習慣化コンサルタントの古川です。
生産性が低い会議は、
ダラダラと議論がスタートして時間が過ぎ、
何も決まらず終了します。
参加者は議論がどこに向かっているのか
わからず迷走します。
生産性が高い会議は目的が明確で、
何を議論するのか、進行の段取りが
明示されています。
一番重要なのが会議のゴールイメージです。
「どういう状態になれば
会議は成功なのか？」
という明確なゴールを参加者と共有できれば
同じ方向を向いて会議をスタートして
効率的に進めることができます。
会議のゴールイメージをつくるために、
次の２つの基準で設定してみてください。
１ 問題解決のフェーズをゴールの基準にする
単純な問題なら１回の会議で終了しますが、
複雑な問題だと複数回開催する必要があります。
なぜなら、問題解決には、
現状確認、原因分析、解決策、実行など
段階があり、１回で扱える範囲が
限られてくるからです。
そこで、今回の会議では
「どの段階までを議論するのか」
を区切るとゴールが明確になります。
たとえば残業を減らすことがテーマならば、
「今日の１時間の会議では残業が発生する
原因を分析し、次回に解決策を議論します」
と段階を明示します。
２ 数をゴールの基準にする
数値化するとゴールが明確になります。
たとえば、
「今日の会議では、残業削減のアイ
デアを１００個出したいと思います」
と基準としての数字を提示すると、
たくさんのアイデア発想を求められることが
参加者に伝わります。
あなたが次回開催する会議の
ゴールイメージは何ですか？
それは段階で区切りますか、
それとも数を基準に盛り込みますか？
ぜひ、今日から試してみてください。
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