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『付加価値』 第137号 2019年7月25日
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僕の仕事は月末月初、特に月初が忙しいんですが、
もう月末に差し掛かろうとしていて、
なんて時が経つのは早いんだと驚愕しております。
僕はいわゆるバックオフィス系、管理部門の部署なので、
毎月のルーチン業務、もっと言えば毎年のルーチン業務が結構あるため、
そろそろ業務カレンダーを作らないとなと思いました。
・・・えぇ、まだ作ってないんです。
っていうか、今までそういうのが存在していなかったみたい。
フローとかも特になくて、
発生ベースで業務をやっていたと思われます。
まぁ明らかにマンパワーが足りてなかったもんな～。
はい、ここ結構重要だと思うんですよ。
ちょうど昨日、仕事の組み立てとかの話をしましたけど、
仕事の段取りを一番事前に立てやすいのが
バックオフィス系の仕事だと思います。
逆に一番立てにくいのが経営者の仕事ね。
完全に自戒を込めて書きますが、
段取り立てやすい業務なんだから、
どれだけ今が忙しかったとしても
事前に段取りをとっとと立ててしまって、
それに沿って業務をした方が遥かに効率的です。
そんなことはわかっちゃいるけど、
やめられない止まらないのが人間なんですけどね。
業務マニュアルとかもそうです。
最初に作っておけば、誰かに代わりにやってもらう時も
いちいち口頭で説明しなくて済む。
あらゆる書式のフォーマットを作っておけば、
いざ必要になった時に
報告してもらう内容を考えなくて済みます。
もちろん会社での仕事は日々新しいものが発生しますので、
必ずしも重要度の高いものから取り組めるわけではないのは
承知の上でなんですが、
どうにか一日一定の時間を確保してでも、
将来に向けた業務を行うことが望ましいと思います。
パレートの法則的に言えば、
8割の仕事はくだらないものなのかも知れません。
くだらないって言うと言い過ぎですかね。
日々の些末な業務に忙殺されると言っても過言ではない。
でもそれは仕方のないことだとして、
それを考えると一日の2割ぐらいの時間を
将来のために充てられたら御の字かも知れませんね。
できる限り、仕組みづくりや業務フロー、雛形作成、
マニュアル作成などに充てる。
もうちょっと上位のもので言えば、
会社に関する規程類を作るようなイメージです。
どうやったら進めやすいかは正直人によって違います。
コツコツ創り上げて行くタイプか、
一気にガーーーッと進めるタイプか、
あなたがどちらかは分かりませんが、
いずれにせよ常に頭の片隅に置いておいて欲しいのは、
目の前の仕事をちぎっては投げ、しているだけだと
永遠に今のステージから上に上がれないということです。
仕事が一時的に増えて、それをまた片付けてるだけなんだもん。
片付け方を簡略化することを考えて、
その仕組みを作らないと、ずっとその繰り返しです。
高速な片付け方を考える、
もっと言うと片付けなくても済むようにしたり、
そもそも散らからないような仕組みを考えるってことです。
それって付加価値を与えてるから重宝されます。
単に「片付けがうまい人」止まりだと、
もちろん片付けてくれるだけ重宝されますけど、
「もっと片付けがうまい人」が現れたら
一気にピンチになりますよ。
だから「片付けなくても済む状態にできる人」が
どこに行っても求められる人材なわけです。
確かにこれを生み出すときはちょっとしんどいんですが、
そこを頑張って一度生み出してしまえば
その後ずっと楽になり、
さらに会社に付加価値を与えた人材として
評価されるでしょう。
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ブログ 『Integrity』
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