リモートワーク導入の試行錯誤！！
渋谷区 恵比寿 の 税理士 上田智雄です。
緊急事態宣言を受けて、弊社でも在宅でのリモートワーク
をスタートしています。
そもそも、私たちは、ベンチマークしている米国で成長
している会計事務所もリモートワークを実施しており、
この導入模索を続けていました。
実際、10年以上前から一部の従業員はリモートワーク
でした。ただし、
リモートワークにおけるセキュリティーや労働環境について、
いくつか課題があり、
全社員への適用は一歩踏み出せず躊躇していました。
ところが、
ちょうど、この新型コロナウィルス感染症による
非常事態宣言による通勤自粛という追い風があり、
このタイミングで進めることができたというのがあります。
リモートワークについては、3つの大きなポイントがあります。
業務状況を管理する仕組み
目の前で働いていれば、その労働状況を周囲が確認
することができるため、仕事をしている/していないと
いうのが確認することができます。しかし、
リモートワークの環境では、その労働状況を
確認することができません。そこで、弊社では、
タイムカードをクラウド化させてGPSでの出勤退勤管理を行う
パソコンの稼働状況を確認するソフトウェアを導入し、
申告通りに仕事をしているか確認する
各自の業務内容を常にリストアップ化し、その進捗状況を
確認できる業務アプリケーションを導入し、進捗を可視化する。
などを実施しています。
情報システム機器の購入
各自が、自宅にインターネットを使用できる環境がある
ことがベースになります。その確認の上で、
基本的には会社支給のノートパソコンを使用します。
そのパソコンで会社に備え付けてあるパソコンに
リモート接続しこれを遠隔操作しながら作業します。
これによって、一定の情報漏洩リスクを担保できます。
そして、
徹底的なクラウドシステムの活用です。
まずは、ファイルサーバーですが、これは半年以上前から
多くの専門家の方にも意見を聞きながら、
GoogleドライブやDropbox、オフィス365などを比較検討
してきました。結果的には
オフィス365(シェアポイントやOneDrive)を中心に実行
に据えることにしました。ただし、
これらのサービスは、それぞれに優れた機能があり、
その特徴を生かしてより一層の業務改善を考えると、
どれか一つに絞ることはせずに、
作業の質や量によって、これらを使い分けるように
しました。
また、その他にも、
・契約は電子契約に切り替える
・電話受付については電話代行システムを利用
・名刺管理はクラウドのものを使用
・（当然ながら）会計ソフトもクラウド連携
・社内および顧問先との業務連絡はチャットワーク
・お客様とのWEB会議はZOOM
・社内研修は、各自の履修状況が把握できる
オンデマンド研修
・電話は、各自のスマホから使えるIP電話
・有難うメッセージを贈り合うサンキューカードは、
褒めるアプリ
・スケジュール管理はGoogleカレンダー
・事務所の入退室は、開錠＆記録アプリ
としています。
執務環境を整える
リモートワークの環境では、仕事以外のことが
本人に押し寄せてきます。
自宅では、家事や家族との会話、個人の宅配便の
受け渡しなど、
会社では仕事だけに集中していたことが、自宅の
環境下では様々な新たなる影響が発生します。
そこで、
柔軟な働き方ができるように、フレックスタイム
を導入しています。
フレックスタイムでは、9時半から16時をコアタイム
としています。
特に、コロナウィルスが終息するまでの間は、
執務開始時間を10時半まで後ろ倒しすることを
認めています。
このフレックスタイムは、1日の勤務時間が
短縮される日があるので、1ヵ月の規定の勤務時間に
達するように（または、働き方改革で規定されている
時間内に収まるように）、適宜フレックス面談を行い
ながらその管理を会社側としてサポートするように
しています。
また、リモートワーク環境での内面的な大きな課題は、
仕事に対する在り方をどうやって創作するかです。
各自が、与えられた仕事をただ言われた通りに
そのままこなしているだけでは、社会やお客様が
本当に望んでいるものを提供することはできないし、
本人の成長や真の満足や幸福感は生まれません。
会社としてあるべき姿を決定し、そこに
全員が共感し、どう行動していくかを決めるワークは
非常に重要です。そこで、
リモートワークであっても、毎日ZOOMで
朝礼と夕礼を実施し、
その時間は、全員が顔を合わせるようにすることにしました。
そして、
毎週月曜の朝礼では、私たちの仕事の意義を明確
にできるよう、弊社独自のカルチャーブックを用い、
仕事の在り方を毎週創作していくようにしています。
また、既存の思考の枠から越えたアイディアと想像力を
生み出せるように、
Googleが実施しているＯＫＲの手法を模倣した、
コミットシステムを毎週実施するようにしました。
全社/チーム/各個人が、四半期ごとに定めたコミットに
向かって、週次でやるべきタスクを決め、どう実行していくか
を創作するようにしています。
コミットは、各チームや個人が過去の経験から限界
づけてしまった枠からではなく、
創り出したい未来からの逆算で欲しいと思う
ストレッチゴールを定めてもらっています。
仕事において最も大切な事は、新しいコトを創造していくこと
だと考えています。
いつもの自分の習慣やクセ、論理の枠内で行動していくことは
これはこれで尊くて素晴らしいことではありますが、
本質的な社会発展にも貢献できないし、自身の成長には
寄与しません。
どこで働くか、いつ働くか、、、は、手段の選択で
あって目的ではありません。かといって、目的が
教科書や教典に載っているわけでもないし、
世界中のどこを探してもそんなものは転がっていません。
常に目的は自ら創造し続ける必要があって、
それを、自分たちの中に存在させ続けていくことが必要です。
よって、
これから、どんなテクノロジーが進化しても、社会がどう変化
しようとも、
人と人が顔を合わせ、感情を交わらせ、そして共創していく
ことには変わりはないと思っています。
このリモートワークを通じて、改めて
「働くとは何か？」をみんなで考えていきたいと思っています。
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