習慣化コンサルタントの古川です。
メール返信、申請書作成、会議の開催準備…
このようなルーティン業務は、
誰にもたくさんあると思います。
生産性が低い人は、すでに経験した
業務を再度行うときでもゼロから考えて、
エネルギーを消耗しています。
生産性が高い人は、
ルーティン業務にはなるべくエネルギーを
注がずにすませる工夫をしています。
脳にとって最もエネルギーを要するのが、
ゼロから物事を考えるときです。
ルーティン業務で過度にエネルギーを
消耗すると、本来集中すべき仕事に使える
パワーが少なくなります。
ルーティン業務の省エネ対策として、
テンプレート化とチェックリスト化を
提案します。
会議の開催通知のメールを例に
考えてみましょう。
対策１．テンプレート（雛形）
過去に受信した開催通知メールの中で
ベストなものを１つ決めて、
開催通知メールの雛形をつくっておきます。
定例会議ならば、
ゼロから作成する必要はなく、
９割は同じ文面ですみます。
日付や会議室、参加者、議題など
主要項目を打ち変えれば送信が可能です。
対策２．チェックリスト（確認項目）
会議開催までの流れをチェックリストにすると、
□メンバーの洗い出し
□会議室を予約する
□開催通知メールを作成・送付する
□出欠確認メールを送る
□リマインドメールを送る
あとは、これに沿って淡々と１つずつ
こなしていくことで省エネで処理できます。
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