以外のことが
本人に押し寄せてきます。
自宅では、家事や家族との会話、個人の宅配便の
受け渡しなど、
会社では仕事だけに集中していたことが、自宅の
環境下では様々な新たなる影響が発生します。
そこで、
柔軟な働き方ができるように、フレックスタイム
を導入しています。
フレックスタイムでは、9時半から16時をコアタイム
としています。
特に、コロナウィルスが終息するまでの間は、
執務開始時間を10時半まで後ろ倒しすることを
認めています。
このフレックスタイムは、1日の勤務時間が
短縮される日があるので、1ヵ月の規定の勤務時間に
達するように（または、働き方改革で規定されている
時間内に収まるように）、適宜フレックス面談を行い
ながらその管理を会社側としてサポートするように
しています。
また、リモートワーク環境での内面的な大きな課題は、
仕事に対する在り方をどうやって創作するかです。
各自が、与えられた仕事をただ言われた通りに
そのままこなしているだけでは、社会やお客様が
本当に望んでいるものを提供することはできないし、
本人の成長や真の満足や幸福感は生まれません。
会社としてあるべき姿を決定し、そこに
全員が共感し、どう行動していくかを決めるワークは
非常に重要です。そこで、
リモートワークであっても、毎日ZOOMで
朝礼と夕礼を実施し、
その時間は、全員が顔を合わせるようにすることにしました。
そして、
毎週月曜の朝礼では、私たちの仕事の意義を明確
にできるよう、弊社独自のカルチャーブックを用い、
仕事の在り方を毎週創作していくようにしています。
また、既存の思考の枠から越えたアイディアと想像力を
生み出せるように、
Googleが実施しているＯＫＲの手法を模倣した、
コミットシステムを毎週実施するようにしました。
全社/チーム/各個人が、四半期ごとに定めたコミットに
向かって、週次でやるべきタスクを決め、どう実行していくか
を創作するようにしています。
コミットは、各チームや個人が過去の経験から限界
づけてしまった枠からではなく、
創り出したい未来からの逆算で欲しいと思う
ストレッチゴールを定めてもらっています。
仕事において最も大切な事は、新しいコトを創造していくこと
だと考えています。
いつもの自分の習慣やクセ、論理の枠内で行動していくことは
これはこれで尊くて素晴らしいことではありますが、
本質的な社会発展にも貢献できないし、自身の成長には
寄与しません。
どこで働くか、いつ働くか、、、は、手段の選択で
あって目的ではありません。かといって、目的が
教科書や教典に載っているわけでもないし、
世界中のどこを探してもそんなものは転がっていません。
常に目的は自ら創造し続ける必要があって、
それを、自分たちの中に存在させ続けていくことが必要です。
よって、
これから、どんなテクノロジーが進化しても、社会がどう変化
しようとも、
人と人が顔を合わせ、感情を交わらせ、そして共創していく
ことには変わりはないと思っています。
このリモートワークを通じて、改めて
「働くとは何か？」をみんなで考えていきたいと思っています。
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経営に会計を生かすのがミッション！
フランチャイズ全国大会からの税務相談！
渋谷区 恵比寿 の 税理士 上田智雄です。
先月、とあるフランチャイズの全国大会に
参加させていただきました！
十数年前まで、
２０～３０名しかいなかった組織でしたが、
今では、
向こうの壁が見えないくらいの会場が、
フランチャイズオーナーで埋め尽くされるほどの
成長ぶりです！
時流に乗っているビジネスは、
勢いがありますね！
このフランチャイズチェーンの提携パートナーとして、
挨拶を少々
その後、様々な地域のフランチャイズオーナーから
税務相談をいただきました。
広島、京都、大阪、山梨、長野、岡山、、
テクノロジーの発達が著しい昨今。
遠隔地でも関与することができる時代が到来したなと
実感しています。
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新型コロナウィルスにはオゾンが効く！？
渋谷区 恵比寿 の 税理士 上田智雄です。
新型コロナウィルスの感染拡大が、
経済にかなりの影響を与えている、、、と
実感する今日この頃。
弊社では、２年前から
