（vol.0435）
こんにちは！
社長へつなぐ。
「お金」と「コミュニケーション」の
トスアップパートナー、竹田圭佑です。
コミュニケーションの効果を上げるには
時間×質×回数
をいかに上げるかという
ブログを書きました。
コミュニケーションにおいて
特に、「時間がない」の課題を解消するのに
私は、
「順番変えられないか？」…？
「順番変えられないか？」
コミュニケーションは、
生産管理と相性が良い
というのは
コミュニケーションにおける時間を
うみだすのに生産管理の考え方を
取り入れてきたからです。
『順番変えられないか』は、
立派な生産管理の合理化の考え方で
ECRSの法則の一つ
R（Rearrange）＝ 並び替える
です。
実際に私がやった事例ですが、
お客さまの業務と業務の合間に
自分の業務を入れていただきました。
会計事務所の業務で
会計システムの入力値と
請求書類との内容チェック（突合）で
お客さまの請求書の保管状態は、
取引先名のひらがな順、
あ行、か行、さ行、た行、な行…
と、一冊ずつファイルに分け
並べて保管されていました。
お客さまのファイリングの目的は
取引業者さんのあの時のあの金額を
知りたいという時に
調べやすいようにされていました。
私の突合目的は、
チェック該当する月の
請求額があっているか
どうかを確認したいのです。
5月分であれば、
5月のさまざまな取引先の
請求書を確認したい。
そうなると、
お客さまのファイリング状態では
一個一個取引先ファイルから
探し出して5月の分だけ
チェックすることを
繰り返さなければなりません。
時間がかかるっ！
一度、お客さまに確認してみました。
取引先ごとのファイリングから
その月ごと5月なら5月、4月なら4月、
と、ファイリングしなおすことは
可能かどうかと。
そしたら、探しにくいから
それは、できない！
ということでした…
探し出してチェックすることに
１時間がかかることもありましたから…
ほんと、無駄なことやってるな〜…
でも、よくよく考えてみると
請求書を見て支払いされているわけです。
お客さまの業務は
①請求書が各取引先から送られてくる。
②請求書を取引先順に並び替えて、
請求書金額を封筒に貼ってある
『かがみ』に取引先ごとに記入。
③15日に支払う
④その請求書を取引先ごとに
ファイリングする
④のあと、
『私がチェックする』
うん？待てよ、と。
私がチェックした後に
ファイリングしてください。
ちょっとファイリングの
タイミング待っていただけませんか？
と、確認するとオッケーとのことでした。
私の作業時間は毎月ずっと
１時間/月→20分/月（240分/年、削減）
1/3に短縮したのです。
お客さまにとって
新しい作業を発生させずに
（手間をかけずに）
業務の順番を並べ替えたことにより
私の作業効率は改善されました。
他にも業務の進め方を組み合わせることで
1日がかりだった私の作業が
半日に短縮しましたけどね（笑
私の中ではこの事例が
Rearrange＝並び替え
の威力を知るきっかけになりました。
他にも並び替えは
単純にチェックする資料を
あらかじめ順番に並び替えてから
コピーする、チェックする
ことで、あっちゃこっちゃせずに済む
など、
ほんと、物事の順番ってとても大切ですね。
それからは、
合理化の味をしめて（笑
業務をプロセスに分解して考え、
そのプロセスの順番を替えると
楽になったりするのかな
と、考えるようになりました。
楽できる分
違うところに力注げますね(^^)
今日はここまでです(^^)