タイムマネジメント方法には、高、中、低に三つのレベルがあります。低レベルは、簡単なメモ用紙などを使って自分の仕事を管理するというものです。中レベルは、手帳などを使って年間スケジュールと毎日のスケジュールを確認しながら仕事の進捗管理を行うというものです。高レベルは、問題や課題を抽出し、その対策を図る順番をウェイト付けして処理していくというものです。
バケツ理論
高レベルのタイムマネジメントのやり方をバケツ理論を使ってわかりやすく説明して見ます。
一つのバケツの容量を一定時間内に一人の人が処理できる最大の仕事量と仮定します。
「砂利」は重要で緊急な仕事、「石」は重要だが緊急ではない仕事、「砂」は緊急だが重要ではない仕事、「水は」緊急でも重要でもない仕事をそれぞれ表すものだと思ってください。
普段みなさんは、この4つのタイプでどのタイプを優先管理していますでしょうか。勿論、砂利タイプの仕事だと思います。それでは石タイプの仕事はどうでしょうか。それなりに重要なことはわかりますが、着手する時間が取れないと言い訳をする人がいます。
それではみなさんが優先管理している「砂利」バケツの中に入れ、次いで、「石」を入れてみましたがすべては入りきれません。
それなら順番を変えてみてはいかがでしょうか。バケツに「石」を入れてから「砂利」入れます。バケツを持ち上げ左右に揺らすとすべてがバケツの中に納まりました。その後、「砂」と「水」を入れても隙間に落ちていきます。
この実験からわかるように問題を整理し、優先順位をつけてから処理すれば自分のキャパシティに合う効率的な仕事ができることです。
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緊急 |
緊急ではない |
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重要 |
砂利タイプの仕事 危機的案件 差し迫った問題 期限が設定された重要な計画 |
石タイプの仕事 新規開拓 企画立案 業務改善 事業提携 |
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重要ではない |
砂タイプの仕事 突然の来客の応対 手紙、書類、電話の処理 会議の出席 必要だが重要でない会議や行事への参加 |
水タイプの仕事 やってもやらなくてもいい雑務 必然性のない接待 取るに足らない行事への参加 |
砂利タイプの仕事をする人は、プレッシャーの中で危機管理の収拾に追われて心身とも疲れ果てることになります。
砂タイプの仕事をする人は、自制心がない、目先の利益にとらわれやすい、言葉巧み、人間関係が上辺だけといった特徴があります。
水タイプの仕事をする人は、責任感がなく、私生活のコントロールも困難といった傾向が見られます。
それでは石タイプの仕事を重視するあまり、砂利タイプの仕事を疎かにする恐れはないでしょうか。その場合は石タイプ仕事をするべき人は、砂利タイプの仕事をしかるべき人に権限委譲して任せればいいんです。
石タイプの仕事を重視する人が効率のいい仕事をする人です。このタイプの人は情勢をよく観察し、時期を逃さず実行します。問題の核心を突き、物事の優先順位を瞬時に見極め、ミスを未然に防ぐことができます。緊急事態に遭うこともありますが、手際よく処理していきます。長期的な視点でビジネスを描き、自制心が強い。しかも私生活も規則正しい。偉大な事業を成し遂げられるタイプです。
【出所：水煮三国志】
すべての人には平等に毎日24時間という時間が与えられています。しかし、時間の価値は一人ひとり違うものであります。つまり、成功と失敗の分かれ目は、毎日の24時間をいかに利用しているかにかかっているということです。
時間の価値を考える上でのキーワードは「効率」であります。ビジネスでの効率はコストパフォーマンスとして表されます。利益追求という面で経済学的には正しい解釈です。しかし、タイムマネジメントを正しく理解すればわかることですが、仕事の効率を追及することで、利益だけではなく家族との時間を獲得するもできます。
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