話と違う！

昨日の続きです。

会社の業務の流れは把握しました。

把握したといっても、それは主に担当者からヒアリングしただけであり

本当にそのとおりであるかを確認する必要があります。

この仕事をしていて思うのは、

人って、本当に思いこみが強いんだなってことです。

いつもやっている仕事で、こうだと思っていたことが

実際は違ったりするんです。

例えば、請求書を発行する時に金額が正しいかのチェックを

誰かがやっているはずなのに、実は誰もやっていなかった！

ということが、よくあります。

この場合は、絶対にチェックをする必要があります。

金額がもし違っていたら、会社の信用問題です。

今までよく問題がなく済んでいたな・・

と皆で胸をなでおろすことが何度かありました。

初めのころは、なぜいつもやっていることなのに知らないんだ！

信じられない！と思いましたが、

そういうことは、よくあります。

なので、話を聞くだけではなく、実際に確認してみることが大事です。

何を今さらわかりきったことを確認するんだ！と思う人もいますが

この目で確認することが大事です。

監査やコンサルティングは、そういった日常業務の確認の機会を

もたらせてくれます。

現状をもう一回見直すこと。

これが、改善の第一歩だと思います

そして、なぜこの確認を行うのか、なぜこの書類が必要なのかを

現場のみんなで共有することが大事なのではないでしょうか。

業務のムダ

こんばんは。もう9月なのに今日も暑かったですね。

今日は、部品メーカーのクライアントさんにお邪魔しました。

クライアントさんである会社の入口には、

守衛室があり、要件を詳しく言わないと中に入れてくれません。

昔は、監査で来ました！

って言えばどこの会社もすぐに中に入れてくれましたが、

最近は、厳しいです・・・

本来あるべき姿なんでしょうね。

さて、今日の仕事は、会社の業務の流れを把握し、改善することが目的です。

やり方としては、業務の流れをまずフローチャートで書いてみます。

出荷でしたら、まず注文書をもらって、梱包して、出荷して、

請求書を発行するといったことを、図に書いてみます。

普段使っている書類やシステムを全部書き出します。

普段やっていることを、そのまま書けばいいだけです。

そうすると、業務の流れが明らかになります。

全体像が見えてきます。

全体が見えると、今やっている仕事が何のために必要なのかが

よく分かります。

無意識にやっていた仕事の重要性を再認識できます。

また、逆に問題点が浮き彫りになることがあります。

重要な書類なのに全くチェックがなかったり、

意味のない書類を時間をかけて作成していたり。

なぜこの書類がいるんですか？

僕は、よくこの質問をします。

本当に重要な書類なら、担当者は必要な理由を

スラスラと教えてくれます。

この場合は、たいてい大丈夫です。

極端なことを言えば、話の内容を聞かなくても

質問の答え方だけでわかります。

今日もいつものように

なぜこの書類がいるんですか？

と、質問してみました。

すると担当者は、

さあ、前からやっているので・・・

この答え、多いです。

担当者は、重要性や必要性に関心がないことが多いです。

与えられた仕事をこなすことに必至で、

仕事の意味まで考えていません。

本当は、無駄だと思っていても自分からは言い出せません。

そういう場合に限って、無駄な仕事をしているから、

本当に重要な仕事まで手が回りません。

このままでは、いつか問題が起きます。

問題が起きてからでは遅いです。

結局、今は取引内容が変わってしまって

必要のない書類でしたので、今後は、作成しないことになりました。

担当者は、その書類を作る負担がなくなって、

晴れ晴れとした顔をしていました。

業務の流れをフローチャートで書くなんて、正直めんどくさいです。

誰が得するのか？と思うでしょう。

でも、一度見直してみることは必要です。

簡単な業務でも、図にしてみると、意外な発見があります。

いろんな会社に行きましたが、今の業務の流れのままでいいと

思っている経営者はゼロでした。

程度の差こそあれ、必ず改善点はあります。

環境も変わります。

環境が変われば、業務の流れも変えていかなければいけません。

会計士から見たマーケティング

いよいよマーケティングについて書いてみたいと思います。

その前に、僕は会計士なので、本業は会計監査です。

会計監査って何？税務申告とどう違うの？

という質問をよくされます。

会計監査とは、簡単にいえば、会社の財務数値が、

適切に開示されているかを見て、

それにお墨付きを出す業務です。

株を買う人が、会社の業績をチェックする時に、

参考にする数字がそもそも嘘の数字だったら困りますよね？

正しい数字です！って断言するのが会計士です。

で、僕たちはどうやって、会社の数字が正しいと判断するのでしょうか？

本当は、全ての取引を全てチェックしたいんです。

でも、上場企業ともなると膨大な取引があり、

それを全てチェックするわけにはいきません。

全てをチェックできないため、代わりに、取り引きが

会計数値として反映される仕組みが適切かどうかをチェックします。

この仕組みのことを、内部統制といいます。

仕組み（＝内部統制）がよければ、正しい数字が出てくるだろうという

仮定を置くんです。

もちろん例外もあるので、全てがこの方法ということではないです。

危なそうなところは、全ての取引をチェックしたりします。

会計監査は、仕組み（＝内部統制）が適切かどうかを

チェックすることに多くの時間を割きます。

仕組み（＝内部統制）をチェックするには、

クライアントの商品は何か？

強みは？弱みは？ライバルは？等、

まずはクライアントの会社を理解することから始まります。

僕が仕事をやっていて、一番楽しい時間が、ここです！

初めて行くクライアントを理解するため、

クライアントからヒアリングしたり、

現場を視察したり、実際に商品を買ってみたり。

そうするといろんな発見があるんです。

普段、消費者として生活している時には気付かないけど、

実はすごい工夫がされていたり。

クライアントも消費者としてだったら、教える必要がないことも

会計士には、教える義務がありますから、教えてくれます。

もちろん会計監査が第一ですが、

いろんな情報を得られるのは、とても楽しいです。

なかでも、僕が一番興味を持つのが、

企業がいかにして、物やサービスを売るか！です。

物やサービスが売れなければ、企業は終わりです。

全てはここからです。

企業は、本当に努力しています。

綿密にリサーチを行っています。

逆に努力していない企業もあります。

たいてい売れていない、うまくいってませんね。

もし、会計士としてでなく、社員として、その会社に就職した場合は、

もっと深い情報が得られるでしょう。

でも、そんなに何社も転職はできませんね。

でも会計士は、一人で何社も受け持ちますので、

1年で10社行ったとしても、10年なら100社の内情が見れます。

とてもありがたいことです。

会計士には、守秘義務がありますので、なかなか具体的な話はできませんが、

エッセンスは書けると思います。

今後、少しずつ書いていきたいと思います。