グランドルール設定してますか？
こんにちは！株式会社NEXT５コンサルティングの雑賀です。
今回は会議のグランドルールについて。
会社の業績は会議で決まると言っても過言ではありません。
これまで多くの企業の会議に参加しましたが、
ルールのない会議は生産的でなく、
業績が上がることはありません。
ルール設定がない会議の特徴として・・
・社長が一人で話している時間が長い
・議題がなく、何かが決まることもない
・時間通りに終わらない
・発言者が偏っている
・予算や計画など元となる数値がない
などなど
会議の重要性を認識している会社は会議に
グランドルールを設定し、
ルールの下で成果を出しています。
私がクライアントの会議に参加する時は、
ファシリテーターとしてグランドルールに
沿った会議の進行を行いますが、
特に重要視している５つのルールがあります。
ここでは１つだけ紹介していきます。
会議の最大の目的は経営課題の解決です。
私はそのように位置付けをしています。
経営課題の解決には正しい情報とその量が必要になります。
情報量を増やすのに必要となるのが
「心理的安全性」と「キャリア安全性」です。
では、どのようにして情報を集めるのでしょうか。
会議は多くて６名ほどで行うことが理想ですが、
発言の量を増やすには、発言していい心理的環境を築くことから始まります。
つまり、
発言を遮られたり、否定されたりせず、
受け止められ、傾聴され、発言を待ってもらえる環境を作る事です。
質問され、考える時間が長いと
上司がイライラしてせかされたりする
事がありますが、この考えている時間を
「生産的沈黙」と捉え、発言を待つ時間をとても重視しています。
「自分はこの会議で建設的な意見を発言してもいいんだ」
「自分の意見を否定されずに聞いてくれる」
「考えがまとまるまでしっかり待ってくれる」
など
会議に参加するメンバーが、そう思える環境を築くことです。
その為に必要な最初のルールは・・
「褒める」
です。拍子抜けするかもしれませんが、
グランドルールの多くはシンプルです。
褒めること（拍手や傾聴、うなずき）は
グランドルールで最初に設定する項目です。
そして、
心理的安全性が担保され、発言が活発になると、
情報量が増え
情報量が増えると
情報の質が上がる
会議は経営課題の解決の為だと前述しました。
情報の量と質が課題解決には不可欠となります。
会社は社員全員で大きくし、
成果の果実を分配する
社会的な組織です。
グランドルールを設定し、経営課題解決の為の
情報の量と質を向上させる。
まずは、「褒める」というシンプルな
ルールから始め、心理的安全性を担保し、
少しずつ、ルールの質を上げてみてはいかがでしょうか。
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