オゾン発生器を設置しています。
オゾン除菌消臭空気清浄器
「ＣＵＯ FUTURE」
通称キュオちゃん
執務ルームと会議室にそれぞれ１台ずつ
設置しています。
オゾン発生器 CUOFUTURE クオフューチャー 日本製 最大30畳対応のオゾン脱臭機タイプの空気清浄機
オゾン発生器は、アルコールや次亜塩素酸よりも
新型コロナウィルスの除染効果は高いようです。
キュオちゃんに効果があるかどうかは
わかりませんが、
今のところ、新型コロナウィルスの感染者が出ていない
状態ではあります。
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キャッシュレス社会に生活スタイルを寄せる！
渋谷区 恵比寿 の 税理士 上田智雄です。
先日の厚生労働省の発表によると、
日本の６５歳以上の高齢者割合は２８．４％と
なりました。
世界の歴史上でも人類が経験したことのない
超高齢化社会に突入しています。
ここで私たちができることの一つに、
デジタルに生活を寄せていくことが考えられます。
デジタルは、人が介さずとも仕事をしてくれます。
よって、これまでとは比にならないほどの
生産性を実現できる可能性があります。
そのデジタル化の一つに、
キャッシュレス
があります。
お財布を持たずに、キャッシュレス決済で
お買い物をする。
これが浸透していくことで
社会コストは大きく削減されるはずです。
紙幣・貨幣製造、現金移送、銀行窓口、
レジ現金精算、ＡＴＭの維持管理、
キャッシャー、経理処理、、、
現金社会の維持に毎年1.6兆円かかっているの
だとか、、、
ところが、この超高齢化社会では矛盾が生じます。
高齢者はデジタルが苦手
という点です。
だから、超高齢化社会における人口比率の
最も多いゾーンが、
キャッシュレスを受け容れられない
という矛盾です。
デジタルは常に変化していきます。
その、変化についていくことは高齢者にとっては
苦手意識がつきまとうものです。でも、
高齢者がデジタル化の一つである
キャッシュレス化に対応できる社会があるとしたら、
社会コストの構成が変化し、
また、新しい未来の可能性が創造できると思います。
そんなことで、今回、
「高齢者のキャッシュレス移行について考えてみる」
という記事を書いてみました。
私もこの記事を７０歳代の両親に見せたところ、
早速、
「キャッシュレスでの買い物をするようにしてみるよ」
という反応がありました。
高齢者も社会を育む一員です。
その貢献が社会に与える影響は小さいかもしれない
けど、その小さな実行が社会を豊かにできるのだと思います。
現役世代、引退世代とその立場を問わず、
ともに自分が源として、
新しい社会を創っていきたいものです。
記事はこちらで読めます
奉行EXPRESS ONLINE 高齢者のキャッシュレスについて
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開業１２年目スタート！！
渋谷区 恵比寿 の 税理士 上田智雄です。
事務所を開業して１２年目がスタートしました！！
あっという間ですね。
開業時と比べると、
本当に色々なものが整ってきたなと思います。
掃除機はダイソンになったし、
シュレッダーは冷蔵庫みたいな大きさになったし、
高性能加湿器は一瞬にして湿度が５０％になるし、、、
って、そういう話じゃなくって (笑)
そして、目に見えないものが大きく変わったなと
思います。
全社的な経験や信頼関係が、
蓄積してきたなという実感がかなりあります。
前には出来なかったことが、
簡単にできるようになっている、
いつまでも悩んでいたことが、
あっという間に解決する。
だから、もっと大きいことを
扱えるようになってきた。
その分、
出てくる問題は、
かなり重たくて、
衝撃的なことばかり、、、(笑)
きっと、そうやって成長していくのでしょうね。
みんなが、
誕生日祝いを兼ねて
ケーキを用意してくれました！！
ありがとう！！
私は、ここまで手にした、
この経験と信頼関係を
次世代に引き継いでいってもらうのも、
これからの使命の一つだなと思っています。
私もケーキみたいに
いつも甘くしっぱなしじゃいけないね。
たまには、塩コショウするようにします(笑)
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