最近は主にワクチン接種のことを取り上げていましたが、本日は久しぶりに一般質問のご報告を。
以前にご紹介した郵送事務の見直しに関する第2弾です。
前回お伝えした「返信を伴う事務の郵送料負担」に続いて、「封筒の製作・発注」に関する指摘・提言を行いました！
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様々な業務に用いられる封筒。
役所でも会社でも、既製品ではなく名称・連絡先等を印字したものがよく使われていると思います。
もちろん西宮でも「市の封筒」が存在するわけで、封筒が活用されている場面は多岐にわたります。
こういう封筒って、民間企業の感覚では、基本的にはどの部署も同じ色やサイズで、同じ会社に発注しますよね。
その方が発注のロットが大きくなって、単価が下がる。
もちろんイレギュラーなケースや個別対応が必要な場合はあるけれど、できるだけ規格を統一しよう・発注を集約しようというのは当然の考え方だと思います。
それが今回、市の郵送事務に関して調査を進めていたところ…やけに封筒の種類が多いんですよね。
そこで改めて確認してみると、なんと発注の種別は200件以上、発注先は24社にものぼることが判明しました。
これはいくら何でも多すぎるんじゃ？？
製作枚数は年間356万枚以上、発注総額は年間3,400万円以上。
ここにメスを入れれば、かなりのコスト削減効果が見込めるのではと考えました。
種別が増えている大きな要因は、それぞれの課が個別に封筒を発注しているからなんです。
でも、冒頭の写真に示した通り、多くの課が用いているのは同じような茶封筒。
これに課名を印字したりスタンプしたりするだけなら、課ごとに発注する必然性はありません。
業務によっては課名の表記すら不要かもしれませんし、茶封筒以外を使っている業務では「そもそも別の封筒じゃなきゃダメなのか？」と改めて検証すべきです。
とにかく、できるだけ多くの種類の封筒を統一規格にして、発注を集約することがポイントだと考えています。
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私がここにこだわるのは、単に「まとめて発注した方がお得！」というだけではなくて、入札による価格競争に期待できるから。
2019年度の発注総数293件について契約形態に着目すると、随意契約が106件、見積り合わせが135件、入札が52件でした。
以前にも取り上げた通り、特定の事業者と契約を締結する随意契約は、競争原理が働かないため、どうしても金額が高止まりしがちです。
一方で、入札や提案型のプロポーザルは、事業者・市役所の担当者にとって事務負担がかなり大きいのも実情です。
そのため、数万円の発注でも全て入札しろ！というのは現実的ではありません。
だからこそ、発注を集約して一定の規模感を確保することが近道だと思うんですよね。
これらをふまえて、3月定例会では「封筒の発注方法や様式を全庁的に見直し、製作費用の削減に取り組むべきと考えるが、どうか？」と市当局へ質問。
市からは「多く使われている長３・角２サイズの封筒について、契約管理課による取りまとめ発注を施行実施する」という答弁を得ました。
よっしゃ、政策実現！
その後、取り扱いの継続や他の共通様式化できる封筒への拡大も検討するとのことなので、今後の展開に期待しています。
小さなことからコツコツと。
取り組むべき課題が山積しているからこそ、こうした取り組みにも力を入れてまいります。
それでは今日はこのへんで！！